インターネットが幅広く普及した現代、社内報においてもその姿を変えつつあります。多くの企業では、社内報をWebで導入・運用するケースが増えており、実際に「自社もWeb社内報を取り入れたい！」と考えている方も少なくないでしょう。そこで、今回はWeb社内報の基礎知識と特性、運用のコツをご紹介しますので、興味のある方はぜひ最後まで読んでみてください。

 

Web社内報とは！？

Web社内報とは、Webサイトを活用して社内広告を行うことです。従来においては、冊子などの媒体を利用するのが一般的でした。しかし、現在では社内イントラネットの普及に伴い、Webで社内報を運用する企業が増えています。

Web社内報は、社員だけがアクセスできるホームページのようなサイトを制作します。ブログのように社内報を投稿し、社員がそれにアクセスして読むという形が一般的です。企業によっては、社内Wikiとまとめて運用しているケースもあります。Webサイトで管理するため、柔軟性に優れており、企業の都合に合わせて構築することが可能です。

Web社内報の特性について

冊子などの媒体を使用するよりもインターネットを活用して社内報を導入したほうがさまざまなメリットを得ることができます。そのため、Web社内報を運用している企業が多いのです。実際に、どのような特性があるのか詳しく解説していきます。

 

リアルタイム配信が可能

リアルタイム配信ができます。冊子で運用する場合は、企画・制作後、印刷をして社員の手元に渡るという流れが一般的です。一方、Webでは記事を投稿するだけで、すぐに閲覧することができます。制作後、社員に情報配信するまでのスピードが速く、場合によってはリアルタイム配信も可能なため、スピード感のある情報配信をすることができるでしょう。

 

動画などさまざまなコンテンツを組み込める

さまざまなコンテンツを組み込むことができるという特性を持ちます。HTML形式で記事を作成するので、下記のようなコンテンツの取り扱いが可能です。

 

・画像
・動画
・オーディオファイル
・文字の装飾

 

これにより、“冊子ではできないことがWeb社内報ならできる”ようになります。例えば、社員インタビュー記事を作成する際、実際にインタビューしている様子を動画で撮影して、記事に組み込むことが可能です。また、結婚・出産報告記事の場合、披露宴や生まれたばかりの赤ちゃんの映像を流すことができます。

扱えるコンテンツが幅広いので、冊子を使用している他社と差別化することが可能。また、動画コンテンツを使うことで、文字よりも様子などを伝えやすいというメリットがあります。

 

社内コミュニケーションが活性化

社内のコミュニケーションが活性化するという点も特性のひとつです。Web社内報は各ページにコメント投稿機能を搭載することができます。これにより、社員は記事の反応や感想などを投稿することが可能。社員間で意見を共有することができるので、コミュニケーションの活性化を期待することができるでしょう。

冊子等で運用する場合、閲覧する側は受動的になります。しかし、Web社内報は個人(社員)が意見を言うことができるので、個人が積極的に参加できる社内報の運用が可能です。

 

検索・閲覧が容易

検索・閲覧しやすい点がメリットです。ブログのように、過去の記事を残しておくことができます。そのため、過去に配信された情報を見返しやすいです。また、検索機能が搭載されています。この機能により、担当者は似たような内容の記事がないかチェックしたり、閲覧者は知りたい情報を検索したりすることができるので、非常に便利です。

 

社外からでも手軽にアクセスすることができる

社外からアクセスすることができます。例えば、ログイン情報があれば、自宅やカフェなどから制作・閲覧が可能です。

テレワークを推進している企業でもWeb社内報は導入・運用しやすいです。インターネット環境が構築されていれば、社員に情報配信ができるので、自宅で仕事をしている社員にも社内報を届けられます。冊子のように、出社しなければ受け取れないということがないので便利です。

 

低コストで情報共有が可能

低コストでの運用が可能です。もし、Web制作を独自で行う場合、下記のような費用だけで運用ができます。

 

・サーバー費用
・ドメイン

 

月額数千円で済ませることができるので、コストがかかりません。また、Web制作を任せる場合でも、導入時の制作費用がかかるだけです。

 

作成や修正が簡単

コンテンツ作成と修正が簡単なのでおすすめです。パソコンからサイトにアクセスしてコンテンツを作ることができます。HTML文章などを記載する必要がなく、Wordに文字を入力するように記事を作り上げることが可能です。

また、修正も簡単に行うことができます。冊子などの媒体を利用している場合、印刷後に修正箇所が見つかるととても大変です。しかし、Web社内報であれば、投稿後も編集が簡単なので、楽に運用していくことができるでしょう。

 

ペーパレス化を促進

ペーパーレス化を促進できる点もメリットです。当たり前ですが、Web社内報の場合、用紙などは一切必要ありません。Webサイト上ですべてを完結させられるので、当然印刷も不要です。冊子のようにかさばることもありませんので、持ち運びも楽になるでしょう。

Web社内報のデメリット

Web社内報はインターネットを活用し、サイトで運用するので、それに伴うデメリットも存在します。

 

スマホやパソコンなどのIT機器が必須

スマホやパソコンなど、IT機器が必須なことです。IT機器がなければ、Webサイトを閲覧することができませんので、Web社内報を運用できません。しかし、現在ではパソコンを所有していない企業は非常に少ないでしょう。また、スマートフォンは携帯電話の主流となっているため、IT機器を使用できない人は少なくなっています。

確かに、企業の中には紙に依存しているところもあるでしょう。この機会に、紙依存から脱却し、IT依存にチェンジするのもいいのではないでしょうか。

 

情報が社外に漏れる危険性

情報漏えいリスクがあります。社員に限定して情報配信されますが、インターネットを介しているので、外部からの侵入のリスクがあるでしょう。ログイン情報が漏れてしまうと閲覧・編集できてしまうので、その点は注意が必要です。

 

働き方によっては運用が難しい

働き方によって運用が難しいケースもあります。例えば、外仕事がメインの業種等です。しかし、スマートフォンから閲覧できるなど工夫をすれば運用も可能でしょう。

Web社内報運用のコツ

Web社内報は冊子等の媒体とは異なり、特有の性質があるので運用方法もほかの媒体とは異なります。ここでは、運用のコツをご紹介しますので、Web社内報を導入される方はぜひ参考にしてください。

 

記事は定期的に更新する

記事は定期的に更新することです。ほかの媒体と同じですが、記事が更新されないと新鮮な情報を提供できないため、閲覧数が下がります。最低でも1ヶ月に1回は更新するようにしてください。

 

メールなどで掲載を通知する

通知機能を活用しましょう。例えば、記事を作成し、全社員にメールを送信すれば、閲覧してもらえる可能性が高くなります。閲覧数が増えれば、企業にとってWeb社内報は欠かせないものになるので、放置されてしまうというような事態に陥りづらいでしょう。

 

コンテンツは面白く飽きさせない内容を！

コンテンツは面白く飽きさせないものにします。内容が面白くないと閲覧数が下がり、効率的に運用されません。Web社内報では、社員が興味のある内容を配信するようにしてください。

まとめ

今回は、Web社内報について詳しく解説していきました。導入することで、コスト削減やコミュニケーションの活性化、リモートワークやペーパーレス化の推進など、さまざまなメリットを得ることができます。インターネットが普及する現代社会において、Web社内報がもっとも時代に合った社内報です。まだ運用を行っていない方や冊子での運用を続けている人は、ぜひWeb社内報の導入を検討してください。