DXの推進やリモートワークの増加を背景に、社内の情報を一つの場所にまとめる社内ポータルサイトの需要が高まっています。しかし社内ポータルサイトを作成したものの、継続した運用ができない、いまいち社員への定着が進まない、と悩む企業が多いのも事実です。

本記事では、社内ポータルサイトの作成方法や費用相場とともに、円滑に社内ポータルサイトの運用を行うためのポイントを解説します。ぜひ本記事を社内ポータルサイトの導入や運用の参考にしてください。

 

社内ポータルサイトの作り方

社内ポータルサイトの作り方は複数あります。ここでは代表的な3つのパターンそれぞれの作成方法を解説します。

 

サーバから内製する場合

社内ポータルサイトの設置場所となるサーバから、サーバにのせるコンテンツまで全てを内製する方法です。

 

サーバの構築には、自社にサーバを設置するオンプレミスとサービス提供事業者が設置しているサーバをレンタルするクラウドの2種類があります。

オンプレミスとクラウドいずれにおいても、利用するためにはサーバの設定が必要です。クラウドサーバは事業者や契約内容によりますが、オンプレミスよりも設定や運用維持における手間を削減できます。オンプレミスでサーバを一から構築・運用することに不安がある場合には、クラウドサーバを利用するのがおすすめです。

 

サーバの準備ができたら、次にサーバにのせるコンテンツを作成します。どのようなコンテンツを作成するかにもよりますが、コンテンツ作成には、HTMLやCSSなどに加え、JavaScriptやPHPなどのプログラミング言語の専門知識も必要になります。後述する2つの方法に比べ、コンテンツ作成の自由度は高いものの専門知識が必要となるため、現場で作成するハードルが高い点には注意しましょう。

 

<h3>CMSツールを利用する場合</h3>

サーバにのせるコンテンツを、CMSツールで作成する方法です。ツールを利用する分、コンテンツを一から内製するよりも手間をかけずに社内ポータルサイトを作成できます。サーバの構築についてはオンプレミスとクラウドから選び、サーバ構築後、サーバにCMSツールをインストールしてコンテンツを作成します。

 

代表的なCMSツールは、WordPressやJoomla!などです。この3つのCMSツールはオープンソースであり無料で利用できますが、CMSツールによっては有料のものもあります。

CMSツールを利用すれば、エディターやプラグインの利用で、ブログを作成する感覚で簡単にコンテンツを作成できるでしょう。しかしCMSツールの更新などにより、CMSツールの操作方法やコンテンツの画面表示が変わってしまうといったトラブルが発生する可能性がある点には注意が必要です。

 

▼WordPressを利用した社内ポータルについては、こちらの記事でも詳しく解説しています。

 

クラウドサービスを利用する場合

サービス提供事業者のクラウドサービスを利用して社内ポータルサイトを作成する方法です。オンプレミスかクラウドサーバいずれかを指定、もしくはサービス提供事業者のサーバを利用して社内ポータルサイトの作成ができ、前述した2つの方法よりも簡単に社内ポータルサイトを作成できます。

 

クラウドサービスには、社内ポータルサイトの作成に必要な機能が一通り揃っており、専門知識がなくても社内ポータルサイトの作成ができます。例えば「KYO-YU」であれば、WordやExcelライクにコンテンツ作成できる簡易作成やコンテンツのアーカイブ検索、アクセス数の可視化・ランキング付、IPアドレス制限などのセキュリティ、自動バックアップなどの機能を標準で利用可能です。

 

CMSツールの利用よりも手間が少なく、トラブルが発生した際にもサービス提供事業者のサポートを受けられる点が大きな魅力といえるでしょう。社内ポータルサイトを作成・運用する際の専門知識に不安がある方にもおすすめの方法です。

 

社内ポータルサイトの作成費用相場

社内ポータルサイトを作成するうえで、コストがどの程度かかるのかも重要なポイントでしょう。社内ポータルサイトの作成費用の相場を、それぞれの方法別に解説します。

 

サーバから内製する場合

社内ポータルサイトをすべて内製する場合、まず社内ポータルの土台となるサーバの構築が必要です。サーバを自社内に保存するオンプレミスは、まずサーバ本体の費用がかかります。

サーバ本体の費用は、小〜中規模向けのエントリーモデルは10万円前後、もう少しハイスペックなモデルの場合は20万円〜30万円程度が相場です。ただし、よりハイスペックなモデルを購入したりサーバを複数台設置したりする場合には、数百万円かかる場合もあります。

 

一方、クラウドサーバを利用する場合は、数千円程度の初期費用と1,000円〜2,000円程度の月額費用が相場です。しかし、サーバの性能が高いプランを利用したりオプションでストレージ容量を増やしたりする場合には、月額1万円程度まで上がる可能性もあります。 オンプレミスかクラウドかを選ぶ際には、長期的な視点で運用コストを考慮するようにしましょう。

 

コンテンツの内製においては、基本的にコンテンツを制作する人員の人件費のみかかります。専門的なIT知識が必要になるため、人材の確保が難しい点と人材確保にかかるコストが高くなりやすい点には注意しましょう。コンテンツを外注する場合には、小規模なもので40万円〜60万円、中規模なもので50万円〜80万円、大規模なもので80万円〜100万円以上が相場です。 コンテンツの内容によって費用は大きく異なるため、外注する場合は複数の業者に見積りをとって進めると良いでしょう。

 

CMSツールを利用する場合

CMSツールを利用する場合、サーバの構築費用は「サーバから内製する場合」と同様です。CMSツールの利用費用は、WordPressやJoomla!などのオープンソースのものであれば基本料金は無料で使えます。ただし、有料のサイトテーマやプラグインを購入する場合には、その分の費用がかかります。

 

WordPressの場合だと、有料テーマは1万円〜2万円程度が相場です。プラグインについては、買い切りタイプと月額課金タイプそれぞれあり、価格にばらつきがあります。 社内ポータルサイトであれば、それほど細かくデザインにこだわったり高機能なプラグインを導入したりせずとも要件を満たせる場合が多いため、数万円程度の費用を見積もっておけば良いでしょう。

 

クラウドサービスを利用する場合

クラウドサービスを利用する場合、前述した2つと異なり、サーバの構築費用やコンテンツの制作費用はかからず、クラウドサービスの利用費用のみがかかります。クラウドサービスの利用費用は、サービスごとのプランや買い切りタイプ、月額課金タイプの違い、オプションの有無によって大きく異なります。後述する「社内ポータルサイトの導入におすすめのサービス」にていくつかのサービスの費用を紹介しますので、そちらを参考にしてください。

 

社内ポータルサイトの導入におすすめのサービス

社内ポータルサイトを導入する際に活用できるおすすめのサービスを紹介します。

 

Xserver

Xserverは、多くの企業で導入実績があるクラウドサーバです。WordPressとの連携がしやすいのが特徴で、WordPressを簡単にインストールできることに加え、他サーバで利用していたWordPressのデータ移行もスムーズに行えます。WordPressの利用に関するお役立ち情報も用意されているため、WordPressを利用した社内ポータルを構築する場合におすすめです。初期費用0円、スタンダードの3ヶ月プランの場合、月額1,320円〜利用できます。長期契約になるほど月額料金が安くなり、利用料金が安くなるキャンペーンも定期的に実施されています。

 

さくらのクラウド

さくらのクラウドはXserver同様に多くの企業で導入されているクラウドサービスです。さくらのクラウドはサーバの性能を細かく設定可能で、自社で必要な機能にあわせて適宜調整ができます。サーバが設置されているリージョンも選択可能で、災害時に備えてリージョンを分けた複数サーバで運用することもできます。利用料金はサーバの性能やリージョンによって異なるため、事前に料金シミュレーションを使って費用を見積もっておくと良いでしょう。

 

WordPress

WordPressは世界中で利用されているオープンソースのCMSツールです。インターネット上に多くのナレッジがある点がWordPressを利用する大きなメリットのひとつだと言えるでしょう。テーマやプラグインが豊富で、簡単にオリジナルの社内ポータルサイトを構築できます。無料プランで利用することも可能ですが、機能の拡張やサポートがついた有料プランも利用可能です。

 

Joomla!

Joomla!はWordPressと同様に、代表的なオープンソースのCMSツールです。WordPressに比べれば導入の手間は多いものの、デザイン性やカスタマイズ性に優れています。WordPressよりもこだわった社内ポータルサイトを構築したいという方におすすめです。Joomla!は公式サイトからパッケージをダウンロードし、無料で利用できます。

 

Googleサイト 

GoogleサイトはGoogleが提供しているウェブサイト作成サービスです。Googleサイトを利用すれば、HTMLやCSSなどの専門知識がなくても、簡単に社内ポータルサイトなどのウェブサイトを作成できます。Googleアカウントさえあれば無料で利用できる点も大きな魅力でしょう。ただしGoogleサイトは、サイト単位でしかアクセス制限ができないため、社内ポータルサイト内で細かくアクセス権設定を行いたい場合には注意が必要です 。

 

▼Googleサイトを利用した社内ポータルについては、こちらの記事でも詳しく解説しています。

 

Microsoft 365 SharePoint

Microsoft 365 SharePointは、Microsoftが提供している情報共有・ファイル共有を目的としたサービスです。SharePointを利用すれば、部署やチーム、プロジェクトごとにチームサイトを作成でき、簡単に社内ポータルサイトの作成ができます。チームサイトごとにドキュメント管理を行えるため、関連資料が探しやすくなる点が魅力です。SharePointはMicrosoft 365 Business Basicなどのビジネスプランに付帯しているため、既に利用可能なプランを契約していれば追加費用なく利用ができます。

 

KYO-YU

KYO-YUは多機能で導入がしやすい社内ポータルサイト構築サービスです。記事の簡易作成機能や予約投稿など記事作成の機能に加え、階層管理や高度検索機能、いいねボタンやアクセスランキングなどのコミュニケーション機能も充実しています。

 

KYO-YUは、柔軟なカスタマイズやコンサルティングなどのサービスが受けられる点も魅力です。GoogleサイトやMicrosoft 365 SharePointはGoogleやMicrosoftが提供しているサービスの一つであり、細かな調整がしにくいというデメリットがあります。KYO-YUであれば、企業ごとに最適化した社内ポータルサイトを作成できるでしょう。

 

KYO-YUはオンプレミスでもクラウドサーバでも導入できるため、既存環境に導入しやすい点も特徴です。費用は896,000円〜の初期構築費用のみがかかる買い切りタイプです。ユーザー数の増加によって費用が増加する月額課金タイプではない点も安心ポイントといえます。

 

社内ポータルサイトの成功事例

実際に社内ポータルサイトを導入した企業が、社内ポータルサイトの導入によってどのような効果を得られたかを紹介します。

 

ファイナンス業A社

A社では、社内ポータルサイトを導入することによって、これまで散財していた社内データの一元管理に成功しています。それぞれのデータがある場所を見つける負担がなくなり、社内ポータルサイトを見れば業務に必要なデータを短時間で参照できます。これにより社内規程や手続きなどの問い合わせ対応が減り、管理部門の大幅な業務効率化に成功しました。社員が情報を参照する場所が統一されることで、社員が疑問を自己解決できる環境が整えられ、社員の負担の削減にもつながっています。

 

ホテル業B社

B社では、社内ポータルサイトを導入し、全社の情報共有基盤を構築しています。社内ポータルサイトに社内の手続きに必要な情報や書類に加え、リンク集やワークフロー、トレーニング用の映像コンテンツ、接客マニュアル・手順などをまとめました。社内ポータルサイトでは、各種ファイル内の文字を含め全文検索が行えるため、社員が必要な情報をすぐに閲覧できます。大容量の映像コンテンツも共有可能になったことで、社内の情報共有の場として円滑な運用を行っています。

 

社内ポータルサイトの活用ポイント

社内ポータルサイトをうまく活用するために意識すべきポイントを解説します。

 

ユーザーのITリテラシーを考慮する

社内ポータルサイトを導入する際、利用するユーザーのITリテラシーを考慮しなければ、利用方法がわからないユーザーがでてしまい利用の促進が進みにくくなります。一部のユーザーしか情報共有を行わなくなると、共有される情報に偏りが生じ情報の一元管理ができなくなります。ユーザーが簡単に情報共有できるだけでなく、運用・保守を行う担当が扱いやすいように配慮することが重要です。

 

情報共有のルールを整備する

社内ポータルサイトを導入しても、ある程度の情報共有のルールを整備しておかないと、ユーザーは誰がどのような情報をどこに共有すればいいのかがわからず利用が進みにくくなります。また、ルールが整備されないまま利用が進むと、情報の整理ができず情報が分散され、ユーザーが必要な情報を探しにくいなどの問題が発生しやすくなります。

 

利用を促進するチームを作成する

率先して社内ポータルサイトを利用する人がいないと、他のユーザーが利用に尻込みしてしまい、積極的な活用がされにくくなる可能性があります。導入当初は、利用を促進するチームを結成し、活用事例などを社内に公開する取り組みを行うと良いでしょう。また、促進チームが特定の部署に偏ると、一部部署しか利用が進まない状況になりやすいため、率先して利用の促進を行う担当者を各部署から選定するのがおすすめです。

 

検索性を重視する

社内ポータルサイトは長期間運用するため、社内の情報がどんどん蓄積されていきます。過去の情報を含め、ユーザーが必要なタイミングで必要な情報を探し出せるように検索性を重視した社内ポータルを作成しましょう。情報の検索性が悪いと、次第に社員が利用しなくなり、社内ポータルサイトの形骸化につながりやすくなります。

 

セキュリティ性を高める

社内ポータルサイトには社内の重要な情報が集まるため、セキュリティ対策を十分に行う必要があります。クラウドサービスを利用する場合は、事業者が用意しているセキュリティ対策を社内のセキュリティポリシーと照らし合わせ、十分なセキュリティ対策が行われているかを事前に確認しておきましょう。ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証などの公的な認証を参考にするのがおすすめです。

 

可用性の高いサービスを選ぶ

社内ポータルサイトは社員が情報を探す基盤になるため、サービスが不安定だと業務に支障がでる可能性が高くなります。クラウドサービスを利用する場合は、安定したサービス提供がなされているか、サポートのレスポンスの早さやSLAなどを確認しておきましょう。

 

社内ポータルサイトを導入して社内の情報共有を活性化

社内ポータルサイトを導入すれば、社内の情報を一元管理でき、社員が必要な情報を探し出しやすくなります。また、社内ポータルサイトを掲示板として、情報共有の場が統一されることで部署間でのコミュニケーションも改善されるでしょう。

 

本記事で解説したように、社内ポータルサイトの作り方は様々あり、どの方法で作成するのがベストなのかは企業によって異なります。社内ポータルサイトの作成方法を選ぶポイントは、社員のITリテラシーとIT人材の数、かけられるコストです。社員のITリテラシーが高くIT人材も豊富という場合には内製、社員のITリテラシーやIT人材に不安がある場合はCMSツールもしくはクラウドサービスがおすすめです。また多少コストがかかったとしても、サービスが手厚く安定した運用を行いたい場合は、クラウドサービスを選ぶとが良いでしょう。