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Googleサイトで社内ポータルを作成する方法!活用事例をご紹介

2022.10.28

社内ポータルとは、企業内で保有している情報やアプリケーションの窓口となるサイトを指します。リモートワークの増加や働き方改革の推進などで、働き方の多様化が進む中、どこにいても社内の情報にアクセスできる社内ポータルは、これからの企業に不可欠なものになるでしょう。

 

そこでGoogleサイトを使って社内ポータルを作成する方法や社内ポータルの活用事例などをご紹介します。

 

社内ポータルサイトとは? 

パソコン画面に表示されたポータルサイト

ポータルは「入口」を表す言葉で、社内ポータルサイトは、企業内で保有している情報やアプリケーションにアクセスするための入口や窓口の役割を担うサイトのことを指します。身近な例では、Yahoo!Japan などの検索エンジンが提供するニュースや天気予報、株価などのページのリンクをまとめているサイトがポータルサイトに該当します。デバイスがあれば誰でもアクセスできる一般的なポータルサイトに対して、社内ポータルサイトは社員や会社の関係者だけが閲覧できる点が異なります。

 

社内ポータルサイトには、社内情報の一元化やコミュニケーションの活性化などさまざまなメリットがあり、業務の効率化に役立つため、導入している企業が増加しています。総務省が発表した『令和3年通信利用動向調査の結果』 (※1)によると、クラウドサービスを利用する企業は年々右肩上がりで、令和3年度には全体の70.4%にまで上昇しています。そのうち、社内ポータルを利用する企業は52.0%と半数以上を占め、これからも需要が増すことが考えられます。

※1 出典:【総務省】令和3年通信利用動向調査の結果
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/220527_1.pdf

▼社内ポータルサイトについて詳しくは、こちらの記事をご覧ください

 

社内ポータルが簡単に作成できるGoogleサイト 

Googleの検索画面が表示されたノートパソコン

Googleサイト(Google site) は、社内ポータルなどのWEBサイトが簡単に作成できるツールです。Googleのアカウントがあれば無料で利用でき、HTMLやCSSなどプログラミングの知識がなくても体裁の整った社内ポータルが作れます。

 

Googleサイトは2020年にリニューアル が行われ、新しいGoogleサイトは旧Googleサイトよりも格段に使いやすさが向上しました。特別なソフトウェアは不要で、PowerPointやWordPressの操作をするように、オンライン上でアイテムをドラッグするなど直感的な操作で社内ポータルの構築や管理ができるようになっています。

 

その他、新しいGoogleサイト にはおもに以下のような機能が追加されました。

  • ・サイトを公開する前に、編集した内容をプレビューで確認できる
  • ・ページタイトルに画像カルーセルやプレースホルダ、折りたたみ可能なテキストなどが使用できる
  • ・Google Cloud Searchの検索ボックスを追加できる

Googleサイトで社内ポータルを作成するメリット

タブレットを操作する男性

プログラミングの知識がなくても簡単に社内ポータルを制作できるGoogleサイトには、その他にもさまざまなメリットがあります。具体的には次のようなことがメリットとしてあげられます。

・Googleサービスとの連携がスムーズに行える
・社内ポータルサイトを共同編集できる
・レスポンシブ対応
・閲覧制限をかけられる

それぞれについて詳しく解説します。

 

Googleサービスとの連携がスムーズに行える

Googleサイトで社内ポータルを作成すると、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleカレンダー、Googleマップ、YouTubeなどさまざまなGoogleが提供するサービスとの連携ができ利便性が向上します。例えばGoogleドキュメントを社内ポータルに入れ込みたい場合は、編集画面でURLをコピー&ペーストするだけで完了です。

ほとんどのGoogleのサービスは無料で利用できますが、企業向けのアプリケーションセットGoogle Workspace の利用には料金がかかります。豊富な料金プランが用意されているため、用途に応じて導入するのもよいでしょう。

 

また、すでにご紹介したように、GoogleサイトではGoogle Cloud Search の検索ボックスをサイトに追加できます。膨大な量の情報を社内ポータルに掲載している場合でも、必要な情報をすぐに検索できるのは非常に便利です。

 

社内ポータルサイトを共同編集できる 

Googleサイトでは、WEB担当者以外にも編集権限があれば、自由に編集ができます。社内の各部署で連絡事項があるときも、他の人の編集が終わるのを待たずに同時に編集できるため、業務の効率化に役立ちます。拠点ごとに連絡事項や情報が多い企業でもスムーズに社内ポータルの編集ができるのです。

 

万が一、編集でミスがあった場合も、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントと同様に「変更履歴」から元の状態に戻せます。

 

レスポンシブ対応

Googleサイトはレスポンシブ表示に対応しています。社内のパソコン以外にもタブレットやスマートフォンなど他のデバイスで社内ポータルを閲覧する際に、最適化されてサイト表示がされます。

 

社外に出ていることの多い営業職やテレワーク、産休・育休中の社員も活用しやすい点は大きなメリットといえるでしょう。

 

閲覧制限をかけられる

Googleサイトでは、管理者が設定すれば、社内ポータルの閲覧制限をかけられます。大切な社内情報が掲載されている社内ポータルは誰でも閲覧できる状態だと困りますが、逆に取引先にも広く見てほしい場合もあるでしょう。例えば次のような設定ができます。

 

  • ・会社全体
  • ・チームメンバーのみ
  • ・管理職のみ
  • ・会社全体と取引先企業

あまり事例はないと考えられますが、一般的なWEBサイトと同様にインターネット上で誰でも閲覧可能にもできます。ただし 、公開設定を行えるのはサイトごとになり、ページごとには設定できません。社外秘や部外秘の情報がある場合には、社内ポータルのサイトを分ける必要がある点に注意しましょう。

 

Googleサイトで社内ポータルを作成する方法

キーボードと「STEP」のイメージ

ここからはGoogleサイトを使って実際に社内ポータルを作成する方法をご紹介します。Googleサイトでは次のように非常に簡単な手順で社内ポータルが作れます。

  • ・社内ポータルサイトを作成
  • ・コンテンツの追加・削除
  • ・編集者の追加
  • ・ページの公開

ステップごとにそれぞれ詳しく解説します。

 

社内ポータルサイトを作成

パソコンでGoogleサイトのトップページ(https://sites.google.com/new)を開き、「新しいサイトを作成」からレイアウトを選択します。社内ポータルのアウトラインがまだ決まっていない場合は、トップページの右上の「テンプレートギャラリー」から用途に応じたテンプレートを選択しましょう。テンプレート を選択した場合でも、後から自由にカスタマイズは可能です。

編集画面が表示されるので、ページタイトルや画像、テキストなどを入れて編集していきます。コーポレートカラーや企業のイメージに合ったデザインやロゴを選択するとよいでしょう。

 

コンテンツの追加・削除

ページタイトルやデザイン、レイアウトなどを編集した後は、実際にコンテンツを追加します。テキストや画像などを入れてコンテンツを充実させましょう。トップページに多くの情報を掲載すると、かえって見づらくなる可能性があるため、ページを追加 していきましょう。右上の「ページ」をクリック後、「追加」に進み編集します。

 

不要なページを削除したい場合は、「削除」アイコンをクリックします。コンテンツの多い社内ポータルでは、トップページに目次 を作成しておくと見やすくなってよいでしょう。編集画面の「挿入」から「目次 」を選択すると、目次のボックスが挿入されます。コンテンツを作成するときにテキストに「見出し」または「小見出し」を設定しておけば、自動的に目次に反映されます。その他、次のような コンテンツが挿入できます。

 

  • ・ソーシャルリンク
  • ・YouTube
  • ・カレンダー
  • ・地図
  • ・ドキュメント
  • ・スライド
  • ・スプレッドシート
  • ・フォーム
  • ・グラフ

 

編集者の追加 

Googleサイトでは、社内ポータルを共同編集できることはすでにご紹介しましたが、編集者の追加も簡単にできます。編集画面の上部にある人型のアイコンをクリックすると、編集者の招待画面が出てきます。編集画面の共有リンクをメールアドレスやSNSなどで送信すれば完了です。

 

社内の各部署やプロジェクトチームのメンバー全員で社内ポータルの編集を行いたい場合に、編集権限があれば最新の情報を掲載できて非常に便利です。

 

ページの公開

社内ポータルが完成したら、まずは上部にあるプレビューボタンからサイト全体の見え方をチェックしましょう。プレビューではパソコンの他にスマートフォンやタブレットの画面も表示されます。どのデバイスでも見やすく設計できているか、慎重に確認することをおすすめします。

 

最終確認ができれば、いよいよページの公開です。右上上部にある青い「公開」ボタンをクリックすると、アドレスを入力する画面が出てきます。ここで任意のアドレスを入力しましょう。社内ポータルを一般的なWEBサイトのようにインターネット上で公開しない場合は「一般公開の検索エンジンに自分のサイトを表示しないようリクエストする」にチェックを入れましょう。

公開後に公開停止や設定の変更なども可能です。

 

社内ポータルの活用事例

ノートパソコンの前で仕事をする女性

社内ポータルは、企業にとっても社員にとっても多くのメリットがあります。ここでは社内ポータルの活用事例を詳しくご紹介します。

 

企業理念・方針の浸透

社内ポータルに企業理念や営業方針などを掲載することで、全社員に企業の方針の再認識ができます。その企業に入社するとき、企業理念に共感した人も多いでしょう。しかし、実際に働いているうち、日々の業務に懸命になって根本となる企業理念は忘れがちになってくるものです。そこで社内ポータルを上手に活用して企業理念や経営理念、営業方針などを全社員に再認識してもらいましょう。

 

企業の考え方を日々確認することで、ビジネスパーソンとしての行動基準や判断基準が明確になり、モチベーションアップにつながります。また、何らかのトラブルが起こった場合でも自発的に適切な行動がとれるようになるでしょう。社員のエンゲージメントやインナーブランディング向上に役立ちます。

 

紙ベースで発行していた社内報 などを社内ポータルに変えるのもよい方法です。冊子になった社内報は作成するコストや全社員に配布するコストがかかります。その上、読書への苦手意識がある社員には、すべてをきちんと読んでもらえない可能性があります。電子書籍が主流になりつつある現在、社内報も社内ポータルに統合してオンライン化する方が社員の目につきやすくなるでしょう。さらにコストも削減でき、資料のペーパーレス化にも役立ちます。

 

情報の一元管理

社内ポータルには、拠点や部署、チームごとに管理されていたファイルやデータなどを一元管理できる大きなメリットがあります。拠点が全国にあり、情報量も膨大な企業では、情報が点在していて管理するのが難しいのが現状です。さらにテレワークなど働き方が多様化してきている現在では、すべての社員がどこにいても社内の情報にアクセスできる環境が必要です。

 

その点、社内ポータルで情報を一元管理できていれば、情報共有が円滑に進み、認識のズレも起きにくくなります。トラブルやミスがあった時でもマニュアルやQ&Aなどが完備されていれば、迅速に対応できます。対応漏れなどを防げ、顧客満足度の向上や企業のブランディングにもつながるでしょう。

 

社内ポータルを上手に活用するポイント は、必要な情報にすぐにアクセスできる点にあります。拠点や部署ごとにページをまとめる、検索機能を充実させるといった方法がおすすめです。さらに社内ポータルのトップページからスムーズに各部署のページに移動できるサイト設計を意識するとよいでしょう。

社内ポータルを導入する際には、操作方法のマニュアルなどを完備しておきましょう。

社員へのお知らせ

社内ポータルは、企業からの社員の各種連絡などのお知らせとしても使えます。トップページに「お知らせ」の欄を設置して、各部署からの連絡や人事異動、営業報告などを掲載しましょう。メールやビジネスチャットで行っていた連絡事項もトップページに分かりやすく掲載することで連絡漏れが防げます。

 

最新の情報をスピーディーに掲載するには、コンテンツの予約機能などを活用するとよいでしょう。

 

ナレッジベース 

ナレッジベースとは、企業で働くビジネスパーソンの知見やノウハウをデータ化して、社員が閲覧しやすくまとめたものを指し、「知識ベース」とも呼ばれています。社内ポータルは、これまでのノウハウを集約したナレッジベースとしても活用できます。新人研修のマニュアルや営業のノウハウ、トラブル解決のためのFAQなどを社内ポータルに盛り込むとよいでしょう。

 

昨今 、有能な人材の流出や働き方の多様化などの影響で、ナレッジベースの重要性があらためて認識されています。ナレッジベースが完備されていれば、仕事のノウハウを教える人材が転職して、人材育成のための知識が途絶えてしまったといった問題を解決できます。

企業が培ってきたノウハウを社内ポータルに掲載して、社員が必要なときにすぐに閲覧できる環境を整えましょう。ナレッジベースは社員のスキルアップに役立ち、蓄積されたノウハウは企業の資産にもなります。

 

テレワークや産休・育休などで出社していなくても、社内ポータルさえ見れば業務の流れが分かるのが理想的です。マニュアルやルールの変更があれば、スピーディーに更新するようにしましょう。

 

ナレッジベースも他の情報と同様に探しやすさが大切です。クライアント別や部署別、カテゴリ別などに整理して、社員が検索しやすい仕組みを作りましょう。また社員が閲覧したページを分析して「よくある問い合わせ」などの欄を作っておくと効率がよくなります。

他のツールと併用して利便性向上

Googleサイトで社内ポータルを作成して運用を開始したら、他のサービスとの併用を検討するのもおすすめです。Googleサイトは、初心者でも簡単に社内ポータルが作れるツールですが、次のようなデメリット もあります。

  • ・テンプレートやデザインが限られる
  • ・ページが5階層までしか作成できない
  • ・ページごとに閲覧権限が付与できない

 

Googleサイトには、テンプレートやデザインは比較的、汎用性の高いものが用意されていますが、自社カラーを強く出したい企業には向いていない可能性があります。また、多くの情報を掲載する場合、どうしてもページ階層が多くなってしまいますが、Googleサイトでは5階層までという点に注意が必要です。

 

また、ページごとの閲覧権限を設定できない点も企業によっては不便に感じるかもしれません。役員向け・中堅社員向け・新人社員向けなどのように、細かく閲覧権限を設けたい場合は、他のサービス を検討した方がよいでしょう。社内ポータルの専門サービスを利用すると、導入後のサポートも受けられます。

 

Googleサイトで不足を感じたら、社内ポータルサービスのご検討を

プログラミングやデザインに関連する知識がなくても、簡単にプロ仕様の社内ポータルが作成できるGoogleサイトは非常に便利なツールです。無料でGoogleの他のサービスと連携がスムーズにでき、社内イントラの構築や情報管理に人的・物的リソースを割けない企業におすすめです。

 

しかし、無料サービスのGoogleサイトのみの運用では、使用できるデザインやレイアウトの選択肢が 少ない、PHPやJavaScriptなどでの機能追加や拡張ができない、といった限界があります。また、ページごとに閲覧や編集ができる権限を付与できない点も企業によっては使い勝手がよくない場合もあるでしょう。

 

自社の運用に細かく合わせた本格的な社内ポータルを制作したい場合は専門のサービスの利用を検討してみましょう。
“社内のヒト”に特化した社内ポータルサイトをご提供できる「KYO-YU」をご検討ください。

 

▼お見積りや資料請求はこちら
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