企業においては、業務をスムーズに進めるために、社内マニュアルは必要不可欠です。また、導入することで、業務効率以外にもさまざまな効果を獲得することができます。そこで、今回は社内マニュアルの基本知識と活用メリットについてご紹介しますので、興味のある方はチェックしてください。

 

 

今さら聞けない社内マニュアルとは？

社内マニュアルとは、企業内の業務についての手順や方法などを文章化して、作業に必要な情報やノウハウを共有できるビジネスツールです。業務マニュアルと呼ばれることもあります。また、業務遂行のためだけでなく、社員教育に用いられることも多いです。

 

社内マニュアルに書かれる内容は具体的に下記のようなものが挙げられます。

 

・フローチャート
・タスクの内容
・トラブルシューティング方法
・マニュアルで使われる用語の解説
・業務の達成基準等

 

これらの内容をコンテンツ化することで、社員の業務遂行をスムーズにするというわけです。現在では、社内マニュアルはツールで作成するのが一般的となっています。また、冊子ではなく、Web媒体を活用する企業も多く、Webで社内マニュアルを作成すれば、文章だけでなく、動画を組み込めたり、検索ができたりするので便利です。

 

社内マニュアル活用のメリットとは！？

社内マニュアルを活用することで、5つのメリットを獲得することができます。そして、獲得できるメリットのすべては企業経営や働き方を良い方向に向上させるものばかりです。

 

品質の安定化を期待

品質を安定させられるというメリットがあります。社内マニュアルには1つ1つのステップが明記されており、それを順番にこなしていくことで、品質のばらつきやヌケモレを回避することが可能。品質が安定し、製品の品質の差が生まれづらくなるでしょう。

 

時間の短縮化

作業時間の短縮を期待できることもメリットです。社内マニュアルには、作業の手順などがしっかりと明記されているので、社員が作業に迷う心配がありません。「何をすればいいのかわからず困ってしまう」、「指示がないのでどのような作業をしていいのかわからない」ということがなくなります。行動すべき内容が明確なので、作業時間を短縮させられるでしょう。

 

また、教育の時間も短縮できます。社内マニュアルが教える側の役割を担ってくれるため、新入社員に事細かく業務内容を説明する必要がないです。さらに、社内マニュアルにはトラブルシューティングが明記されています。これにより、上司や教育担当者に新人社員が質問するということがなくなりますので、教える時間の大幅な短縮が期待できるでしょう。

 

リスクの軽減

業務におけるリスクを軽減させられます。すべての作業をマニュアル化することで、社員全員が業務を行える状態になるでしょう。

 

例えば、「Aさん以外にこの作業ができる人はいない」、「Bさんだけが業務遂行のための情報を知っている」ということがなくなります。“特定の社員だけができる作業”をなくすことができるので、その特定の社員が休むことで業務が進まなかったり、退社前の引き継ぎが正しく行われていなかったりすることで生じるリスクを軽減させることが可能です。

 

コストの削減

コスト削減ができることもメリットです。社内マニュアルを活用すれば、新入社員に直接教える内容が少なくなるので、教育コストや研修コストを削減することができます。また、同時に研修会場に行くための移動コストも少なくなるでしょう。

もし、Webで社内マニュアルを構築すれば、上記に加えて紙にかかるコストや管理コストを削減することができます。このように、多くのコストを減らせるので、企業運営がしやすくなるでしょう。

 

業務の改善点がわかる

社内マニュアルを活用することで、業務の改善点が明確になります。社内マニュアルでは、業務を分解して手順がわかるようにすべての工程を可視化するのが一般的です。これにより、無駄な点や改善点が浮き彫りになるので、業務のさらなる効率化を期待することができます。

 

また、社内マニュアルには、業務内容が明確に書かれているので、見返すことも可能。作成時とは社会の状況が異なっていたり、新たなノウハウが発見されたりしているケースもあるので、業務内容のバージョンアップもしやすくなります。

 

使われる社内マニュアルにするためには？

社内マニュアルは社員に活用されて、はじめてこれらの効果を獲得することができます。使われる社内マニュアルにするためには、何が必要なのか詳しく見ていきましょう。

 

社内マニュアルを管理する部署を決める

社内マニュアルを管理する部署を決めることです。管理している部署やチームがあれば、社内マニュアルが浮いた存在になってしまうリスクが少なくなります。なぜなら、放置される心配がないからです。そのため、可能ならば担当部署を設けることをおすすめします。

 

経営者や管理者は社内マニュアルを注視する

経営者や管理者は社内マニュアルを注視するようにしましょう。責任者が注視することで、マニュアルが定期的に更新されやすくなるので、現在に適した社内マニュアルの運用が可能です。また、担当部署の社員も経営者や責任者に監視されていることで、責任感を持つようになるので、質も向上するでしょう。

 

社内マニュアルが活用されていない？その原因とは

社内マニュアルは、社員に使われなければ意味のないものとなってしまいます。そのため、使われない状態に陥っている場合、原因を突き止めて改善をする必要があるでしょう。

 

内容が更新されていない

更新頻度が少ないという点が活用されない原因のひとつです。内容の更新が定期的に行われていないと、情報が古いものとなります。作成当時とは異なり、新しいノウハウなどが社員の中で蓄積されているため、“古いやり方は効率が悪い”と感じる社員が多くなるでしょう。情報が更新されていないと古いやり方のままになるので、社内マニュアルに書かれていることに従う社員が少なくなります。当然、見る必要もなくなるので、活用されなくなってしまうという流れは自然です。

 

マニュアル作成に時間を取られすぎている

作成に時間がかかりすぎているとマニュアルの運用がスタートしないというトラブルが発生します。基本的に社内マニュアルは、業務と平行して制作していくのが一般的です。そのため、社内マニュアル作成にまで手が回らないというケースは珍しくありません。

 

社内マニュアルを作成する際は、すべて完璧に作り上げるというよりも、シンプルに作成し、後で随時更新して内容を追加していくという方法がベストでしょう。業務のほうが優先すべきですし、随時更新することで、新鮮かつ豊富な内容のマニュアルに仕上がるのでおすすめです。

 

配布や保管などの運用方法が上手く行っていない

運用方法が上手くいっていないと活用されなくなります。保管や管理が正しく行われていないと計画性のない運用となってしまうでしょう。そのため、誰がどのように運用していくのかを明確にしてから社内マニュアルを作成・運用することをおすすめします。

 

まとめ

今回は、社内マニュアルの基礎知識とメリットなどをご紹介しました。社内マニュアルが上手く活用されれば、業務の効率化や企業コストの削減など、多くのメリットを獲得できます。現在では、社内マニュアル作成ツールなどもあるので、導入しやすいです。

 

・【2020年最新版】社内マニュアル作成ツールおすすめ10選

 

また、Web制作会社に依頼をすれば、システムを構築してくれるので、オーダーメイドの社内マニュアル作成ツールを導入したい方は、利用を検討するといいでしょう。