企業の中には、新入社員向けの社内マニュアルをどのように制作すればいいのかわからない方も少なくないでしょう。制作方法を間違えると新入社員に働きやすい環境を提供できなかったり、業務効率を低下させてしまったりするので、企業においても不利益を被ることになります。そこで、今回は、新入社員向けの社内マニュアルの必要性や入れるべき項目を詳しくご紹介していきますので、興味のある方はぜひアクセスしてください。
新入社員向けの社内マニュアルについて
新入社員向けの社内マニュアルとは、新卒で入社する方や転職で中途採用を受けた社員が一定期間教育を受けるために活用される研修用マニュアルのことです。基本的には、業務を遂行する際の心構えや考え方、企業に関する基礎知識などを明記するのが一般的で、配属する部署に関わらず、すべての新入社員に配られます。
実際に、明記する内容は企業が独自で決められるため、各企業で内容に大きな違いがあるケースがほとんどです。また、部署ごとの業務マニュアルとは別に作るのが一般的で、2種類のマニュアルを併用しながら業務を行っていく企業が多くなっています。
企業の中には、マニュアルがないところも珍しくありません。その場合、先輩から説明を受けて、メモをしながら覚えていくことになるでしょう。
新入社員への社内マニュアルの必要性
企業の中には、必要性に迫られて急遽用意するところも多く、その必要性は非常に高いと言えます。なぜ多くの企業が新入社員向けの社内マニュアルに目を向けるのか詳しく解説しますので、必要性を改めて確認してください。
業務の効率化
1つ目は、業務の効率化を挙げることができます。社内共通の知識を効率的に習得することができるので、配属先で業務を円滑に進めることが可能です。何をすればいいのかわからない、その都度先輩社員にわからないことを聞かなければならないという状態に陥りづらくなるため、入社後にすぐに辞めてしまうというトラブルも回避することができるでしょう。
教育の効率化を期待
教育の効率化を期待できます。例えば、入社前にある程度、社内マニュアルを確認してもらい会社に関する基礎知識を習得してもらえば、ある程度知識がある状態で教えられるので、1から細かく説明する必要がありません。そのため、教育時間の短縮化を期待することができます。
また、教えてもらったことを聞き返す必要もなくなります。マニュアルに細かく記載しておけば、見返すことで知りたいことを把握することができるので、先輩社員と新入社員のやり取りを少なくすることが可能。教育の負担も大幅に削減することができるでしょう。
経験の有無に関わらず業務の遂行が可能
経験の有無に関わらず業務を行うことができる点も必要性のひとつです。それぞれの企業で業務のやり方は異なります。また、外部に公開されることはありませんので、新入社員は当然その企業の業務のやり方を知りません。
もし、何もない状態で業務を行う場合、先輩社員が付きっきりで説明をし続けなければなりません。もちろん、先輩社員も抱えている仕事がありますので、負担が増えることになります。
新入社員向け入社マニュアルに業務の流れを記載しておけば、経験の有無に関わらず業務をスムーズに行うことが可能です。簡単に仕事の全体像を掴むことができるので、非常に便利でしょう。
社員の評価基準の確立
業務遂行能力を測りやすくなるので、評価をつけやすくなります。そのため、社員の評価基準を作るために導入している企業は珍しくありません。
新入社員向け社内マニュアルに入れておきたい事項
新入社員向けの社内マニュアルとして機能させるためには、6つの事項を内容に入れる必要があります。具体的に一つ一つ詳しく解説していきますので、何を入れればいいのかわからないという方は参考にしてください。
企業理念や社内組織図
1つ目の事項は、企業理念や社内組織図です。企業理念は、企業の経営・活動に関する基本的な考え方や価値観等を表したものになります。社内組織図は、社内にある部署や事業内容を記したものです。企業理念や社内組織図は、企業に属する人が最低限知っておきたい知識になります。そのため、入れておきたい内容のひとつでしょう。
社内規程等
2つ目は、社内規定や就業規則、服務規程です。これらは企業に属する社員全員が守らなければならないルールになりますし、入社した当日から適応されます。明記していなければ、知らない間にルール違反を犯してしまう可能性があるでしょう。そのため、入れるべき事項のひとつです。
社内用語集
3つ目は社内用語集です。各業界や企業によって社内用語があり、外部の人には通じない言葉になります。例えば、懇親会のことを「ビアバッシュ」と言うのがIT業界です。また、撮影業界やテレビ業界においては、片付けることや画面から外すことを「わらう」と言います。
社内用語は外部の人に伝わりづらく、新入社員にとって困惑を招く原因となるでしょう。もし、その用語がわからない場合、その都度先輩に聞くことになります。教育係の先輩も大きな負担を背負うことになるでしょう。
マニュアルに社内用語を明記しておくことで、わからない言葉でも自分で調べてどのような意味なのか理解することができます。そのため、入れておくと非常に便利です。
申請と手続きの手順リスト
4つ目は申請と手続きの手順リストです。例えば、新入社員は経費の立て替え払いのやり方や交通費の精算方法を知りません。また、有給休暇や出張費用の申請方法がわからないでしょう。この中には、勤務後すぐに必要な手続きもあり、明記しておくことでスムーズに申請を行える環境を構築できます。
ビジネスマナーやモラル
5つ目は、ビジネスマナーやモラルです。中途採用で転職者を採用した場合、他社でビジネスマナーやモラルを習得しているケースが多いでしょう。しかし、新卒者は社会経験がなく、ビジネスマナーを習得していない方もたくさんいます。そのため、新卒者をメインに獲得する企業においては、マニュアルの中に入れるのがおすすめです。
社外のスタッフや取引先と関わりを持つ部署においては、特に細かなビジネスマナーが求められます。そのため、積極的に採用すべきでしょう。また、ビジネスマナーだけでなく、社会人としてのコミュニケーションのとり方や報告・連絡・相談といったビジネス上の基礎知識も明記しておくといいです。
社内システムの操作に必要なITスキル
最後は、ITスキルです。近年においては、パソコンやタブレット等で業務をこなす企業が多く、ITスキルは業務において求められる最低限の基礎技術になります。そのため、新入社員向けのマニュアルに、操作する際はどのような資料を参考にすればいいのかを明記しておくといいです。
まとめ
今回は、新入社員向けの社内マニュアルに入れるべき事項等をご紹介しました。昔は、社内マニュアルを資料で管理する企業が多かったです。しかし、現在では社内Wikiや社内マニュアルツールを利用するところが増えています。下記のページでは、社内Wikiやおすすめの社内マニュアルツールをご紹介していますので、興味のある方はぜひチェックしてください。
・社内Wikiとは！？情報とナレッジ共有が容易にできる企業を目指す
・【2020年最新版】社内マニュアル作成ツールおすすめ10選
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