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テレワークで社内共有が上手くいかない!?課題と解決方法を徹底解説

新型コロナウィルスの影響により、日本の企業でも感染対策予防の観点から働き方を変えることが求められています。その代表的な働き方として挙げられるのがテレワークです。

 

テレワークは社員それぞれが在宅で仕事をして、連絡はビデオ会議などが用いられます。オフィスで仕事をしない、同僚と直接顔を合わせられないため、課題が浮上している企業も多いでしょう。そこで、今回はテレワークで社内共有をする際の課題や解決方法をご紹介しますので、テレワークに悩みを抱いている企業はぜひ参考にしてください。

 

現代社会はテレワークが必須

現代社会はテレワークが必須です。新型コロナウィルス第2派の流行が懸念されるようになり、政府は在宅7割、時差通勤を推奨しています。実際に、職場でのクラスターも発生しているため、従業員の感染リスクを下げるためにもテレワークを積極的に取り入れなければなりません

 

在宅ワークをすることで、電車通勤の必要がなくなるため、職場に到着するまでに感染リスクを大幅に下げることが可能。また、同僚とはパソコンやタブレットを通じてコミュニケーションを取るため、飛沫感染を予防することができます。

新型コロナウィルスの感染が拡大する中、今まで通りの働き方では従業員をウィルスの脅威に晒してしまう可能性があります。そのため、現在は世界中でテレワークが求められる時代です。

日本は世界と比べてもテレワークが遅れている

しかし、日本は世界に比べてテレワークが遅れていると言われています。例えば、アメリカは在宅ワークが非常に定着している国です。労働人口の約半数は在宅ワークができる仕事に就いており、約20%がテレワークを行っています。

 

一方、日本においては、リモートワーク導入率が11.5%程度です。この数字を見れば、アメリカよりもかなり遅れていると言えるでしょう。また、3月9日に調査したパーソル総研の調査によれば、テレワークを希望しているが、それが実現できない人は33.7%に上るようです。企業側と社員の間でテレワークの積極さに大きなギャップがあり、在宅ワークが定着しない原因のひとつとなっています。

 

テレワークには課題がたくさんある

推奨されている働き方ですが、テレワークに切り替えると課題が浮上し、業務が非効率になってしまう企業は珍しくありません。ここでは、どのような課題が発生するのか詳しくチェックしていきましょう。

 

コミュニケーションがスムーズに行えない

1つ目の課題は、コミュニケーションがスムーズではないという点です。通常、オフィスで業務を行う際は、Face to Faceで会話をすることができます。直接顔を合わせて会話ができるので、相手の表情を確認したり、雰囲気を感じ取ったりすることが可能です。

 

一方、テレワークではチャットやメールで言葉を交わすことが多くなります。文字を見れば要件は伝わりますが、相手の表情や雰囲気がわかりませんので、相手の気持ちを考えて行動を取ることが難しくなるでしょう。

 

また、コミュニケーション不足になりがちです。すぐ隣にいる人とリモートで働いている社員と会話をする場合、どちらが簡単に話すことができるでしょうか。当然、前者になります。リモートで会話をする場合、チャットを起動したり、電話をかけたりしなければなりませんので、手間を感じる社員も多いです。会話をすることに対してハードルが上がるので、コミュニケーション不足に陥りがちになるでしょう。

 

ノウハウの共有が難しい

ノウハウの共有が難しいという点も課題のひとつです。離れた場所でお仕事をしていると、個人の中にはたくさんノウハウが溜まっていきますが、それを共有する機会がないため、属人化しやすくなります。

 

企業においては、個人が取得したノウハウを共有することは、会社の財産にもなりますので必要不可欠です。実際に、ナレッジ共有ができないことに悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。

 

わからないことを質問しづらい

質問がしづらいという課題も挙げることができるでしょう。オフィスで仕事をする場合、教育係や同僚が側にいたりするので、わからないことがある場合、すぐに聞くことができます。しかし、テレワークにおいてはコミュニケーションハードルが高くなるので、気軽に質問することは難しいでしょう。

 

情報漏えいのリスク

情報漏えいのリスクも課題のひとつです。例えば、会社のパソコンを自宅に持ち運ぶ場合、パソコンを忘れてしまったり、置き忘れたりするケースもあります。また、自由に会社のパソコンにあるファイルをUSB等に移行させることができるので、情報漏えいが発生しやすくなるでしょう。

 

課題はすべて社内共有ツールで解決!

テレワークにおける社内共有にはこのようにたくさんの課題があります。しかし、在宅ワークが推奨される現代において、課題が山積するという理由でテレワークを断念することは難しいでしょう。

 

このような課題は、ツールなどを用いることで解決することができます。ここでは、解決方法を詳しく解説していきますので、ぜひチェックしてください。

 

社内共有ツールでインナーコミュニケーションを活性化

社内共有ツールの活用を挙げることができます。代表的なサービスとして有名なのがChatworkです。もっともツールについて詳しく知りたい方は下記のページを参考にしてください。

 

【最新】社内共有ツールおすすめ8選!特徴を徹底比較

 

Face to Faceのように話すことは難しいですが、Lineのように簡単にメッセージを送ることができます。また、ビデオ通話等もできるのでおすすめです。

 

万全なセキュリティ対策ツールでデータを安全に管理

セキュリティー対策を考えたツールやシステムを導入することで、セキュリティー面における不安を解決することができます。例えば、クラウドストレージでファイルを管理すれば、データを持ち運ぶ必要がないため、情報漏えいリスクの低下を期待できるでしょう。現在、ファイル等を社内でクラウド管理できるツールはたくさん公開されていますので、自分にあったものを探してみてはいかがでしょうか。

 

社内Wiki等でナレッジ共有を行う

社内Wikiを活用することでノウハウの属人化という課題を解決することができます。社内Wikiはナレッジや情報を共有できるサイトのひとつです。社員が自由に閲覧できるため、共有がとても容易になります。また、インターネット環境があれば、アクセスできるため、リモートワークに最適のツールです。詳しくは下記のページを参考にしてください。

 

社内Wikiとは!?情報とナレッジ共有が容易にできる企業を目指す

 

ビデオ会議やチャット等で質問のしづらさを解消!

質問のしづらさはビデオ会議やチャットを利用することで解決できます。顔を合わせてコミュニケーションを取るよりもスムーズさは劣りますが、十分に代用できるでしょう。

 

まとめ

今回は、テレワークで社内共有をする際の課題や解決策をご紹介しました。企業の中には、課題を解決するために、システムやツールの導入を検討している方もいるのではないでしょうか。

 

これから導入する企業におすすめなのが社内ポータル構築サービス「KYO-YU」です。KYO-YUを利用することで、テレワークにありがちな課題の大部分を解決することができます。初期費用のみで構築することができるため、ランニングコストがかかりません。また、オリジナル機能も付け加えることができるのでおすすめです。興味のある方は下記のページにアクセスして無料デモサイトを試してみてください。

 

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