社内ポータルは以前から注目を集めているツールです。そして、テレワークの推進により、さらに需要が高まり、導入する企業が非常に多くなっています。社内ポータルの導入を検討している人の中には、作成ポイントを知っておきたいという方もいるのではないでしょうか。そこで、今回は、社内ポータルの作成・運用ポイントをご紹介しますので、興味のある方はぜひチェックしてください。
これまでの社内ポータルの役割とは？
以前の社内ポータルは、静的コンテンツが主体でした。管理者が一方的に社員へ情報を提供するツールだったのです。たしかに、以前からリンク集や掲示板が搭載されているものもありましたが、簡素的なものでした。
それから時代は経過し、現在の社内ポータルは以前よりも大きく異なったものとなっています。IT技術が進歩し、さまざまなアプリケーションの玄関口となり、業務を積極的にサポートする機能に生まれ変わりました。また、クラウド化も進み、ツールの連携も今では容易に行えます。スケージュール管理のみならず、コミュニケーションツールとしても利用することができ、企業にとって欠かせないものとなりました。
さらに、新型コロナウィルス感染拡大の影響により、リモートワークが推進される中、社内ポータルは在宅ワーカーの業務をサポートするツールとしても活用されています。今後も社内ポータルは時代とともに進化し続けるでしょう。
社内ポータル作成ポイントまとめ
安全で使いやすくするためには、作成する際にいくつかのポイントを抑える必要があります。社内ポータルを作成するときのポイントをまとめましたので、ぜひ参考にしてください。
社内ポータルは1つに統合する
1つ目のポイントは、社内ポータルを1つに統合することです。特に、大規模の企業の場合、部署ごとでポータルが構築されているケースがあります。点在している場合、アプリケーションを利用するための玄関口が複数になるため、構造がスムーズとは言い難いです。1箇所にまとめることで、利便性が向上するため、構築する際はかならず複数作成することは避けましょう。
コンテンツ制作・編集をしやすくする
2つ目のポイントは、コンテンツ制作・編集をしやすくすることです。社内ポータルは、情報配信ツールとしても使われます。一方的な情報公開ではなく、社員が自由にコンテンツを投稿できるようになっているケースが多いです。ナレッジ共有や情報配信をするサイトのことを社内Wikiと呼ぶこともあります。こちらのページでは、社内Wikiについて詳しく解説していますので、興味のある方はチェックしてください。
情報発信としても利用する場合、情報を蓄積させることが非常に重要です。例えば、コンテンツ制作がしづらかったり、編集が容易でなかったりすると情報の蓄積スピードが遅くなる可能性があります。そのため、社内Wikiとしてもポータルを利用する場合、コンテンツ制作と編集のしやすさが重要です。
例えば、HTML等を使わずに、Webページで情報配信できるようなツールはWebの知識がなくてもコンテンツ制作ができるため非常に便利でしょう。ただコンテンツが作れるだけでなく、制作者や編集者のことを考えて構築するのがおすすめです。
社員全員が見られること
社員全員が情報を見られるように構築するようにしましょう。情報を特定の社員だけに閲覧許可すると、閉鎖的な社内ポータルになります。会社に対する不信感を募らせる社員も増えるため、好ましいと言えません。すべての情報をオープンにすることで、開放的な状態で利用できます。
使い勝手の良さ（スマホやタブレットでも閲覧可能）
4つ目は使い勝手の良さです。使い勝手が悪いと利用率が悪くなります。そのため、社員に上手く定着しない恐れがあるでしょう。
社内ポータルは見た目がシンプルになるように構築します。シンプルデザインは、アプリケーションの場所なども把握しやすいので、使いやすいです。
また、スマホやタブレットに対応できるようにしましょう。パソコンを利用できない環境で社内ポータルにアクセスしたいときもあります。例えば、出勤中や帰宅中、営業先等です。パソコンがないときにスケジュールを確認したい、情報をチェックしたいという場合は非常に多くなっています。スマホやタブレットは容易に持ち歩くことができ、肌見放さず持っているケースが多いため、スマホやタブレットに対応させておくと使い勝手の良い社内ポータルを構築できるでしょう。
SNSのような機能でコミュニケーションを活性化させる
SNSのような機能を活用するのがおすすめです。インナーコミュニケーションを向上させることで、社員のモチベーション向上やスムーズな情報共有など、数多くのメリットを獲得することができます。こちらのページでは、インナーコミュニケーション活性化のメリットなどを詳しく解説していますので、興味のある方はぜひチェックしてください。
セキュリティの強化も大切
6つ目の作成時のポイントはセキュリティの強化です。現在では、テレワークを推進している企業が多いため、社外からでもアクセスできるようにしているところも少なくありません。社員以外の人でもIPアドレスやドメイン、ログインIDやパスワードを入手することができれば、アクセスできてしまいます。また、情報を盗むために、ハッキングされるケースもあるでしょう。
セキュリティ対策をしっかりと施すことで、情報を安全に守ることができます。そのため、構築時に意識すべき点のひとつになるでしょう。
権限設定ができるようにする
権限設定ができるようにします。権限設定ができれば、部署ごとで閲覧・編集権限を変えたりできるので便利です。そのため、社内ポータルを構築する際に必要な機能のひとつになります。
運用時のポイントも把握しよう
スムーズに運用するためにはコツがあります。運用時のポイントも合わせてご紹介しますので、参考にしてください。
社内ポータルの責任者を決める
1つ目の運用時のポイントは責任者を決めることです。責任者が不在の場合、情報配信が疎かになったり、利用が推進されなかったりするため、定着率に影響を与えます。責任者を決めることで、運用を任せることができ、社員が積極的に利用するための活動も行ってくれるのでおすすめです。
風通しの良さを意識する
2つ目は風通しの良さを意識することです。風通しの良い社内ポータルにするためには、権限を厳しくし過ぎないようにしましょう。自由に情報配信ができるように、その情報を読めるようにすると、閉鎖的になりづらいです。
公私混同には注意を払う
公私混同にならないように注意を払う必要があります。社内ポータルは社外からでもアクセスできるのでとても便利なツールです。しかし、その手軽さが公私混同を招くこともあるでしょう。情報配信する内容は業務に関するものだけにする、勤務外のチャットの利用は制限するなど対策をする必要があります。
まとめ
今回は、社内ポータル作成時と運用する際のポイントを詳しく解説しました。これから社内ポータルの運用をはじめようと思われる企業もいるでしょう。そのような方には、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめです。
KYO-YUは、基本機能に簡単コンテンツ作成機能やユーザー管理機能などがあり、欲しい機能が多く揃ったサービスです。また、初期費用のみで構築することができるので、ユーザー課金や月額制などのランニングコストがかかりません。興味のある方は下記の無料デモサイトで使用感を体験してみてはいかがでしょうか。
