社内ポータルを活用することは、企業にとって数多くのメリットがあり、導入しているところは非常に多いです。しかし、企業の中には、社員に浸透せず使われなくなるケースもあります。もちろん、業務で活用されなければ、メリットを得られませんし、逆に業務の非効率化を招いてしまうこともあるでしょう。そこで、今回は社内ポータルでよくある失敗と失敗しないための対策方法をご紹介します。興味のある方はぜひチェックしてください。
社内ポータルでよくある失敗とは？
社内ポータルでよくある失敗は4つあります。もし、この4つの失敗の中で1つでも当てはまる方は改善が必要です。
やることが多くて続かない
よくある失敗の1つ目は、投稿する内容が多く続けることが難しいという点です。「投稿しなければならない情報が多い」、「共有しなければならないナレッジがたくさんある」という場合、投稿者に負担がかかります。負担が大きくなればなるほど、投稿するモチベーションが低下し、続けられないという自体に陥ってもおかしくありません。
また、社内ポータル担当者であっても通常業務と平行して行う必要があります。通常業務の上に更に社内ポータルの更新がのしかかるため、運用に疲弊してしまう可能性もあるでしょう。
しかし、すべての情報を短期間でアップする必要はありません。また、ナレッジ共有も長期間かけながら行っていけばいいのではないでしょうか。一度にすべての作業を行わずに、時間をかけて行うことで、1日のやるべきことを少なくすることができます。これにより、運用の疲弊を避けることができるでしょう。
投稿がしにくい・時間がかかる
失敗の要因のひとつに、投稿しづらいという点を挙げることができます。例えば、テンプレートがない社内ポータルを使用している場合、HTMLから記述しなければならなかったり、コンテンツをドラッグ・アンド・ドロップで挿入できなかったりします。
投稿がしづらい状態は、得たい情報がみつからないという自体を招くことが多いです。コンテンツ量が少ないため、閲覧者側が欲しい情報を得られなくなります。従業員が欲しい情報にたどり着けないため、逆に業務が非効率になり、結果的に使われなくなってしまうでしょう。
また、情報が更新されなくなります。公開されている情報やナレッジが古い状態のままになってしまい、ブラッシュアップされないため、業務に使えない情報となってしまう可能性があるでしょう。
投稿者がメリットを感じられない
3つ目の失敗の要因は、投稿者がメリットを感じられないという点です。ナレッジの共有は、自分が勉強したり、調べたりして得た技術になります。そのため、簡単に得られるものではありません。また、情報の公開やナレッジを共有するためには、コンテンツを投稿しなければならないので、ある程度の負担がかかります。もし、投稿者が何もメリットを感じられないと、モチベーションが下がり、コンテンツが増えなかったり、社内ポータルが放置されたりする原因となるでしょう。
社内ポータルサイトが見づらい
社内ポータルサイトが見づらいことも失敗の要因です。見づらい・使いづらい社内ポータルの場合、社員の定着率が悪くなり、使われなくなってしまう原因となるでしょう。そのため、ツールや社内ポータル構築サービスを選ぶ際は、デザインを一度確認する必要があります。
社内ポータルの作成で失敗しないためには？
社内ポータルの作成で失敗しないために、どのような点に注意すればいいのでしょうか。ここでは、社内ポータルで失敗しないためのポイントをご紹介していきます。
あらかじめ目的を明確にしておこう
あらかじめ目的を明確にしておくことです。具体的にどのような用途で使用するのか、分類方法も整理しておくといいでしょう。そうすることで、利用者もイメージしやすいため、定着率がアップします。
テンプレートを用意しておこう
社内ポータルで情報やナレッジ共有をする人は多いです。情報を配信するためには、コンテンツ制作が必要になります。コンテンツ制作は、時間がかかるため、投稿者の負担は大きいです。そのため、テンプレート等を用意できる社内ポータルが好ましいでしょう。
テンプレートや簡単投稿機能が導入される社内ポータルは、HTMLを使用することなく、Wordで書くようにコンテンツ制作ができるのでスムーズです。また、簡単投稿機能があると、画像や動画コンテンツの挿入が容易なので、簡単に投稿できるのはもちろんのこと、わかりやすくクオリティの高いコンテンツを作成することが可能。そのため、投稿機能が充実している社内ポータルがおすすめです。
SNS機能で閲覧者の反応を得られるようにする
SNS機能を搭載することです。先程、投稿者にメリットがないとコンテンツが増えないことをお話しました。社内ポータルにいいね機能を搭載することで、従業員からのコンテンツの評価を知ることができます。
いいねの数が多いと共感してくれる従業員がたくさんいるということになるので、投稿のモチベーションに繋がるのではないでしょうか。また、コメント機能があると生の声を知ることができます。投稿した内容に対して感謝の気持ちが述べられていたり、褒められたりすれば、やる気が向上しコンテンツを書き続けられるでしょう。
カスタマイズができる社内ポータルを選ぶ
カスタマイズができる社内ポータルを選びます。基本的な機能だけでも利用することは可能ですが、運用し続けていると追加機能が欲しくなることがあります。また、既存の機能では使いづらさを感じるケースもあるでしょう。カスタマイズにも対応できるサービスを選択することで、独自の機能を追加することが可能。自社に合った社内ポータルを運用することができるでしょう。
メンテナンスのしやすさ（サポート付きのものを選ぼう）
メンテナンスのしやすいサービスを選択しましょう。例えば、運用しているとシステムによってバージョンアップが必要になるケースもあります。自分でメンテナンスを行う場合、不安を感じる人もいるのではないでしょうか。
メンテナンス作業を代行してくれるサービスを選ぶことで、プロの制作スタッフが代わりに作業を代行してくれます。運用への負担や不安を減らせられるのでおすすめです。
社内で定着させるために担当者も決めておこう
担当者を決めることも失敗しない対策のひとつです。責任者が不在の場合、誰がコンテンツを投稿するのか、管理する人は誰なのか明確ではないので、会社によっては他責になってしまう可能性があります。この場合、誰も投稿しないという状態になってしまうため、社内ポータルの成長が進まないでしょう。
責任者を決めることで、その人が積極的にコンテンツ制作をしてくれます。また、浸透させるための活動も行ってくれるため、社員の定着率が向上するでしょう。
まとめ
今回は、社内ポータルのありがちな失敗と失敗しないための方法をご紹介しました。失敗しないためには、どのようなサービスを利用して構築するかがとても重要になります。なぜなら、サービスによってコストや機能面、メンテナンス性が異なるからです。
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