社内Wikiは、属人化の防止や情報とノウハウの一箇所集約など、多くの魅力があります。また、リモートワークの推進により数多くの企業が導入を始めており、コロナ渦において注目されているツールのひとつとなりました。
しかし、なんとなく導入して使用しているという方もいるのではないでしょうか。もちろん、導入しただけでは、これらの利点を得ることはできません。うまく運用して始めて効果を期待できるものです。
そして、運用を成功させるためには、ルール作りが必須になります。そこで、今回は社内Wikiを成功させるためのルール作りについて詳しく解説しますので、興味のある方はぜひチェックしてください。
社内Wiki成功の秘訣はルール作り
社内Wikiを運用する前にルール作りは必要不可欠です。これに関しては、あらゆる物事に当てはめることができるのではないでしょうか。
例えば、企業の多くは業務マニュアルを活用しています。マニュアルがあることで、やってはいけないことを避けながら業務を遂行することができるのです。社会にも法律というルールがありますし、スポーツも同様になります。
そのため、ルール作りは運用成功の秘訣と言えるでしょう。何も準備せずにそのまま運用を始めることは避けるべきです。
ルールをあらかじめ決めておかないと失敗することも
もちろん、ルールをあらかじめ決めておかないと運用失敗の原因となります。使用する目的が明確ではなく、やりたい放題できてしまう環境となってしまう可能性があるでしょう。社内Wikiの失敗に関する内容は下記の記事で詳しく解説しています。
失敗してしまうと社内Wiki導入に必要な初期コストが水の泡です。また、コンテンツを配信し続けた社員の努力も無駄になってしまうでしょう。運用の効率を高めるためにも、ルール作りをしたほうが無難です。
社内Wiki運用の際のおすすめのルール4選
おすすめしたい社内Wikiのルールは4つです。ルール策定の際にぜひ参考にしてください。
業務以外のコミュニケーションはできるだけ避ける
社内Wikiで行われるコミュニケーションの内容についてルールでしっかりと決めておくといいです。社内Wikiにはコミュニケーション機能が搭載されているものもあります。例えば、各コンテンツにコメントができる機能やチャット機能などです。
会話内容の制限を決めずに、自由にメッセージのやり取りをできるようにするとプライベートと業務が混ざり合ってしまう可能性があります。例えば、社員の中にはコミュニケーション疲れなどを感じてしまうこともあるでしょう。そのため、下記のような点を検討してルール作りをするといいです。
・業務以外の会話は問題ないか
・プライベートの内容はどこまでOKなのか
・コメントやチャットなど、機能によって話せる内容を制限する
企業によっては、自由に会話ができるようにしたいという方もいるでしょう。そのような場合でも各機能によって話の内容の制限を設けるといいです。また、社員ごとで制限をかけるのもひとつの手です。例えば、Aさんはプライベートの話をしても問題ないが、BさんはNGというようにすると、社員それぞれで自分に合った社内Wikiの使い方ができます。社内Wikiには、それぞれの社員に権限を付与することができるため、それを活用したり、プロフィールにプライベートの話はNGと記載してある場合、業務のみの話に限定したりするといいです。
投稿するための時間を業務の中で設ける
2つ目は、コンテンツを投稿するための時間を設けることです。社内Wikiはノウハウやナレッジを蓄積するために使われます。そのため、コンテンツにその内容を記載し、社員で共有するのが一般的です。しかし、コンテンツの投稿時間を設けていないとなかなかコンテンツが公開されないという事態に陥ります。
なぜなら、忙しくて投稿する時間を確保できない社員がたくさん出てくるからです。基本的に社内Wikiの運用は通常業務と平行して行われるのが普通でしょう。例えば、ある特定の社員は社内Wikiの運用だけを担当するという企業は少ないです。
通常業務と平行して運用している場合、業務に力を入れがちになります。この状況はとても普通なことと言えるでしょう。なぜなら、本業は最優先されるべきだからです。しかし、本業ばかりに力を入れていると社内Wikiが放置されてしまうという事態に陥ります。
忙しい中、社内Wikiの運用をはじめるという会社は非常に多いでしょう。そのため、コンテンツの作成時間を一日の中に設けるべきです。このルールを設けることで、本業を一旦中断し、コンテンツ作成に取り掛かることができます。そのため、社内Wikiが放置されてしまうリスクを軽減することができるでしょう。
コンテンツを書くときは必ずテンプレートを使用する
3つ目のルールは、コンテンツ制作をする際は、テンプレートを使用することです。多くの社内Wikiには、テンプレート機能があります。あらかじめレイアウトなどがまとめられていて、利用することで簡単にコンテンツを制作することが可能です。
なぜテンプレートの利用をルールの中に入れたほうがいいのか不思議に思っている方もいるでしょう。その理由は、効率的にコンテンツ制作ができるからです。
先程も申し上げた通り、限られた時間の中でコンテンツを制作し情報共有しなければならない方が多くなっています。もし、コンテンツ制作に時間がかかってしまうと、あらかじめ時間を業務の中で設けていたとしても制作が進みません。また、ノウハウを共有したい社員の中には、どのように書けばいいかわからず、諦めてしまう方もいます。結果的に、ノウハウや知識が蓄積されず、放置された状態に陥ることがあるでしょう。
テンプレートの利用は、ノウハウや知識の効率的な蓄積に必要不可欠です。これから社内Wikiの導入を検討している方は、テンプレート機能のあるサービスやツールの利用をおすすめします。
業務の情報は社内Wikiで集約させる
ノウハウや知識は、必ず社内Wikiに書き込むことをルールの中に組み入れるといいです。もし、このルールを設けないとナレッジの属人化を防止することができません。例えば、ノウハウを自分のパソコンのメモ帳に保存し、その人が業務の中で使っているという事態に陥ることもあります。また、社内SNSに投稿し情報を共有する社員がいる場合、社内SNSと社内Wikiに情報が分散されてしまい、集約が難しいです。どこに知りたい情報があるのかわからないため、業務が非効率化してしまうでしょう。
ノウハウやナレッジは必ず社内Wikiで共有するというルールを作ることで、情報の分散化を防ぎます。また、必ず社内Wikiを利用することで、ノウハウやナレッジに関するコンテンツが蓄積されやすくなるのでおすすめです。
まとめ
今回は、社内Wikiを成功させるためのルール作りについて解説しました。ルールを設けることで、ナレッジ共有が促進します。放置されづらく本来社内Wikiが持つメリットを数多く獲得できるでしょう。
社内Wikiをこれから導入するという方は、社内ポータル構築サービスの「KYO-YU」がおすすめです。KYO-YUにはテンプレート機能があります。また、簡単コンテンツ作成機能も搭載されているので、スピーディーなノウハウ・ナレッジ共有が可能です。興味のある方は下記のページから詳細に関するお問い合わせをしてみてください。
