新型コロナウィルス感染拡大により、人々の暮らしは大きく変化しました。例えば、外出中はマスクを着用したり、アルコール除菌を徹底したりして感染しない・させない取り組みが行われています。私生活だけでなく、ビジネスシーンでも同様です。オフィスで仕事をするのではなく、リモートワークが推進され、自宅で仕事をする人が増えました。そのため、以前よりも社員同士の会話が減ったと思われている方も多いのではないしょうか。
しかし、コロナ渦でもインナーコミュニケーションの活性化は求められます。特に、対面で社員同士が会わないため、不安を解消するためにはとても重要です。
インナーコミュニケーションに不安を抱えている方は活性化できるツールを活用してみてはいかがでしょうか。今回は、コロナ渦で導入したいインナーコミュニケーションツールを8つご紹介しますので、興味のある方はぜひチェックしてください。
チャットツールでインナーコミュニケーションを活性化
1つ目がチャットツールです。ビジネスチャットと呼ばれることもあります。以前、ビジネスシーンにおいては電子メールが頻繁に使用されていました。しかし、“お世話になっております”などのビジネス定型文を必ず入力する必要があり、業務が非効率になりがちです。
しかし、ビジネスチャットはこれらの定型文を使用せずに社内外の人物と会話をすることができます。そのため、スムーズなコミュニケーションを実現できるというわけです。
また、現在ではテレビ電話機能が搭載されているものや動画などのファイルを送信できるツールもあるので、さまざまな使い方ができるという点も魅力のひとつになります。電話や電子メールよりも格段に会話がしやすくなるので、インナーコミュニケーション活性化に一役買ってくれるでしょう。
共有メモアプリを活用する
2つ目は共有メモアプリです。共有メモアプリとは、複数人で1つのメモを共有できるツールのことになります。例えば、下記のようなメリットを獲得できるでしょう。
- ・リアルタイムに情報を共有できる
- ・同時編集が可能
- ・自分の想いをほかの社員に伝えられる
- ・ノウハウやナレッジの共有が可能
コロナ渦においては、社員同士がお互い離れた場所で1つの資料を作成するという機会も多いです。そのため、リモートでも共同作業できるツールはとても魅力的です。また、リモートワークは社員間の交流が減りがちですが、共有メモアプリを使用すれば、自分の想いを伝えられたり、タイムリーな情報共有ができたりするので、社員間のコミュニケーションを活性化させてモチベーションを向上させる効果も期待できるでしょう。
Web会議システムを利用しよう
3つ目はWeb会議システムです。Web上で複数人と会議をすることができるシステムで、コロナ渦で使われているツールのひとつになります。まず、直接社員同士が会って会議をしなくても済むため、会議中の飛沫感染を予防することが可能です。また、電車通勤をする必要もないため、通勤中の感染リスクをなくすことができます。
Web会議においては、複数人で音声と映像を共有しなければならないので、従来においては技術的に大勢の人数で行うことは難しかったです。しかし、現在ではシステムによって最大250人程度同時接続が可能なものもあるので、使いやすくなっています。
Web会議システムを活用すれば、コロナ渦でもインナーコミュニケーションを活性化させられます。なぜなら、会議を開いてお互いに不安なことを言い合ってみたり、経営陣から直接今後の経営方針を聞けたりするからです。これにより、リモートでも安心して働ける環境を提供できるので、導入をおすすめします。
クラウドストレージでファイルを共有
4つ目はクラウドストレージです。クラウドストレージとは、クラウド上でフォルダーやファイルを管理することができるツールのことになります。総務省の調査によれば、日本の企業で1番導入されているツールがクラウドストレージです。そのため、すでに導入されている企業も非常に多いでしょう。
クラウドストレージは一見、インナーコミュニケーション活性化と無関係のように思える方もいるのではないでしょうか。現在のクラウドストレージにおいては、ファイルごとにコメントを残す機能があり、それを使用すればファイル管理を同時に行えるだけでなく、コメントを書いたり読んだりすることができるのです。そのため、活性化に一役買ってくれるでしょう。
必須！作業を一元化するタスク管理システム
5つ目はタスク管理システムです。その名の通り、社員のタスクを管理するためのツールで、タスクをリスト化できるため、やるべき業務が明確になります。また、プロジェクトの進捗状況が簡単に把握できるため、さまざまな企業で活用されているシステムのひとつです。
タスク管理システムを導入することで、タスクについての会話が社員同士でしやすくなります。それぞれのタスクにはコメントを追加できる機能があり、それを使って社員同士のディスカッションを活性化させることが可能。また、通知機能などもあるので、スムーズに会話ができるようになるでしょう。
コラボレーションツールも魅力的
6つ目がコラボレーションツールです。社内ポータルなどがそれに当てはまります。ビジネスメールやチャット、クラウドストレージ、Web会議システムなどが集約されており、社内でコミュニケーションが取りやすい環境を構築することが可能です。ちなみに、「社内ポータルってどのようなツール？」と思われた方は下記の記事が参考になりますので、ぜひチェックしてみてください。
・今さら聞けない社内ポータルとは？コロナ禍でも企業経営を安定化！
現在においては、Webを利用したクラウドシステムが主流です。そのため、リモートワークでも利用しやすいというメリットがあります。また、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからでもアクセスできるため、コロナ渦においても非常に便利です。
社内Wikiはインナーコミュニケーション活性化にマストなツール
7つ目が社内Wikiです。社内Wikiとは、ナレッジやノウハウを共有するためのシステムになります。例えば、社員がコンテンツを公開して情報発信をしたり、コンテンツを読んでコメントを入力したりすることが可能です。SNSのように使うことができ、社内報としても活用している企業もあるでしょう。社内Wikiについてもっと詳しく知りたい人は下記のページをご参照ください。
・社内Wikiとは！？情報とナレッジ共有が容易にできる企業を目指す
バージョン管理ツールを活用しよう
8つ目がバージョン管理ツールです。GoogleドライブやGitなどがそれに当てはまります。円滑なコミュニケーションを実現できるだけでなく、シンプルな版管理ができるため、作業効率のアップも期待できるでしょう。
まとめ
今回は、インナーコミュニケーション活性化に使えるツールを8つご紹介しました。コロナ渦においては、コミュニケーションがしやすい環境を整えることはとても重要です。ご紹介したこれからのツールを社内に散りばめておくことで、社員同士の会話が取りやすい会社を作ることができるのではないでしょうか。
複数のツールを契約したいという方コラボレーションツールを選択するといいでしょう。そして、導入をする際には社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめです。
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