働き改革やコロナ感染症予防のため、日本の企業にはリモートワークを推進しているところが多いです。しかし、リモートワークは対面で会話をすることができないため、どうしてもインナーコミュニケーションのしづらさを感じます。また、社内コミュニケーションが円滑にできていないと離職率の増加など、企業が受けるダメージは大きいです。
リモートワーク下においてもインナーコミュニケーションを活性化させたいと思われている企業は、Web会議システムを導入してみてはいかがでしょうか。今回は、インナーコミュニケーション活性化を期待できるWeb会議について詳しく解説していきます。
インナーコミュニケーション活性化に必須！Web会議とは？
Web会議とは、PCやタブレット、スマートフォンなどを通じて、遠隔にいる社員同士とコミュニケーションができるシステムのことです。ただ音声を聞くだけでなく、テレビ電話のように映像を通して相手の顔を見ながら話すことができたり、資料を共有したりすることができます。
ソフトやアプリをインストールせずに利用できるものもあるので、手軽さが人気の理由です。また、無料ではじめられるシステムも多く、予算ハードルも低くなっています。
なぜインナーコミュニケーション活性化ツールとして注目されているのか？
昭和や平成においては、インナーコミュニケーションを活性化させるために、社内研修をしたり、1on1ミーティングを行ったりするなどの施策が取られていました。しかし、2020年に流行した新型コロナウィルス感染症拡大によって数多くの企業がリモートワークという働き方を選択せざる得なくなったのです。
リモートワークは、社員が在宅勤務になるため、インナーコミュニケーションを活性化させるためには、遠隔で社員同士が会話のしやすい環境を準備する必要がありました。そのため、Web会議システムや社内Wiki、Web社内報などが積極的に取り入られたのです。
Web会議が注目される理由は、リモートワーク下においてもコミュニケーションをしやすい環境が作れることです。そのため、現在多くの企業が目を向けるシステムであり、導入されているツールになります。
Web会議のメリットを知る！
Web会議を導入すれば、さまざまなメリットを獲得することができます。具体的にどのような魅力があるのかチェックしていきましょう。
場所や時間を選ばず会議が可能
場所や時間を選ぶことなく会議をすることができる点です。対面で会議を行う場合、当然1箇所の場所に複数の社員が集まらなければなりません。会議できる場所を準備しなければなりませんし、いつから開始するのか事前に決める必要があります。
一方、Web会議はインターネット接続環境とデバイスがあれば、社員同士で会話をはじめることが可能です。場所や時間に縛られずに話し合いができるので、メリットを感じる人も多いのではないでしょうか。
予算を大幅に削減できる
予算が削減できることもメリットです。対面で会議を行う場合、下記のような費用がかかります。
・会議室の費用(レンタル費用等)
・オフィス用品(デスク、プロジェクター等)
・各社員の交通費
Web会議では、これらの費用は必要ありません。各社員が自宅にいながら会議を開始できるので、当然レンタルでスペースを借りたり、オフィス用品を準備したりしなくてもいいです。また、1箇所に集まる必要がないため、交通費などを削減することができます。
移動にかかる手間がゼロになる
移動にかかる費用だけでなく、手間も少なくすることが可能です。社員が1箇所の場所に集合する必要がないため、電車に乗ったり、車を運転したりというような手間を削減できます。同時に、「通勤中に事故を起こしてしまう」、「満員電車でコロナに感染してしまう」というリスクも抑えることが可能です。これにより、従業員のモチベーション向上や会社に対する満足度も高くなるのではないでしょうか。
意思決定のスムーズ化
意思決定のスピードが早くなるという点もメリットです。クリックひとつでほかの社員とコンタクトが取れるため、相談がしやすくなります。これにより、決めなければならない物事に対して迅速に対応することができるようになるので便利です。
Web会議のデメリットについて
次に、Web会議のデメリットをチェックしましょう。メリットだけでなく、デメリットもしっかりと見ておくことで導入後に発生するトラブルや後悔をできるだけ抑えられます。そのため、導入を考えている方は必ず確認するのがおすすめです。
通信環境に依存する
1つ目のデメリットは、通信環境に大きく依存する点になります。例えば、都会はインフラ整備が充実しており、通信が快適に行いやすい環境です。一方、田舎においては高速回線を契約できないところもあるので、スムーズな通信が難しいでしょう。
通信がスムーズでない場合、会議中に映像や音声が止まったりする可能性があります。聞き取りづらかったり、伝わらなかったりするので不便です。
しかし、現在は独自の技術で通信環境に依存しない安定性の高いシステムを提供しているところもあるため、そのような製品を選べば問題ないでしょう。ちなみに、下記の記事ではおすすめのWeb会議システムをご紹介していますので、ぜひご参照ください。
・インナーコミュニケーション活性化に欠かせないWeb会議システム11選
対面ではないので表情などを読み取りづらい
表情が読み取りづらい点はデメリットです。対面よりも雰囲気が汲み取りづらいため、相手の気持を察することは難しくなります。
大人数の会議には不向き
大人数の会議は難しい製品も多いです。最大15名までというものもあるため、大規模の会議をする際は、そのような人数に対応しているシステムを選択する必要があります。
Web会議システムの選び方
Web会議システムの種類は非常に多いため、選び方に迷われる方も多いでしょう。ここでは、どのように選べばいいのかを詳しく解説します。
同時接続数をチェックする
1つ目は同時接続数をチェックすることです。製品によって何人まで接続できるのかが異なります。また、プランを準備しているところでは、プランによって同時接続数が変わることも多いです。そのため、製品だけでなく、機能制限についてもしっかり見ておくことをおすすめします。
安定した会議ができるのか確認する
安定した会議ができるかどうかを確認します。安定した通信に対してどのような取り組みを行っているのかチェックするといいでしょう。また、無料で利用できるものやトライアル版があるシステムは実際に利用して安定性を確認するといいです。
使いやすさ
最後は使いやすさです。それぞれのシステムでインターフェースは異なりますので、人によって使いやすい・使いづらいがあるでしょう。安定性と同様に、トライアル版などを利用して確認してください。また、それぞれの製品で機能の充実さが異なります。機能が豊富すぎると使いづらく感じることもあるため、機能性もしっかりとチェックしましょう。
まとめ
今回は、インナーコミュニケーション活性化に欠かせないWeb会議について解説しました。導入することでとても魅力があるツールになりますので、ぜひ活用することをおすすめします。
また、インナーコミュニケーションを積極的に活性化させたいという人には、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめです。KYO-YUは社内ポータルや社内Wikiを構築できるサービスになります。これらのツールはインナーコミュニケーション活性化に一役買ってくれるので、ぜひ導入するのがおすすめです。興味のある方は下記のページからお問い合わせしてみてはいかがでしょうか。
