社内ポータルは、分散したアプリケーションを一箇所にまとめる役割があり、社員が必ずアクセスするビジネスツールです。そのため、デザインが見づらかったり、使いづらかったりすると業務効率化など本来のメリットを獲得することができません。
使いやすい・見やすい社内ポータルにするためには、トレンドを取り入れるほうがいいでしょう。今回は、コロナ渦における社内ポータルのトレンドを7種類ご紹介しますので、興味のある方はぜひご覧ください。
従業員ファーストのデザイン
1つ目のトレンドは社員ファーストなデザインを採用することです。社内ポータルは構築すれば、どのようなものでも使ってもらえるというわけではありません。例えば、使いづらかったりすると社内ポータル離れが起きやすくなります。「使われない＝運用失敗」になってしまうので、従業員目線のデザインを採用することは、運用成功の鍵といえるでしょう。例えば、下記のようなデザインを取り入れると従業員ファーストの社内ポータルが出来上がるのではないでしょうか。
・メニューを設けてどこに何があるのかわかりやすくする
・グラフなどを使い見やすくする
・シンプルを取り入れる
・新しさやワクワクを感じられるデザインを
詳しくはこちらのページで作成ポイントをご紹介していますので、ぜひご覧ください。
従業員ファーストのデザインは、社内ポータルの使用率を向上させることができるため、“使ってもらえる社内ポータル”の構築が可能です。業務効率化やモチベーションアップなど、本来のメリットを獲得しやすくなるので、企業が受ける恩恵は大きいでしょう。
SaaSの社内ポータルがトレンド
2つ目のトレンドはSaaSの採用です。SaaSという言葉は難しいですが、クラウドサービスに関連する言葉で、インターネットを通じて利用できるサービスと覚えておくといいでしょう。
従来においては、自社で構築するオンプレミス型が一般的でした。オンプレミス型は、自社にサーバーを準備して構築します。社内ネットワークを通じて利用できるため、セキュリティ面で安心というメリットがある一方、ハードウェア等に費用がかかるなどのデメリットも多いです。
オンプレミスとは異なるSaaSはクラウドサーバーにソフトウェア(社内ポータル)があるため、どこからでもアクセスすることができます。例えば、社内はもちろんのこと、自宅からでも利用することが可能です。
現在の企業においては、働き方において柔軟な対応が求められます。例えば、感染症が拡大すれば、働く場所をオフィスから自宅にスイッチしなければなりません。また、テレワークの推進はもちろんのこと、ノマドワーカーの採用や休暇を楽しみながら働くワーケーションなど、今後はさまざまな働き方が増えてくることが予想できます。社内ポータルにSaaSを採用すれば、これらの働き方に対応できる社内づくりができるのでおすすめです。
アカウント連携など統合機能型がトレンド
3つ目は、統合機能の搭載です。ITの進化はめざましく、現在ではさまざまな企業が数多くのアプリケーションを利用しています。例えば、ExcelやWordだけでなく、G SuiteやSlack、スプレッドシート、勤怠管理システムなど複数挙げることができるでしょう。
現在は、これらすべてのアプリケーションと連携できる統合機能型が人気です。社内ポータルを立ち上げれば、これからのアプリにアクセスするのが容易なので、業務が効率的になります。統合システムを採用した社内ポータルは、システムの見直しや移行をしなくても済むので、企業側にもメリットがあるでしょう。
従業員の仕事に関連性が高いコンテンツの配信
4つ目は従業員が満足するコンテンツを配信することです。社員に使われる社内ポータルにするためには、運用時においてもトレンドを意識する必要があります。
社内ポータルサイトにおいては、コンテンツを配信することができ、社内Wikiや社内報としても使われることが多いです。社内Wikiや社内報に関する詳しい内容は下記のページをご参照ください。
・社内Wikiとは！？情報とナレッジ共有が容易にできる企業を目指す
・社内報とは！？獲得できるメリットや読んでもらうためのコツもご紹介
特に、現在はターゲットを絞ったコンテンツ配信が主流で、社内コンテンツにおいても同じことが言えます。経営陣や管理者が押し付けるように行うコンテンツは全く見ないという社員が多いです。一方、ビジネスに関するコンテンツは、閲覧数が非常に伸びます。“従業員が興味を示すものが何か？”を考えて配信するコンテンツは、社員に好まれる傾向にあり、現在の社内ポータルコンテンツのトレンドです。
ソーシャル機能の搭載
5つ目がソーシャル機能です。一般的にソーシャル機能は、SNSなどに搭載されている機能のことになります。例えば、ブログやチャット機能はもちろんのこと、社員の投稿に「いいね」を付けられるものやプロフィール、フォーラムなどがそれに該当するでしょう。
社内ポータルにプロフィールを搭載することで、自分自身をブランド化することができ、ほかの社員にも愛着を持ってもらいやすくなります。また、社員同士の関係構築にも役立てられるので、インナーブランディングなどにも活用することが可能です。
また、ソーシャル機能は閲覧する側にもメリットがあります。例えば、投稿にどのぐらいのアクセスや「いいね」が押されたのか知ることができたり、ユーザー同士のコメントを確認できたりするため、会社で何が起きているのか把握しやすいです。どのような投稿が社内で話題になっているのかを知れるため、社内トレンドに乗りやすいこともメリットでしょう。また、自分だけがその話題を知らないことでモチベーションが下がることも少なく、風通しの良い企業づくりができます。
マルチデバイス対応
6つ目のトレンドはマルチデバイスへの対応です。従来において、デスクワークと言えばパソコンでした。カチカチとキーボードを叩き、顧客対応をしたり、何かを作ったりしていたイメージをお持ちの方も多いはずです。
しかし、現在はデバイスの普及と技術革新によって、スマホやタブレットでもパソコンとほぼ同じようなことができるようになりました。インターネット検索やメール、チャットなどはもちろんのこと、画像・動画編集、ゲームなどできることは多義に渡っています。
そして、スマホやタブレットはビジネスにおいても欠かせないツールとなり、業務で利用しているところも多いでしょう。そのため、社内ポータルにおいてもデバイス対応にするのがおすすめです。デバイスから社内ポータルにアクセスできれば、手軽さが増します。また、営業先や出張先などパソコンを持っていけない場所からもアクセスができるので非常に便利です。
幅広いコンテンツを扱える社内ポータルがトレンド
7つ目のトレンドは、幅広いコンテンツを扱える社内ポータルサイトです。例えば、下記のようなコンテンツを扱えるとインターフェースに対する満足度は向上し、従業員が納得できるものを提供できます。
・画像
・動画
・グラフ
・表など
まとめ
今回は、コロナ渦の社内ポータルトレンドについて解説しました。企業の中には、自社の社内ポータルがトレンドに乗れていないと感じた方もいるのではないでしょうか。
そのような企業には、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめです。KYO-YUは、要件に合わせてカスタマイズが可能なため、トレンドに乗った社内ポータルサイトを構築できます。また、運用面でアドバイスしてもらうことも可能。興味がある方は下記のページからお問い合わせしてみてはいかがでしょうか。
