社内マニュアルの作り方！作り方の手順や制作・運用時のポイントを解説

2020.06.03

社内マニュアルは業務効率化や社員教育に大きな影響を与えます。そのため、導入する際、作り方がもっとも重要となるでしょう。導入効果を得るためには、正しい作り方の手順と制作する際のポイントを把握する必要があります。そこで、今回は社内マニュアルの作り方や制作・運用時のポイントをご紹介しますので、興味のある方はチェックしてください。

社内マニュアルの作り方の手順

制作の手順を知ることで、何からはじめればいいのかわかります。そのため、「取り掛かりやすい」、「スムーズに制作を進められる」などのメリットがあるでしょう。ステップ別に詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

STEP.1「社内マニュアルの内容を決める」

社内マニュアルの内容を決めることです。盛り込む内容をカテゴリにわけて分類していきます。そして、内容に盛り込む必要があるカテゴリなのかを話し合う必要があるでしょう。さらに、構成を考えます。構成を企画する際は、マニュアル化すべき内容なのか、それともすべきでないのかをしっかりと決めましょう。

内容を考える前に、下記に目を通しておくことをおすすめします。

・社内規則
・コンプライアンス

企業において、社内規則やコンプライアンスはもっとも遵守すべきルールです。そのため、事前に確認しておけば、これらに矛盾のないコンテンツを作ることができます。

STEP.2「社内マニュアルを作成する」

構成が決まったら、コンテンツを作成していきます。その後、社内マニュアルに従いながら作業を開始してください。実際に、作業をしてみて不足している点や削除したい内容がある場合、修正を加えていきます。これにより、物足りなさや間違った内容を取り除くことができるでしょう。

修正が完了したら、上司や担当者に読んでもらいます。これにより、さらに精度を高めていくことが可能です。

STEP.3「社内マニュアルを共有する」

次に、内容を共有します。基本的にすべての社員に共有するのが一般的です。しかし、特定の部署に対する内容の社内マニュアルであったり、新入社員向けであったりする場合、適切な人に共有してください。また、誰まで情報を共有していいのかわからないなら、共有範囲を明確にする必要があるでしょう。

STEP.4「必要に応じて編集をする」

運用をスタートし、必要に応じて編集をしてください。社内マニュアルは制作したら終了というものではありません。シンプルに制作して、運用後の更新に力を入れる企業が多いように、運用後の編集が重要な作業になります。

社内マニュアルを作成する際の7つのポイント

社内マニュアルを作成する際のポイントは7つあります。ポイントを抑えておくことで、「適切なターゲットに情報を共有できる」、「わかりやすいコンテンツを制作できる」などのメリットを獲得することができるでしょう。

作成のスケジュールを決定する

1つ目のポイントはスケジュールを決めることです。基本的に通常業務と平行して制作していくことになります。そのため、スケジュールを決めないと通常業務を優先的に行ってしまうので、社内マニュアルの制作が後回しになってしまう可能性があるでしょう。スケジュールを明確にしておくことで、徐々に制作を進められるのでおすすめです。

また、リリースしたい時期に合わせてスケジュールを調整します。例えば、新入社員向けのものを作成する場合、入社式に合わせて制作することになるでしょう。企業において、この時期は決算などで繁忙期になるため、負担が大きくならないようにスケジュールを組むのがコツです。

マニュアルのフォーマットを決める

2つ目のポイントは、フォーマットを決めることです。一般的に使用されるフォーマットは下記が多くなります。

・Word
・Excel
・PowerPoint
・HTML

使用するフォーマットを事前に決めることで、1種類の形式に統一させることができるので便利です。また、現在では、社内マニュアル作成ツールもあります。

・【2020年最新版】社内マニュアル作成ツールおすすめ10選

社内マニュアル作成ツールは、Webで共有するというケースが多いです。そのため、HTMLというフォーマットが使われます。HTMLと聞くとHTMLタグやCSSを使うことをイメージされる方も多いですが、ツールを活用することで、Wordで記述するようにコンテンツ制作が可能です。そのため、誰でも導入することができるでしょう。

誰に読んで欲しいのかを決める

3つ目のポイントは、ターゲットを明確にすることです。制作する際、読み手を意識することが重要になります。例えば、新入社員向けの社内マニュアルを制作する場合、難しい専門用語を頻繁に使用したら理解に時間がかかってしまうでしょう。

読み手を意識することでわかりやすい情報を提供することができます。これにより、社内マニュアルの定着率も高まるでしょう。

図や表を使ってわかりやすく作成する

4つ目のポイントは、図や表を活用することです。文章に合わせて図や表を使うことで、視覚的にわかるコンテンツを提供できます。見やすいですし、理解しやすいのでメリットが多いです。

また、現在では、画像や動画を導入する企業も増えています。動画を活用すれば、eラーニングのように学ぶことができるので、非常にわかりやすいでしょう。また、文章だけでは伝わらないことも簡単に表現できるのでおすすめです。

用語は定義する

5つ目のポイントは、用語は定義することです。社内マニュアルを制作する際、どうしても専門用語を使わなければならない場面に遭遇することもあるでしょう。その際、用語を定義しておくことで、わかりづらさを取り除けます。

文章は読みやすくする

6つ目のポイントは、わかりやすい文章を心がけることです。伝わってはじめて意味のあるものになるため、わかりづらい文章は好ましくありません。下記のような点を意識するとわかりやすい文章を書くことができます。

・専門用語はできるだけ避ける
・文章はできるだけ短くする
・結論ははじめに述べる
・主語と述語を近づける
など

フローチャートを入れる

最後のポイントは、フローチャートを入れることです。フローチャートを書くときは、上から下へ流れるように書きます。できるだけ文章を減らし、判断が必要場合はひし形で表記してください。

社内マニュアル運用時の3つのポイント

社内マニュアルを運用する際のポイントもご紹介していきます。

必ず共有をして放置の状態にしない

必ず共有してください。共有しないと使われなくなりますので、意味のないものになります。寝かせたままにしておかないのが重要です。

できるだけ活用させる

できるだけ活用することをおすすめします。マニュアルを読んでもらった後は、生の声を付け加えたりすることで、最新の情報を提供できます。

更新を欠かさないようにする

できるだけ更新頻度は高めましょう。情報が古いまま放置されていると価値が下がります。更新し続けることで完成度が高まるので、運用する際、更新は非常に重要なポイントです。

まとめ

社内マニュアルは正しく制作することで、運用されやすくなります。同時に、獲得できるメリットも多くなるでしょう。社内マニュアルは作ったら終わりではなく、更新することがもっとも重要です。担当者は更新を忘れないように意識し、常に最新の情報を提供するようにしてください。