業務を円滑に進めるために、社員同士の情報共有は必要不可欠です。もし、情報共有が上手く行われていないと、進捗率が伸びなかったり、ミスが発生しやすくなったりします。
情報共有をする方法はさまざまですが、近年においては社内共有サイトを活用する企業が多いです。そこで、今回は社内情報共有サイトの基礎知識と導入メリットをご紹介しますので、興味のある方はチェックしてください。
社内共有サイトとは？
社内共有サイトとは、業務に必要な情報をサイト上で管理し、複数の社員が同時に情報を共有したり、編集できたりするツールのことです。社内共有ツールと呼ばれることもあるでしょう。
現在では、機能性が高く、社内共有サイトでさまざまなことができるようになっています。例えば、社内Wikiのように、Webページを制作することができたり、ビジネスチャットのように社員間でメッセージのやり取りをすることができたりもします。さらに、ファイル共有やグループウェアシステムを利用することもできるので、とても便利なツールです。
ちなみに、社内Wikiって何？と思われた方はこちらのページで詳しくご紹介していますので、興味のある方はチェックしてください。
社内共有サイト導入のメリット
導入することで、4つのメリットを獲得することができます。また、これらを得ることで会社経営にも良い影響を与えるため、積極的に取り入れる企業が多いです。
情報伝達がスムーズになる
1つ目のメリットは、情報伝達のスムーズ化です。書類を使って社員が情報共有を行う場合、すべての人に情報が行き渡るまで時間がかかります。規模の小さい企業なら1日で情報共有を終えられる可能性がありますが、数百人数千人というような企業においては、相当な時間と手間がかかることは一目瞭然です。
一方、社内共有サイトは情報をアップロードしたら、社員が一斉に情報を閲覧することができます。回覧する必要もないため、伝えたいことをスムーズに共有できるので便利です。
ほかの部署とのコミュニケーションが活性化
部署の垣根を超えてコミュニケーションを取れるという点もメリットです。部署が異なる場合、接触する機会が少ないため、企業の中にはほかの部署の社員と全く会話をしないというケースは珍しくありません。部署間のコミュニケーションに弊害が発生していると、クライアントを気軽に紹介できる仲ではないため、案件を逃してしまい、企業の利益に大きな影響を与える可能性があります。
社内共有サイトを導入すると、TwitterやInstagramのように気軽に情報発信が可能。また、ビジネスチャットを利用できたり、社内Wikiで情報を配信できたりするため、部署間の壁が低くなり、オープンなコミュニケーション環境を構築できます。
ペーパーレス化によるコストカット
ペーパレス化を期待できることもメリットです。社内共有サイトはさまざまな情報を扱うことができるため、今まで使っていた書類をそれに置き換えることができます。例えば、社員名簿や業務マニュアル、社内報などをサイト上で管理することが可能です。書類で管理する必要がなくなるため、ペーパレス化を促進できます。
また、同時に用紙やプリンター、インクの消費が少なくなりますので、経費を大幅にカットすることが可能です。コロナウイルスの感染によって経営状態が以前よりも思い通りに行かない企業も多いでしょう。大きなランニングコストは企業経営に大きな影響を与えます。そのため、プリンターやインクなど細かいコストも削減したいと考えているところは少なくありません。この機会に、社内共有サイトを導入して、コストを削減するというのも1つの手段ではないでしょうか。
社員からの問い合わせを減少
4つ目のメリットは、社員からの問い合わせの削減です。「福利厚生について詳しく知りたい」、「副業をしても問題ないのか知りたい」というような疑問が担当部署に寄せられることがあります。質問件数が多いと業務を効率的に進められません。
社内共有サイトには、社内Wikiのように情報をWebページで扱うことができ、Q&A形式でよくある質問を制作することが可能です。そのようなページを作れば、社員は知りたいことをWebページにアクセスするだけでチェックすることができるため、問い合わせ件数を減らすことができます。
社内共有サイトのデメリット
社内共有サイトの導入にはデメリットもあります。デメリットを知っておくことで自社に相応しいツールなのか正しく判断することができるため、チェックしておくのがおすすめです。
ツールの定着に時間と負担がかかる
ツールの定着に時間と負担がかかることはデメリットです。社員に使い方を説明したり、ログインIDやパスワードを設定したりする必要があるため、手間がかかります。また、運用にはランニングコストが発生するケースもあるので、費用面で負担になる可能性もあるでしょう。
しかし、使いやすいものを選択することで定着しやすい環境を作ることができます。また、初期コストのみで導入できるサービスを利用すれば、ランニングコストが全くかからないため、費用面の負担を抑えることも可能です。
公私混同を抑制する必要がある
公私混同になってしまう可能性もあります。社内共有サイトはSNSのように利用することが可能なため、仕事に関係のない投稿が増えてしまうというケースもあるでしょう。そのため、運用する前にある程度のルールを作り、社員に利用してもらうのが好ましいです。
コミュニケーションによる疲弊が生まれる
コミュニケーション疲れが発生する心配があります。例えば、メールを受信したら返信しなければなりません。この返信の必要性に疲れを感じてしまう社員もいます。そのため、公私混同と同様に対策をする必要があるでしょう。
社内共有サイトの構築方法
社内共有サイトの構築方法は3つあります。導入を決めた方は、自身に合ったものを選択し、導入してください。
ツールを導入する
1つ目の方法は、ツールを導入することです。ツールを導入することで、簡単に社内共有サイトを構築することができます。しかし、下記のような注意点もしっかりと把握しておく必要があるでしょう。
・月額料金になるため、ランニングコストがかかる
・オリジナル性に乏しい
そのため、「ランニングコストを抑えたい」、「オリジナルの機能が欲しい」という企業はツールを選択しづらい場合もあるでしょう。
自社で制作をする
2つ目の方法は自社で社内共有サイトを構築することです。IT企業など、普段からサイト制作に慣れている企業が選択しやすい方法になります。しかし、通常業務と平行して制作しなければならないので、時間がかかったり、社員の負担が大きくなったりする可能性があります。
社内共有サイトの制作を依頼する
3つ目は、制作依頼をする方法です。この構築方法を選択すると下記のようなメリットを獲得できます。
・オリジナリティの高いサイトを構築できる
・初期コストのみで構築してくれるサービスもある
・自社サーバーに組み込むことも可能
・運用面でアドバイスもしてくれる
現在では、費用面や運用のしやすさに魅力があるので、社内共有サイトの制作依頼をする企業が増えています。
まとめ
今回は、社内共有サイトの基礎知識を解説しました。導入を決めた方の中には、社内共有サイトの制作依頼を検討している人もいるでしょう。そのような企業には、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめです。
KYO-YUは初期費用のみでサイトを構築することが可能なため、ランニングコストが一切かかりません。また、情報共有に必要なあらゆる機能が搭載されています。KYO-YUが気になる方は、下記のページから無料デモサイトの依頼をしてみてはいかがでしょうか。
