現在、社内共有ツールを導入する企業が増えています。その理由は、テレワークを推進したり、働き改革を行ったりする会社が多くなったからです。
企業の管理者の中には、これから導入を検討している方もいるのではないでしょうか。今回は、社内共有ツールとは何か？などの基礎知識からおすすめのツールまでご紹介しますので、興味のある方はぜひチェックしてください。
社内共有ツールとは！？
社内共有ツールとは、ビジネス版のコミュニケーションツールです。仕事版のLINEやFacebookであると捉えると簡単に理解することができるのではないでしょうか。また、社内共有サイトや情報共有ツールとも呼ばれます。
社内共有ツールには、チャット機能が搭載されており、パソコンやスマートフォンを通じて社員と会話することができます。また、ファイル共有機能が付いており、仕事に必要なファイルを管理したり、同時編集ができたりもします。さらに、社内Wikiのように知識やノウハウを蓄積することもできるので、企業は導入することでさまざまな効果を得られるというわけです。
社内共有ツールの選び方
社内共有ツールは種類が豊富です。また、それぞれの製品で特徴が異なります。そのため、導入する前に選び方を知ることはとても重要です。
ツールをご紹介する前に、選び方のポイントを3つご紹介しますので、参考にしてください。
導入コストと月額料金は要チェック
導入コストと月額料金をチェックすることです。基本的に月額料金で商品を販売しているところが多くなっています。月額料金はランニングコストになりますので、しっかりと確認するのがおすすめです。
使いやすさを確認しよう
使いやすいものを選びましょう。デザイン性や機能性が各製品で異なります。機能があまりにも多いと使いづらさを感じることもあるでしょう。また、デザインもできるだけシンプルなほうが使いやすいです。無料お試しや無料デモサイトを利用し、使いやすいかどうかチェックしてから導入することをおすすめします。
ツールに搭載された機能をチェックしよう
機能をチェックすることも選ぶ際のポイントです。企業によって欲しい機能と必要でない機能は異なります。もし、使いたい機能がなかったら、導入後に後悔することになるでしょう。逆に、必要のない機能がたくさんある場合、使いづらさを感じてしまう原因にもなります。そのため、「欲しい機能と必要のない機能は何か？」を明確にしてから選択するのがおすすめです。
社内共有ツール8選
早速、おすすめの社内共有ツールをご紹介していきます。特徴を詳しくご紹介していますので、選ぶ際の参考にしてください。
また、社内Wikiツールや社内マニュアル作成ツールの導入を検討している方は、下記の記事でおすすめのツールをご紹介しています。ぜひチェックしてください。
・【2020年最新】社内Wikiツール16選！無料から有料まですべてご紹介
・【2020年最新版】社内マニュアル作成ツールおすすめ10選
Slack
Slackはすべての作業をチャンネルで管理することができるツールです。チャンネルは共有することができるため、チーム内でスムーズに連携が取れるようになります。また、メッセージング機能や音声通話・ビデオ通話機能が搭載されているため、会話を簡単に行うことが可能です。そのため、コミュニケーションの活性化にも繋げられるでしょう。
Chatwork
Chatworkは、とても有名なコミュニケーションツールで、企業だけでなく個人事業主なども積極的に活用しています。導入企業は269,000件を突破しており、多くの企業で使われていることが理解できるでしょう。
Chatworkには、グループチャットやタスク機能があるため、仕事を一緒にする複数人がさまざまなメッセージに返信することができます。また、Cc/Bcc漏れも防ぐことができるので便利です。
ビデオや音声通話機能も搭載されており、会議や打ち合わせを容易に行うことができます。また、無料であらゆる機能を使うことができるため、「費用を節約したい」、「オリジナルの機能は必要ない」という方におすすめです。
Chatter
Chatterは多機能な社内共有ツールです。サポートケースの作成や案件の進捗状況の更新などをすべてのコミュニティから行うことができます。また、モバイルに対応しており、さまざまな端末からアクセス可能。これにより生産性の向上を期待することができます。
Chatterにはグループ機能があります。組織全体でディスカッションをすることができ、会社が良い方向に向かうように皆で意見を交わすことが可能です。また、アンケート機能もあるので、部門を広げて社員から意見を聞くことができます。
DocBase
DocBaseは書きやすいエディタが搭載されているのでおすすめです。社内報等、情報を配信する際には、情報公開ページを作成する必要があります。DocBaseは、Wordのように簡単に文章を作成することができるので、使いやすいです。また、マークダウン機能などもあるので、文字入力のミスも未然に防ぐことができます。
そのほかにもセキュリティが強固で安全性が高いという点もおすすめです。シングルサインオンや2段階認証などが搭載されており、安全に運用することが可能。テレワークを想定してツール選びをしている企業も安心して選択することができるでしょう。
Talknote
Talknoteもおすすめのツールのひとつです。グループ機能があり、仕事に関連するメンバーと情報を共有することができます。また、タイムライン機能を搭載されているので、社外から会社の状況を簡単に把握することが可能です。
チャットで社員同士会話することもできます。メールに比べてスピーディーにお話ができるので、生産性の向上やコミュニケーションコストの低下を期待することができるでしょう。
Yammer
Microsoftが提供する社内共有ツールです。ファイル共有はもちろんのこと、ファイル編集やWeb用のOfficeを使用することも可能。そのため、業務の効率化を期待することができます。
また、共通の関心を持つコミュニティを作ることが可能です。組織内の連携を強めたり、コミュニケーションの活性化を期待できたりするので、メリットが多いでしょう。
Qiita:Team
公式サイト
生産性の向上を期待できる社内共有ツールです。テンプレート機能があるので、日報や議事録を簡単に書いて投稿することができます。また、議事録を見れば必要な情報を知ることができるため、会議を少なくして経営を効率化できるでしょう。
また、記事にはコメントを投稿することができます。書いたものに対する社員の反応を見たり、議論をしたりもできるので、コミュニケーションの活性化にも繋がるでしょう。
G suite
Googleが提供している社内共有ツールです。GmailやGoogle Driveなど、Google製品を使用して情報を共有したり、メッセージのやり取りをしたりすることができます。
また、リアルタイムで共同編集を行える機能もあるのでおすすめです。チームのメンバーや社外のユーザーが同じファイルにアクセスし、編集することができます。作業を分担することができるので、業務効率化を期待することが可能。また、テレワークなど離れた社員同士が一緒に作業する際も非常に便利です。
まとめ
今回は、おすすめの社内共有ツールをご紹介しました。社内共有ツールはそれぞれで特徴が異なりますので、慎重に選ぶ必要があるでしょう。
ほとんどの社内共有ツールが月額制を採用しています。そのため、ランニングコストが気になるという方もいるのではないでしょうか。また、オリジナルの機能が欲しいと思われている人もいるでしょう。
そのような方には、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめです。KYO-YUは、初期コストのみで導入することができ、運用コストを抑えることが可能。また、オーダーでオリジナルの機能を搭載してもらうこともできます。そのため、利用すればオリジナル性の高い自社だけの社内共有ツールを導入することができるでしょう。
KYO-YUが気になる方は下記のページからお試しをしてみてはいかがでしょうか。
