社員のファイル等を管理するために、社内共有システムを導入している企業は珍しくありません。ツールやWebサイトで管理することができ、システムによっては社外からアクセスできるため、テレワーク時にも活用しやすいというメリットがあります。
社内共有の方法はさまざまですが、現在ではクラウドを活用している企業が多いです。そこで、今回は社内共有をクラウドで行うメリットやクラウドストレージの選び方を解説しますので、興味のある方はぜひチェックしてください。
クラウドで社内共有！オンラインストレージを活用
クラウドで社内共有を行うことをクラウドストレージやオンラインストレージと言います。主に、インターネット上でファイルを共有するサービスで、現在では企業だけでなく個人においても積極的に活用されているシステムのひとつです。
社内共有をクラウドで行う必要性
クラウドの必要性として真っ先に挙げられるのがセキュリティーです。セキュリティーの安全を容易に確保することができるため注目されています。
例えば、社員のパソコンでファイル等を管理している場合、そのファイルをUSBに移行させて持ち帰ることが可能です。悪用するつもりがない社員でも帰宅中にUSBを落としてしまったり、飲食店に忘れてしまったりする可能性があります。そのUSBを外部の人間が拾ってしまうと情報が漏洩してしまうでしょう。また、パソコンでデータを管理しているとウィルスに感染するリスクが高いです。データを盗み見されてしまう可能性があるので、情報漏えいの原因になります。
一方、ファイルをクラウドで社内共有すれば、自宅で仕事をする場合でもデータを持ち出す必要がありません。また、現在のクラウドストレージはセキュリティー対策がしっかりと施されているものが多く、ハッキングされたり、ウィルスに感染させられたりする心配が少ないです。そのため、データを安全に管理するという点からクラウドでの社内共有は必要性が高いと言えそうです。
クラウドで社内共有をするメリットとは？
ご紹介したように、セキュリティーが強固で情報漏えいのリスクを大幅に下げられるという点もクラウドの魅力ですが、そのほかにも多くのメリットがあります。1つ1つ具体的に解説していきますので、ぜひチェックしてください。
場所や時間に関係なくアクセスができる！
時間や場所を選ぶことなく、ファイルにアクセスできるという点はメリットです。通常、パソコンでデータを管理している場合、オフィスにあるパソコンを立ち上げなければファイルを編集することができません。しかし、クラウドで社内共有すれば、オフィス内だけでなく、自宅やカフェ、取引先などさまざまな場所からアクセスすることが可能。また、ファイルにアクセスできる時間帯は決められていませんので、24時間365日自由にファイルを作成したり、編集したりすることができます。
ファイル共有が簡単！
ファイル共有を簡単に行えるという点もメリットです。例えば、社員1人1人がパソコンでファイルを管理している場合、共有する際はメールで送信したり、USBに移行させたりしなければなりません。これではスムーズに社内共有を行うことは難しいです。
一方、クラウド上で社内共有をすれば、自分のパソコンからクラウドストレージにアクセスして、簡単に同僚の作業を引き継いだり、作業中のファイルを見てアドバイスができたりします。共有に時間がかからないので、業務効率化も期待することができるでしょう。
コスト削減
コストの削減も期待できます。大容量のサーバーを自社で構築する場合、膨大な費用が必要です。しかし、クラウドストレージを契約すれば、月額料金を支払えば利用できるので、初期費用やランニングコストを大幅に削減できるでしょう。
共同編集により業務効率化を期待
共同編集ができるという点も魅力のひとつです。サービスによっては、1つのファイルに複数人の社員が同時進行で作業を行うことができます。特に、社内共有ツールの中には、同時編集を実現できるものも多くおすすめです。こちらの記事では、おすすめの社内共有ツールをご紹介していますので、興味のある方はアクセスしてください。
ファイルの一元管理が可能
ファイルの一元管理ができるという点もメリットです。パソコンでファイルを管理している場合、管理している拠点が複数あるという状態になります。管理先がバラバラになると情報をまとめるのに手間がかかり、スマートな管理体制とは言えません。
クラウドを利用すれば、ファイルを一元管理することが可能。欲しいファイルを検索してすぐに利用できるので便利です。
クラウドで社内共有するデメリット
クラウドで社内共有をすると数多くのメリットがありますが、逆にデメリットも存在します。システムの導入を検討している方は、デメリットも確認した上で契約をするといいでしょう。
カスタマイズが困難
1つ目はカスタマイズの柔軟性が低いという点です。基本的に機能性はサービスに依存しますので、契約した後で欲しい機能がなかったというケースも少なくありません。また、機能を追加することは難しいため、カスタマイズはできないでしょう。
セキュリティへの注意
セキュリティーの安全性にメリットがあるクラウドですが、ウィルスに感染したり、ハッキングされたりする危険性はゼロではありません。そのため、契約をする前にどのようなセキュリティー対策を行っているのか確認しましょう。
災害等で障害が発生するリスクあり
災害時に障害が発生するリスクがあります。例えば、サーバーのデータセンターがある地域で停電などが発生すると、ファイルにアクセスできなくなる可能性があるでしょう。
何が基準！？クラウドの選び方を知る
クラウドで社内共有をする場合、どのようにストレージを選んだらいいのかわからない方も少なくないでしょう。最後に選び方を解説しますので参考にしてください。
容量
1つ目は容量です。ストレージサービスによって確保できる容量が異なります。自社に必要な容量はどのぐらいなのかをあらかじめ調査した上、適切な容量で契約するのがおすすめです。
セキュリティ対策の内容
セキュリティー対策も選ぶ基準のひとつです。企業においては、顧客情報や企業情報などの重要なデータを扱います。そのため、情報漏えいが発生してしまうと多くの人に迷惑をかけてしまう可能性があるでしょう。選ぶ際は情報漏えいの可能性が低いセキュリティー対策をしっかりと行っているところを選択するといいです。
機能性
機能性も選ぶときの基準のひとつです。サービスによってバージョン管理やバックアップ機能などがあります。機能の有無はサービスによって異なりますので、機能性をチェックして契約してください。
まとめ
今回は、クラウドで社内共有をするメリット等をご紹介しました。実際に、クラウドで社内共有ができるシステムの導入を検討している方は多いでしょう。そのような方におすすめなのが、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」です。
KYO-YUは、社内共有サイトを実現してくれるサービスになります。初期コストのみで立ち上げができ、オリジナル機能を追加することも可能です。また、自社サーバーにシステムを構築することもできます。興味のある方は下記の無料デモサイトを利用してみてはいかがでしょうか。
