社内ポータルサイトには、さまざまな機能が搭載されており、その機能が業務をサポートしてくれます。しかし、ツールやサービスによってどのような機能が備わっているのかが異なるため、機能面でツール選びに迷う方が多いです。
これから社内ポータルサイトの導入を検討している方の中には、どのような機能が搭載されているツールを選べばいいのかわからない方もいるのではないでしょうか。そこで、今回は社内ポータルサイトに欲しい機能をご紹介しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
社内ポータルサイトに搭載したい機能まとめ
社内ポータルサイトに搭載したい機能は7つあります。それぞれの機能を詳しく解説していきますので、ぜひチェックしてください。
簡単コンテンツ作成機能
1つ目の機能は、簡単コンテンツ作成機能です。社内ポータルサイトは社内Wikiとしても情報配信ができるため、コンテンツ制作を積極的に行う企業も多いでしょう。「社内Wikiって何？」という方は下記のページを参考にしてください。
・社内Wikiとは！？情報とナレッジ共有が容易にできる企業を目指す
簡単コンテンツ作成機能は、HTMLを使用する必要がありません。Wordを操作するかのように、Webページを制作できるので非常に便利です。また、動画や画像をドラッグ・アンド・ドロップで挿入することができるため、クオリティが高く見やすいコンテンツ制作を行うことができます。
簡単コンテンツ作成機能があると、投稿者はスムーズにコンテンツを投稿することが可能です。これにより、コンテンツが増えない状態に陥ることがないため、豊富な情報が社内ポータルから社員に提供できます。また、編集もしやすいため、コンテンツのブラッシュアップもしやすいです。古い情報のままになってしまう心配がないため、最新の情報を従業員にお届けできます。これにより、見られるコンテンツの運用の可能となるでしょう。
スケジュール管理機能
2つ目は、スケジュール管理機能です。スケジュール管理機能では、会議の日時やタスクの期日をカレンダー形式で管理することができます。また、登録したスケジュールは従業員で共有することができるので、スケジュール表を毎月ペーパーで共有する必要がありません。チーム内の情報共有不足やタスクの見落としを防ぐことができるので、社内ポータルに搭載したい機能のひとつです。
プロジェクト管理機能
3つ目はプロジェクト管理機能です。プロジェクトの目標や進捗状況を一目で確認することが可能。もちろん、共有することもできるため、どのぐらいプロジェクトが進んでいるのか簡単に把握することができます。
また、どの部分を誰が担当しているのかも容易に知ることが可能です。「誰が担当しているのかわからない」、「どのような状況になっているのかがわからない」というような事態になりづらいため、プロジェクト管理がしやすくなるでしょう。
レポート機能
4つ目はレポート機能です。レポートを利用することで、現場の状況をリアルタイムで配信することができます。万が一、現場でトラブルが発生した場合でも職場とすぐに連携ができるため、迅速に対処することができるでしょう。
また、ほとんどの社内ポータルサイトは、スマホやタブレットと連携することができます。現場にパソコンを持ち運ぶ必要がなく、手元にあるスマホやタブレットでレポートを作成できるので便利です。
さらに、データを記入すると自動でグラフ化してくれる機能やデータを分析してくれる機能も搭載されている社内ポータルもあります。レポート制作も簡単になるので制作の負担を大幅に削減することができるでしょう。
コミュニケーションツール機能
5つ目はコミュニケーションツール機能です。社内ポータルサイトをインナーコミュニケーション活性化に使っている企業が多く、搭載している方が多くなっています。インナーコミュニケーションについて詳しく知りたい方は下記のページを参考にしてください。
・インナーコミュニケーションとは？注目される理由と活性化の効果
コミュニケーションツール機能を利用すると、従業員とチャットで会話をすることができたり、ビデオ会議を行ったりできます。特に、現在はリモートワークが推進される時代です。在宅ワークをする社員同士の連携が取りやすく、積極的に活用される機能となるでしょう。
コメント機能
6つ目はコメント機能です。制作したコンテンツ対してコメントをすることができる機能で、コミュニケーションツール同様にインナーコミュニケーション活性化を期待することができます。また、コメントをもらうことで、情報やナレッジを共有するために投稿した方が従業員からの反応を見ることが可能。投稿のモチベーションアップにも繋がるのでぜひ活用したい機能です。
フォーム作成機能
最後はフォーム作成機能です。通常のWebサイトのフォーム作成においては、ユーザーからのお問い合わせとして使われることが多いですが、社内ポータルサイトは申請フォームとして使用するケースが多くなっています。
例えば、出張費用の申請や有給休暇申請などを行うことが可能です。上司に口頭で申請する必要がないため、上司と部下のやり取りを少なくすることができます。また、申請するためにほかの部署まで足を運ぶ必要もなくなるので便利です。
不十分な機能で運用するリスク
搭載したい機能をご紹介しましたが、不十分な機能のまま社内ポータルサイトを運用すると社員の定着率が悪かったり、使われなくなったりする可能性があります。実際に、どのようなリスクがあるのかチェックしていきましょう。
コンテンツが更新されづらい
コンテンツが更新されづらくなります。コンテンツが作りづらいと情報の更新がされづらくなり、情報が古い状態まま公開され続けるという状態になる可能性があるでしょう。そのため、投稿しやすくなるための機能があるほうが好ましいです。
コンテンツが見られない
コンテンツが見られなくなるリスクがあります。例えば、投稿しづらいと新しい情報がアップされたり、古い情報がブラッシュアップされなかったりするので、閲覧者は欲しい情報を得られなくなるでしょう。
利用する社員が低下
投稿されない・見られないという状態に陥ると、社内ポータルの利用率は大幅に減ります。チャット機能だけしか使われていない、スケジュール管理のみ利用されている状態になってしまうこともあるでしょう。本来、社内ポータルサイトは多機能で、さまざまなアプリケーションが使われるべきです。この状態になると十分に力が発揮されていないと言えます。
結果的に全く使われなくなることも！
結果的に、全く使われなくなることもあります。
・コンテンツ制作がしづらい
・スケジュール管理を誰も使用していない
・チャットやビデオ会議が社内ポータルを通じて行われない
上記のような状態になると誰も利用していないため、コストをかけて社内ポータルを構築しても無駄になってしまう可能性があります。
まとめ
今回は、社内ポータルサイトに搭載したい機能を解説しました。ご紹介した機能がすべて揃っている構築サービスをお探しの方もいるのではないでしょうか。そのような方には、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめです。
KYO-YUには、簡単コンテンツ作成機能やフォーム作成機能、いいねボタン機能など、社内ポータルに必要な機能が充実しています。また、オリジナル機能においても対応してくれるので、機能を重視したいという方に適したサービスです。下記のページから無料デモサイトを体験することができます。興味のある方はぜひアクセスしてください。
