社内報の制作を新しく任された担当者の中には、どのような仕事をすればいいのかわからないという方も少なくないでしょう。社内報は、社員に情報発信する際の重要な媒体なので、仕事内容を把握していない場合、正しい情報配信が難しくなります。
新しい担当者は社内報の制作に取り掛かる前に、仕事内容を一度クリアにしておくと安心です。そこで、今回は社内報担当者の仕事内容について詳しく解説しますので、参考にしてみてください。
社内報担当者の仕事内容とは！？
社内報担当者の仕事内容は、大まかにわけて6つあります。それぞれの内容を詳しくご紹介していきますので、チェックしてください。
社内報の記事の企画案作成
1つ目は企画案の作成です。企画立案では、どのような社内報にするのかを決めます。例えば、下記のような企画案が有名です。
・社員インタビュー記事
・社員の結婚・出産報告記事
・ランチ特集
・経営陣からのメッセージなど
上記以外にも数多くの有名な企画案があります。こちらの記事で、社内報のネタについて詳しく解説していますので、興味のある方はチェックしてください。
また、企画立案は担当者がとても苦労する仕事と言えます。何もない状態から社員に読んでもらえるものを生み出す必要があるので、大変な作業です。さらに、社内報の制作は年に1度というようなペースではありません。企業によっては月1のペースで制作するところも少なくないでしょう。企画立案の機会が多くなればなるほど、ネタ切れが発生します。そのため、ベテランの担当者ですら頭を悩ます人は非常に多いです。
新しい担当者がはじめから立派な企画立案を作成することは容易ではないでしょう。そのため、まずは先輩担当者からアドバイスを仰ぐといいです。また、ネタを紹介しているWebサイトもたくさんあるので、そこからネタを拾うとスムーズに企画立案ができる可能性があります。
インタビュー取材
2つ目はインタービュー取材です。下記のような企画立案で社内報を制作する場合、インタービュー取材が必要になります。
・社員インタビュー記事
・結婚出産報告記事
・経営陣からのメッセージ
例えば、社員インタビュー記事の場合、特集を組みたい社員から普段の仕事に対する姿勢やプライベートの過ごし方などを聞かなければなりません。また、経営陣からのメッセージを配信する場合、直接質問して聞きたいことを引き出す必要があります。
「インタービュー取材は話を聞くだけなので簡単そう……」と考える方もいますが、質問してもうまく相手の意見を引き出せないことも多いです。そのため、的を得た質問ができるようになるためには、ある程度の経験も必要になってくるでしょう。
デザインの作成
3つ目はデザインの作成です。基本的に社内報は、新聞のように文字だけを掲載して配信するものではありません。例えば、社員紹介インタービュー記事においては、社員の顔写真が必要です。また、強調したい文字を太文字にしたり、見やすいレイアウトにしたりすることも重要でしょう。
しかし、現在はあまりデザインを考えなくてもスムーズに制作ができるようになっています。例えば、Web社内報で情報を配信している場合、テンプレートがあるので文字を入力するだけで立派な社内報を制作することが可能です。
デザインの良し悪しは、読んでもらえるかどうかに大きな影響を与えます。そのため、デザイン性は社内報を成功させるためのポイントと言っても過言ではないでしょう。
原稿の執筆
4つ目は原稿の執筆です。その名の通り、原稿を執筆していきます。インタービュー記事の場合、音声データから文字起こしをする必要も出てくるでしょう。
原稿を執筆する際は、誤字脱字はもちろんのこと、読まれるように執筆する必要があります。例えば、難しい文字ばかりを使用したり、日本語になっていない文章がたくさん登場したりする記事は、快適に読むことができません。“読まれる執筆する”ということがもっとも重要です。
ちなみに下記の記事では、原稿を執筆する際のコツをご紹介しています。興味のある方はぜひチェックしてください。
・社内報とは！？獲得できるメリットや読んでもらうためのコツもご紹介
校正
5つ目は校正です。校正は、文章の誤字脱字や言い回しなどをチェックします。また、コンテンツ全体のレイアウトを確認したり、写真の位置をチェックしたりもします。正しい情報や見やすいコンテンツを配信するためにとても重要な工程です。
校正は、執筆した人自らが行うのではなく、別の担当者が行ったほうが好ましいでしょう。担当をわけることで、執筆者が気づけないことに気づけたり、さらにいい文章にするために改善できたりします。
社内報の公開
6つ目のお仕事は、社内報を公開することです。社内報の公開方法は、各社でやり方が異なるでしょう。
例えば、冊子で配布している企業は、印刷をして全社員に配ることで公開となります。また、Web社内報を運用している会社は、記事をアップロードして公開することで、全社員にコンテンツを届けることができるでしょう。
社内報担当者のお仕事は公開して終わりではありません。どのぐらいの社員が読んだのかを分析する必要もあるでしょう。一生懸命作ったとしても読まれなければ意味がありません。また、読まなかった理由を聞くために、アンケートの実施も定期的に必要です。
楽しく読んでくれる社内報にするためには？
社内報は一方的に配信し続ければいいというわけではありません。先程も触れたように、社員に読まれてはじめて意味を成すものです。
実際に、新しく社内報の担当者になった方の中には、どのようにすれば楽しく読んでもらえるのか知りたいという方も多いでしょう。楽しく読んでもらうためには、さまざまな要素が必要です。
・デザインが見やすいかどうか
・社員が好みそうなネタを採用しているか
・文章が読みやすいかどうかなど
作成途中で、挙げられる要素をすべてクリアしているか確認することで、社員に楽しんでもらえる社内報を制作することができるのではないでしょうか。
印刷よりもWeb社内報がおすすめ！
リモートワークが推進される昨今において、社内報を配信するための媒体も変わりつつあります。現在では、Web社内報を活用して情報を配信する企業が非常に多いです。
Web社内報を利用することで、リモートワークでも情報を配信できる、パソコン以外でもアクセスが可能などのメリットを獲得することができます。下記の記事では、Web社内報のメリットを詳しく解説していますので、興味のある方はチェックしてください。
・Web社内報とは！？これだけメリットのある媒体を使わない手はない！
現在、冊子を用いて情報配信をしているという企業もいるのではないでしょうか。そのような企業は、リモートワークが推進されるこの機会にWeb社内報に変更することをおすすめします。
まとめ
今回は、社内報の担当者がやるべき仕事内容について解説しました。数多くの仕事があり、苦労する場面も少なくありません。そのため、できるだけスムーズに社内報を配信するため、媒体の変更を考えている方もいるのではないでしょうか。そのような企業には、社内ポータルサービス「KYO-YU」がおすすめです。
KYO-YUは、社内ポータルを構築できるサービスになります。サイトから情報配信ができますので、社内報として活用することも可能です。下記のページから無料でデモページを利用できますので、興味のある方はチェックしてください。
