新型コロナウィルス感染拡大によって、日本の社会ではリモートワークが推進されています。リモートワークは当然オフィスとは異なり、情報共有やコミュニケーションが取りづらい環境です。そのため、リモートワークを推進するために社内Wikiを導入する企業は多くなっています。社内Wikiを導入することで、自宅から業務に必要な情報を収集することができたり、コミュニケーションを図れたりするので非常に便利です。
では、実際に社内Wikiを導入している企業はどのようにうまく活用しているのでしょうか。今回は、社内Wikiの活用事例を7つご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
業務マニュアルとして活用する
1つ目の活用事例は、業務マニュアルです。業務マニュアルは業務の効率化や品質、安全性を保つために設けられた手順書のことになります。社内マニュアルと同じ意味です。業務を進めるために必要なノウハウやコツが掲載されているため、入社したばかりの人でもスムーズに仕事をこなすことができるなどのメリットがあります。詳しくは下記のページを参照ください。
・Webで社内マニュアルを構築！メリットと注意すべきポイントも詳しく解説
昔、業務マニュアルは冊子やファイルで管理している企業が多かったです。しかし、現在では管理・変更のしやすさの観点からWebサイトを活用する企業は増えました。そして、実際に社内Wikiを業務マニュアルとして使用しているところもあります。
社内Wikiに掲載しておくことで、社内の属人化を防げたり、仕事で迷ったときに問題をすぐに解決できたりするので非常に便利です。また、仕事の進め方を掲載しておけば、担当者の代わりに仕事をこなすことができるので、急な休暇や退職の引き継ぎが起こった際も柔軟に対処することができるでしょう。
プロジェクト管理に利用する
2つ目の活用事例はプロジェクト管理です。社内Wikiで管理表を作成し、リアルタイムで進捗状況を報告します。複数人でプロジェクトに参加している場合、ほかのメンバーの仕事がどのぐらい進んでいるのか見えづらいです。また、複数の部署も参加している場合や他社と合同で行うプロジェクトは不透明さが顕著になります。
社内Wikiでプロジェクトの進捗状況を細かくまとめることで、どのぐらい仕事が進んでいるのかが一目でわかるので、進行状況の透明化が可能です。メンバーとの連携が取りやすくなるので、業務効率化も期待することができるでしょう。
ミーティングの議事録として使う
ミーティング議事録として活用されています。現在の企業では、全員参加方式の会議を行っているところは少ないです。多くの企業が少人数のミーティングを採用しています。なぜなら、人件費のコストが少ない、意思決定スピードの向上などさまざまなメリットを獲得できるからです。さらに、リモートワークにより、ビデオ会議システムを導入しているところが増えており、少人数制会議の推進は加速しています。
しかし、会議の内容はすべての社員が知っておくべきでしょう。そこで活用されているのが社内Wikiです。社内Wikiにミーティング議事録を掲載することで、すべての社員と会議の内容を共有することができます。参加者以外は議事録を見て内容を理解することができるため、参加していない社員に上司が会議の内容を細かく説明するというような無駄な時間を削減することが可能です。これにより、業務の効率化や情報の素早い伝達を期待することができるでしょう。
社内用語集の掲載に利用
そのほかの活用事例として、社内用語集の掲載が挙げられます。社内用語は、その企業独自の言葉で、社外の人間には伝わりづらいものです。
新入社員が入社したとき、社内用語が原因で、上司の言葉が理解できないという事態に陥るケースは少なくないでしょう。話の内容を理解できない場合、指示通りに動くことができないので、新入社員は困ってしまいます。
そこで、社内Wikiに社内用語集を掲載している企業が多いです。社内WikiはWebページと同様に文字を記載し公開することができるので、容易に社内用語集を社員間で共有できます。また、テンプレート等を使用すればQ&A形式で社内用語集を作ることができるので、見やすいコンテンツの提供も可能です。
社内Wikiに社内用語集を掲載しておけば、「わからない言葉は社内Wikiを見ればわかりますので」と伝えておくだけで済むので、上司とのやり取りが減ります。その都度お伺いするという面倒もありませんので、新入社員に働きやすい環境を提供できるでしょう。
福利厚生の内容を配信するために活用する
福利厚生に関する情報を共有するため活用しているところもあります。福利厚生は、賃金とは別に企業が従業員に支給する報酬のことです。例えば、下記のような福利厚生があります。
・通勤費の一部負担
・住宅費用の援助
・健康診断やメンタルヘルスケア
・育児や介護支援関連
・レクリエーション活動の支援
企業によっては福利厚生が充実しているところもあります。たくさん福利厚生があるとすべて覚えることができません。また、新入社員はその会社の福利厚生を知らないので、どのようなものがあるのか把握しておきたいという方もいます。
社内Wikiに福利厚生に関する情報を掲載しておくことで、上司などに聞く必要がないので便利です。また、後で見返すこともできるので、活用することをおすすめします。
社内ブログとして運用
社内報や社内ブログとして活用している企業も多いです。例えば、表彰インタビューや社員紹介記事を掲載してサイト内で共有することができます。また、経営陣からのメッセージを配信することもできるでしょう。
社内Wikiには、コンテンツを作成できる機能があり、そこから情報配信が可能です。そのため、社内報や社内ブログとして活用しやすくなっています。社内の情報を配信することは、社員のモチベーションを向上させることができたり、インナーコミュニケーションを活性化させられたりするので、メリットが豊富です。ちなみに、社内報に関する内容はこちらのページで解説していますので、ぜひ参考にしてください。
コミュニケーションの場として活用する
コミュニケーションの場として活用されています。社内Wikiと聞くと何かの情報を配信するということだけに目が行きがちです。しかし、現在ではさまざまな機能が搭載されているため、コミュニケーションツールとしても活用することができます。
例えば、コメント機能を利用すれば、公開したコンテンツに対してコメントを送信することが可能です。コメントを通じて筆者は読者の反応を知ることができるので、次回コンテンツを作成する際のモチベーションに繋がります。また、チャット機能を利用して社員同士で情報交換をしたり、雑談をしたりすることも可能です。そのため、社内間のコミュニケーション活性化に一役買ってくれるでしょう。
まとめ
今回は、社内Wikiの活用事例を7つご紹介しました。今回は代表的な活用例をご紹介しましたが、活用方法はそのほかにもたくさんあります。使い方によって業務効率化や働く環境の改善ができるので、企業に大きなメリットをもたらすツールです。そのため、まだ導入していない方は利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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