新型コロナウィルス感染拡大の影響により、世界中でテレワークが推進されています。これにより、人の移動を抑えることができたり、職場クラスターの発生確率を下げられたりするからです。
そして、テレワークの推進によって社内マニュアルを導入する企業が増えました。実際に、テレワークに移行したことで、社内マニュアルを制作したり、既存のものに変更を加えたりしなければならない企業もいるのではないでしょうか。今回は、テレワーク導入するために考えたい社内マニュアル作成ポイントをご紹介しますので、興味のある方はぜひチェックしてください。
テレワークだからこそ社内マニュアルを導入しよう
今までは、オフィスで働くのが一般的で、同僚や上司が目の届くところにいるのが普通でした。そのため、わからないことはすぐに聞くことができましたし、この内容で間違いないかチェックしてもらうことも容易だったという方は多いでしょう。コミュニケーションが取りやすい環境だったので、社内マニュアルの必要性を感じられなかった会社も少なくありません。
しかし、テレワークとなると話は大きく変わってきます。自宅の中には、当然上司や同僚はいません。そのため、一人で業務を遂行しなければならないのです。オフィスで仕事をしているように、わからないことをすぐ聞ける環境はそこにありません。チェックしてもらうことも容易ではないでしょう。
テレワークは働き方が大きく変わるので、社内マニュアルの導入がおすすめです。導入することで、わからないことが発生した際、上司や同僚に聞かなくても自分で解決することができます。また、必須項目などの記載があれば、制作した内容が正しいかどうか自分でチェックすることができるので、テレワーク下でも今まで通り業務を進めることが可能です。
実際に、社内マニュアルには数多くのメリットがあります。詳しくは下記の記事をご参照ください。
・社内マニュアルのメリットとは！？上手く活用されない原因も詳しく解説
テレワークのための社内マニュアル作成ポイント5選
テレワークのための社内マニュアル作成ポイントは5つです。それぞれのポイントを詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
①テレワークを導入する目的の明確化
1つ目のポイントはテレワークを導入する目的を明確にすることです。目的が明確でない場合、テレワークの導入がゴールとなってしまうため、あまり好ましくありません。そのため、目的を明らかにすることはとても重要です。
目的は、「新型コロナウィルス感染症から社員を守るため」という方も多いでしょう。しかし、すでに導入している企業の中には、下記のような目的で取り入れたところもあります。
・通勤のコストと手間の削減
・仕事と家事を両立し、子育てしやすい環境の提供
・離職率を下げるため
・労働意欲の向上
感染症から身を守るためという目的だけでも十分ですが、さらに上記のような目的をプラスするとテレワークの効果を最大化できます。目的を考えるときは、テレワークによってどのようなメリットを企業が獲得したいのかを考えて検討するといいです。
②対象者の選定
2つ目の社内マニュアル作成のポイントは、テレワーク対象者の選定方法の策定です。緊急事態宣言期間中は、企業においてもテレワークが政府や自治体から強く求められます。そのため、一斉にテレワークしなければならないという状況になることもあるでしょう。
しかし、それ以外の期間においては、一斉にテレワークをするのではなく、対象者を選定して行うのが一般的です。例えば、感染者数が増加傾向にあるから、社員の1割を在宅勤務にするというように働き方を変えるとハードルが低いでしょう。
選定の際は、その社員の意思や仕事内容など、どのような基準でテレワークの人材を選ぶのか社内マニュアルで明確にします。仕事内容によってテレワークの可否を決める場合、厚生労働省が示す下記の指針を参考するのがおすすめです。
・業務にどのぐらいの時間がかかるのか
・電子書類、紙媒体どちらの書類を使用しているか
・在宅勤務に必要なツールは揃っているか
・コミュニケーション量がどのぐらいか
・安全なセキュリティで業務の遂行が可能か
指針が社内マニュアルに示されない場合、リモートワークの許可が下りなかった原因がわかりません。これによって社員とトラブルに発展する可能性もあるでしょう。そのため、指針は具体的に示すことをおすすめします。
③労務管理ルールの策定
3つ目のポイントは、社内マニュアルに労務管理のルールを策定することです。リモートワークにおいても労働基準法は適用されるため、労務管理ルールの策定は必要不可欠です。
管理者はすべての社員の就業場所を把握する必要があります。そのため、ビデオ会議システムで点呼を行ったり、ツールを利用したりして就業場所の証明ができるように社内マニュアルにルールの策定をしなければなりません。
また、通信費や情報通信機器の負担をどのようにするのか社内マニュアルに示さなければなりません。Wi-Fiやパソコンはプライベートでも使用しているので、どちらが支払えばいいのかわからなくなりがちです。
一般的には、一部の料金を会社が負担します。前もってどちらが払うのか明記していないとトラブルの原因にもなるので、社内マニュアルにしっかりと示す必要があるでしょう。
④社内Wiki等のビジネスツールの導入手順
4つ目のポイントはビジネスツールの導入手順を明記することです。リモートワークをする際に、ビデオ会議システムやチャットツールなど、さまざまなシステムを導入することになります。そのため、どのようなツールを導入するのかをあらかじめ明記しておく必要があるでしょう。
また、ツールによって導入手順が異なります。それぞれのツールの導入手順を記載しておくことで社員はスムーズに在宅ワークをはじめることが可能です。そのため、手順は細かく記載することをおすすめします。
ちなみに、社内Wikiを利用してテレワークをはじめるという方もいるのではないでしょうか。下記の記事では社内Wikiについて詳しく解説していますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
・社内Wikiとは！？情報とナレッジ共有が容易にできる企業を目指す
⑤セキュリティ対策に関する内容を明記
5つ目のポイントは、セキュリティ対策に関する内容を社内マニュアルでしっかり明記することです。リモートワークであってもクライアントの個人情報を慎重に取り扱いながらお仕事をするという方は非常に多いでしょう。そのため、セキュリティ対策に関することを明記しなければなりません。
例えば、下記のような内容を明記する必要があります。
・顧客情報を印刷したら、自宅のゴミ箱にそのまま捨てるのではなく、一度シュレッダーにかける
・自宅のパソコンで作業する場合、仕事のファイルは残さず削除して、サーバー上にアップロードする
・自分のパソコン以外にファイルを移動させない
・ファイルはUSBで管理しない
このように明記することで、顧客データが漏れるというようなトラブルを未然に防ぐことができます。
まとめ
今回は、リモート用の社内マニュアルを作成する際のポイントを詳しくご紹介しました。働く環境が変わるので、社内マニュアルの内容も大幅に変化します。
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