テレワークが推進される昨今、企業においては社内共有について考える機会が増えました。仕事をする上で社内共有は必要不可欠です。スムーズに行われていない場合、作業効率などに影響を与えることも多く、とても重要な要素でしょう。
しかし、企業の中には、社内共有に課題を抱えている方もいるのではないでしょうか。今回は、社内共有にありがちな失敗と共有する際の3つのコツをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
社内共有が失敗に陥ると本来のメリットは得られない
社内共有がスムーズに行われていない場合、本来のメリットを獲得することは難しいです。実際にどのようなメリットを逃してしまうのか解説します。
ナレッジの共有による能力向上を逃す
うまく機能している場合、ナレッジ共有による底上げが可能です。社員全員が業務における知識を知っているため、それを武器にして仕事を行うことができます。自分の力だけでは気づけない部分に対してもしっかりと対処することができたり、顧客の要望に応えることができたりするでしょう。
しかし、社内共有に失敗しているケースでは、知っている情報が社員それぞれで異なります。そのため、能力に差が生まれるので、安定したサービス品質を顧客に届けることができません。
迅速な行動が難しくなる
社内共有がうまく行われている企業では、アクションをしたいことをパソコンで入力しただけで全社員と承認してほしいことが共有されます。上司や経営陣はそれを見てすぐに反応をすることができるので、社員が迅速な行動を取ることが可能です。これにより、業績向上を期待することができるでしょう。
一方、スムーズに行われていない企業では、何かのアクションを起こすとき、上司に許可を取らなければなりません。直属の上司だけでなく、経営陣からの許可も必要になりますので、許可が下りるまで時間がかかります。
効率的な時間の活用を奪う
効率的に時間を活用できなくなります。社内共有に成功している企業は、ミーティングの時間が少ないことをご存知でしょうか。その理由は、わざわざミーティングを開かなくてもすでに必要な情報を知っているからです。
一方、失敗している企業では、何回もミーティングを行って社内共有をします。ミーティングに多くの時間を取られますので、時間を効率的に使うことができません。これにより、残業時間が多くなったり、過重労働に陥ったりする可能性もあるでしょう。
社内共有でありがちの失敗と解決策
次に、社内共有でありがちな失敗と解決策をご紹介します。失敗例とその解決策を知ることで、成功に導ける可能性が高くなりますので、ぜひ参考にしてください。
情報が埋もれてしまう
1つ目のありがちな失敗は、情報が埋もれてしまうことです。実際に、失敗に陥っている企業の中には、欲しい情報がどこにあるのかわからずに困った経験をされた方もいるのではないでしょうか。
埋もれてしまっていると探すことに多くの時間を割かなければなりませんので、業務の非効率化が加速します。また、活用できる情報があるのにも関わらず、それに気づくことができず、商談を逃してしまうこともあるため、情報が埋もれてしまうことは企業経営においても好ましい状態ではありません。
埋もれてしまって円滑に行われていない場合、ストックする場所を一箇所に集中させることで解決することができます。例えば、ツールなどを利用して、必ずアップロードするようにしておけば、必要な情報を確実に収集することができるでしょう。また、ツールによって検索機能などもあるので、大量のファイルやメールの中から欲しいものをピックアップできます。そのため、導入すると非常に便利です。ちなみに、こちらの記事ではおすすめの社内共有ツールをご紹介していますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
情報が整理されていない
2つ目の失敗例は、情報が整理されていないケースです。整理されていない情報は、それぞれバラバラになっているため、とても共有しづらいでしょう。
特に、ありがちなのがメールです。メールソフトを使用している場合、メールボックスに大量のメールが入ります。特に取引先が多い人は、メールが整理されていないので、必要な情報を見落としたり、返信が遅れたりすることもあるでしょう。
解決策は、チャットツールを利用したり、整理整頓のしやすいツールを使用したりすることです。膨大なメールやファイルを手動で1から振り分けるということはかなり大変でしょう。ツールを利用することで検索機能を利用できたり、条件に応じて自動で振り分ける機能があったりするので、これを使用すれば整理整頓を自動化して社内共有をスムーズ化できます。
情報を共有しても伝達ミスが発生する
3つ目の失敗例は、共有しても伝達ミスが発生するというケースです。情報の所在が把握できない、情報が整理されていないことよりも非常に深刻なケースになります。
なぜなら、報告する側は伝えたつもりになっているからです。伝えたつもりでも聞いていないとなればチームワークが悪化します。また、伝え直す必要があるので、二度手間になるでしょう。さらに、重要な商談やプロジェクトを失ってしまう可能性もあるので、とても注意が必要です。
解決策は、伝えたことを記録に残すことです。重要なことは口頭で言うのではなく、チャットやメールで伝えるようにします。そうすることで、伝達ミスが少なくなるのでおすすめです。
社内共有をする際の3つのコツ
社内共有する際のコツは3つあります。それぞれのコツについて詳しく解説しますので、チェックしてください。
社員に情報共有の重要性を教える
社員に社内共有の意義や利点を伝えることです。社員にどのぐらい社内共有が重要なのかを理解させることで、積極的に共有してくれるようになります。これにより、情報を隠す社員が減ったり、同じ知識量でクライアントに対応できたりするので便利です。
容易に社員同士が情報共有できる仕組みを策定する
容易に社内共有できる仕組みを作ってあげることもコツのひとつです。例えば、ツールや社内Wikiの導入を挙げることができます。現在は、便利なツールがとてもたくさんあります。活用しないと損をすることになるので、これらのツールを活用して円滑にシェアできる仕組みを策定してください。
ちなみに、こちらの記事では社内Wikiについて詳しく解説していますので、興味のある方はぜひアクセスしてみてください。
社内共有ルールを明確にする
ルールを明確にしましょう。いつ共有するのか、共有すべき内容はどこまでなのかを明確にします。範囲を明確にすることで、伝えることに対して抵抗感を持ちづらくなりますのでおすすめです。
まとめ
今回は、社内共有でありがちな失敗とコツについて解説しました。社内共有を円滑に行うためには、ツールの利用が必要不可欠です。そのため、これから導入を検討している方もいるのではないでしょうか。
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