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社内共有の必要性とは?情報不足のリスクと解決策を徹底解説

社内共有が上手く行えていないと情報不足が発生し、業務や経営に大きな影響を与えます。そのため、ビジネスをする上でとても重要です。今回は、社内共有の必要性について詳しく解説していきますので、興味のある方はぜひ最後までチェックしてみてください。

 

社内共有の必要性について

社内共有の必要性は3つあります。早速、その必要性について見ていきましょう。

 

業務の可視化をする必要がある

1つ目の必要性は業務の可視化です。会社には複数の部署があり、そして多くの社員がプロジェクトの完了を目指して働いています。つまり、1人で仕事が進行しているわけではないのです。

 

複数の人間が関わっているため、「それぞれの社員がどのような仕事をしているのか」を知る必要があります。そして、「自分が何をしているのか」に関してもほかの社員に伝えなければなりません。そうすることで、万が一トラブルが発生したときも原因追求のための行動をいち早く取ることができます。そのため、業務をスムーズに進めるためにも業務の可視化はビジネスにおいて必要不可欠といえるでしょう。

 

組織人材の能力向上

2つ目の必要性は組織人材の向上です。業務においては、プロジェクトを達成するという目的もありますが、一方で“教育”という側面もあります。

 

例えば、21組でチームを組ませる場合、エースとエースを組み合わせるのではなく、エースと新人という組み合わせが一般的です。能力の差がある人同士を組み合わせることで、能力の低い社員が先輩からノウハウやナレッジを吸収することができます。これにより、企業は報酬と新人の成長を獲得することができるのです。

 

また、チームを組まない場合でも社内共有が上手く行われていれば、ノウハウやナレッジの共有ができるため、自然に新人が育つ会社を構築できます。これは企業にとってメリットがあることなので、社内共有の必要性は高いといえるでしょう。

 

業務効率化

3つ目の必要性は業務効率化のためです。知識やノウハウを独占していない場合、相乗効果が生まれ、最適な意思決定ができるようになります。そのため、業務効率化に繋がるでしょう。また、社員が持つ情報量が多いので、仕事の正確性も増します。これにより、業務上のミスが少なくなるという効果も期待できるでしょう。

 

 

社内共有不足によって発生するリスク

では、逆に社内共有不足が発生すると企業はどのようなリスクを被ることになるのでしょうか。リスクを知っておくことで、円滑に情報共有されない状態が企業にとってどれほど危険なものか理解することができます。それでは早速チェックしていきましょう。

 

ノウハウの属人化

リスクとして挙げられるのがノウハウの属人化です。属人化とは、その人しか対応できない仕事がある状態のことを意味します。つまり、担当者がいないとそのプロジェクトが遂行できなくなるのです。

 

“その人にしかできない仕事”と聞くと、いい表現のように思えます。ほかの企業にいない優秀な人材を確保できている証拠ですし、そのような人材がいることで他社とサービスの差別化を図ることが可能です。しかし、その社員がいなくなるとその仕事は誰が引き継ぐのでしょうか。

 

その優秀な社員が退社しない保証はありません。また、怪我や病気で休む可能性もあるのです。つまり、ノウハウの属人化が起こると担当者が不在の場合、業務を引き継ぐことができないため、企業は顧客にサービスの提供ができなくなります。これは、企業の存続にも影響する大変リスクのあることです。

 

業務の生産性が下がる

生産性の低下もリスクのひとつに数えることができます。プロジェクトを遂行していると社員によって悩むポイントが発生するでしょう。社内共有不足に陥っている場合、同じポイントで複数の社員が悩んでいるため、進捗状況が悪くなります。また、解決できた社員がいても解決策の情報が共有されませんので、悩んでいる社員は悩み続けることになるのです。この状態はとても業務効率が悪く、業務の生産性が非常に下がります。

 

良好な人間関係を築けない

良好な人間関係が築けないこともリスクのひとつです。社内共有不足が発生していると社員の中には下記のような想いを抱く人が増えます。

 

「自分の知らないところで次々と話が進んでいる」

「自分だけが知らないので仲間はずれにされているのではないか」

「伝え忘れが原因なのに、自分のミスと判断された」

 

このような想いを持つ社員が増えると当然人間関係が悪化します。そして、人間関係が悪化すると退社する人の数が増えたり、企業の評判が悪くなったりするでしょう。

 

企業にとって人材は貴重の財産です。その財産が構築できなければ、企業として成長することは難しくなります。そのため、社内共有不足は経営に大きな影響を与えるでしょう。

 

 

社内共有不足の解決方法

上記でご説明したように、社内共有不足によって企業が受けるダメージは非常に大きいです。そのため、現在この問題を抱えている場合、早急に解決する必要があるでしょう。ここでは、社内共有の不足を改善できる方法について述べていきます。

 

ツールの導入や見直しを検討する

1つ目の方法は、ツールの見直しです。現代社会においては、社内共有ツールは必須であり、まだ使用したことがないという方は早急に導入することをおすすめします。下記の記事でおすすめの社内共有ツールをご紹介していますので、参考にしてください。

 

【最新】社内共有ツールおすすめ8選!特徴を徹底比較

 

ツールによってUIや機能が変わります。使いづらいものを導入したことで情報共有が行われないというケースは珍しくありません。そのため、社内アンケートを取り、現在使用しているツールにどのような不満があるのか意見を収集しましょう。

 

オフィスの環境づくり

オフィスの環境づくりを見直します。オフィスは社員が交流しやすい場になっているでしょうか。黙々と仕事ができる環境は、プロジェクトの進捗率を向上させるのでとても重要です。しかし、コミュニケーションを取る機会がなければ、ノウハウの属人化になりやすいでしょう。社員同士が交流しやすい環境づくりを行い、会話が促進される仕組みを作ってみるといいです。

 

情報共有のマニュアル化

最後は、情報共有のマニュアル化です。実際に、社内共有のためのマニュアルを作成していない企業は非常に多いでしょう。マニュアルがない場合、自発的に情報を交換することが難しいので、社内共有ツールが使われていない、社員同士の会話が活発でないという問題が発生します。

 

そのため、マニュアルを導入することは重要です。ちなみに、下記の記事では社内マニュアルについて詳しく解説していますので、ご参照ください。

 

社内マニュアルのメリットとは!?上手く活用されない原因も詳しく解説

 

 

まとめ

今回は、「なぜ社内共有が必要なのか」、「不足が発生した場合のリスクと解決策」をご紹介しました。原因を突き止めることができれば、解決の道は拓かれるはずです。社内共有の必要性は高いので、積極的に取り組むといいでしょう。

 

ツールの見直しを考えている方で自社に適したツールが見つからない場合、「KYO-YU」の利用がおすすめです。KYO-YUは社内ポータル構築サービスで、社内共有に必要な機能をWebサイトに搭載してもらうことができます自社オリジナルの共有システムの構築ができるので、興味のある方は下記のリンクからお問い合わせしてみてはいかがでしょうか。

 

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