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テレワークを超推進!社内ポータルを構築できる今注目のSharePointとは!?

社内ポータルを構築するために、SharePointを利用する企業も増えています。

 

現在、世界では社内ポータルが必須のビジネスツールとして注目されています。その理由は、働き方改革を推進することができたり、感染症リスクを軽減できたりするからです。特に新型コロナ感染拡大でリモートワークが推進されており、それがきっかけとなり幅広い企業で普及することになりました。そして、社内ポータルを構築する際にSharePointを使う会社もあります。実際に、どのようなサービスなのか知りたいという方もいるのではないでしょうか。

 

今回は、SharePointの基礎知識とSharePointを使って社内ポータルを構築するメリットについてご紹介しますので、興味のある方はぜひチェックしてください。

 

 

社内ポータルの構築が可能なSharePointとは?

SharePointとは、ノウハウやコンテンツ、アプリケーションを社内で共有管理できるサービスの総称です。Windows開発企業として多くの人の認知されているMicrosoft社が開発・提供しています。SharePointには複数のプランが用意されており、プランの詳細や価格は下記の通りです。

 

プラン名

SharePoint Online(プラン1)

SharePoint Online(プラン2)

Office365 E3

月額費用

540

1,090

2,170

サービス内容

SharePoint

One Drive

Lists

SharePoint

One Drive

Lists

SharePoint

One Drive

Lists

・Exchange

・Skype For Business

・Teams

・Yammer

・Delve

容量

ユーザー1人あたり1TBOneDrive

容量無制限のクラウドストレージ

容量無制限

Officeアプリケーション

なし

なし

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Publisher

Access

独自ドメイン

なし

なし

あり

 

さらに、詳細が知りたい方は下記の公式ホームページをご参照ください。

 

SharePointの公式サイト

 

 

SharePointで社内ポータルを構築するメリットが知りたい!

SharePointで社内ポータルを構築するメリットは4つあります。月額540円から利用でき、さまざまなメリットがあるため、利用を検討している方はぜひチェックしてください。

 

また、社内ポータル自体のメリットを知りたい方は下記のページを参考にしてください。

 

今さら聞けない社内ポータルとは?コロナ禍でも企業経営を安定化!

 

モバイル対応が可能

モバイルに対応することができます。パソコンだけでなく、iPhoneやiPadから各アプリケーションにアクセスすることが可能です。

 

リモートワークをする際、自宅のパソコンから社内システムにアクセスするという方はたくさんいます。しかし、テレワークだけでなく、営業や出張をしているときなど、パソコンを持ち歩けないときもあるでしょう。そのような状況においてもSharePointはモバイル対応していますので、スムーズにお仕事を開始することができます。これにより、柔軟な顧客対応を実現できるでしょう。

 

共同編集やコメントの追加が可能

ファイルの共同編集がしやすいです。ひとつのドキュメントに対して複数のモバイルからアクセスすることができ、共同で文章を作成したり、編集ができたりしますWordのようにドキュメントに注釈をつけることも可能。また、コメントを追加することもできます。これにより、社内ポータルを通じて質の高いコンテンツを作り上げることができるので、プレゼン資料やWebコンテンツを制作するときに役立つでしょう。

 

安全に組織外にも情報を共有できる

安全に組織外にもファイルを共有できる点はメリットです。例えば、リモートワークをしているとき、自宅から大切なファイルにアクセスすることができます。これにより、自由な働き方を実現することできるでしょう。

 

また、アクセスはシームレスです。これにより強固なセキュリティが構築されます。さらに、「どのようなファイルにアクセスしたのか」、「どのように編集したのか」など、ログを見ることもできるので、ユーザーの行動を追跡できることもポイントのひとつです。

 

使い慣れたWordExcelと連携しやすい

Office製品と連携しやすいことも魅力です。Office365 E3からWordExcelと連携することができます。日本の企業においては、WordExcelが特に好まれる傾向があり、長年使用されているツールです。そのため、新しいツールに比べて抵抗感が生まれる心配がなく、多くの社員はいつも通り作業を開始することができます。慣れるまでに時間がかかる、作業の進捗状況が悪くなるというようなリスクを背負わなくてもいいので、その点に関してもメリットを感じる企業は多いでしょう。

 

しかし、SharePoint Onlineのプラン1及びプラン2においては、Office製品との連携ができません。そのため、Office365 E3もしくは、大企業向けプランを契約してください。

 

強力な検索機能を実現

強力な検索機能を搭載した社内ポータルを構築できる点もメリットです。情報や専門知識、インサイトをワンクリックで発見してくれます。これにより、豊富な知識をしっかりと吸収し、正しい結論を導き出すことができるので、正しい意思決定のサポートを実現できるでしょう。また、コンテンツ管理機能だけでなく、Yammerとの連携も可能なため、組織の知識スピードを向上させられるというメリットもあります。

 

 

SharePointのデメリットについて

SharePointの魅力は豊富ですが、いくつかのデメリットもあります。良い面だけでなく、悪い面も知っておくことで正しい選択ができるので、しっかりとデメリットも確認しましょう。

 

カスタマイズ性が低い

1つ目のデメリットはカスタマイズ性です。プランがいくつか準備されており、そのプランによって“利用できない機能”があります。例えば、「Office製品との連携ができない」、「ストレージに容量の制限がある」、「ビデオ通話を利用できない」などです。そのため、十分な機能を使うためには、比較的高い費用のプランを契約する必要があります。

 

また、Office 365 E3や大企業向けプランでもできないことはあります。例えば、自社オリジナルの機能を作って欲しいというような要望は難しくなるでしょう。そのため、機能にオリジナル性を求める方は不向きのサービスです。

 

アクセス解析がしづらい

2つ目は、アクセス解析がしづらいことになります。SharePointにはログ機能がありますが、詳細の情報を見ることはできません。例えば、下記のような解析は難しいです。

 

30日以上のログを確認すること

アイテム単位でアクセスを把握すること

リアルタイム解析

 

そのため、細かく解析したいという企業にとっては十分な機能がないと言えます。

 

 

SharePointで社内ポータルを構築する際に知っておきたいこと

実際に、SharePointを利用して社内ポータルを構築する方もいるでしょう。これから構築する際に知っておきたいことをまとめますので、ぜひ参考にしてください。

 

構築する前にコミュニケーションについて考える

構築する前にコミュニケーションについて考えます。社員とどのような対話を実現したいのかを考えておくことで、どのようなプランを選べばいいのか自然と見えてくるでしょう。また、SharePointは匿名性をもたせづらいです。そのため、実現したいコミュニケーションの形によっては適切な社内ポータルの運用ができない可能性もあります。

 

関係部門の要望をしっかりと汲み取る

各部門の要望を汲み取ることも重要です。社内ポータルを担当する部門だけで構築を開始するとほかの部署が使いづらくなる可能性があります。そのため、できるだけ要望を聞き、会社全体が使いやすいサイトを実現してください。

 

 

まとめ

今回は、SharePointを利用した社内ポータルのメリットなどについて解説しました。SharePointにはたくさんの魅力がありますが、オリジナル性を重視したい企業には、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめです。

 

KYO-YUは、オリジナル機能を実現できるサービスで、自社独自の機能を搭載して社内ポータルを構築できます。興味のある方は下記のリンクからぜひお問い合わせしてみてはいかがでしょうか。

 

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