現在、働き改革の推進や感染症対策などによってテレワークが求められる時代です。テレワークという働き方は、優秀な人材の確保やオフィスを最小限化といったメリットがあり、とても魅力的になります。
しかし、リモートワークは面と向かって仕事をするわけではありません。また、１人の空間で業務を進めていくため、いくつかの課題が浮き彫りになりがちです。
テレワークにおける課題は社内Wikiによって解決できることをご存知でしょうか。今回は、テレワークによくありがちな課題と社内Wikiを使うことでどのような問題を解決できるのかご紹介しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
テレワークにはいくつかの課題がある！？
場所を選ばない、時間に縛られないというメリットがある一方で、社員同士が同じ空間で仕事をできないのがテレワークです。そのため、課題や問題点が発生しやすいでしょう。ここでは、実際にどのような課題があるのかチェックしていきます。
コミュニケーションが取りづらい
1つ目は、コミュニケーションが取りづらいという点です。それぞれの社員が異なる空間で業務を進めることになります。そのため、オフィスで仕事をするように、直接気軽に話しかけることができません。また、その人の様子を伺ったり、気持ちを汲み取ったりしづらいので、普段のように社員と接することは難しいです。
また、ほとんどのケースで自宅など、孤立した空間で仕事をします。家の中に家族がいる社員はそれほど問題にはなりませんが、一人暮らしをしている社員は完全に孤立状態になりますので、特に孤独を感じやすいです。それが原因で仕事がはかどらなかったり、不安な気持ちを抱いたりすることもあります。
さらに、コミュニケーション不足が生じることで、発生する問題もあるでしょう。例えば、経営者が現状を説明しづらい環境なので、経営状態に対して不安を抱く社員も登場します。また、社員同士の意思疎通が図られていないため、業務上のミスが発生しやすくなる可能性もあるでしょう。
労働実態を把握しづらい
2つ目は労働実態がわかりづらいことです。出社する場合、勤怠管理システムなどで従業員を管理している会社が多いため、出社時間と退社時間を容易に把握することができます。一方、テレワークの場合は家からお仕事を開始するので、タイムカードのように明確な出社時刻を記録することは難しいです。また、勤務中の社員をずっと監視し続けることは難しいため、しっかりと仕事をしているのかわからなくなります。
オンオフの切り替えもしづらい環境です。当然、自宅には管理者がいません。社員によっては仕事が好きで勤務時間以外に業務を進めてしまう方もいるでしょう。しかし、これは立派なサービス残業です。会社にとっては好ましい経営状態とは言えません。
社員を評価しづらい
3つ目の課題は社員を評価しづらいことです。管理者は、社員を評価するために、成績だけでなく、仕事に対する姿勢なども常日頃からチェックしています。しかし、テレワークの場合、常に社員を監視し続けることはできないため、成果以外で評価をつけづらいです。しかし、これは成果主義の人事方針を取ることができるため、日本社会の特徴である年功主義を取り除きたいという企業には、良い方向に働く可能性もあります。
管理者だけでなく、社員にとっても評価という点で課題があります。それは、正しい評価を自分が受けているかわからないことです。管理者の目が細かく行き届かなくなるため、不当な評価を恐れる社員は増えます。
セキュリティへの不安がある
最後はセキュリティへの不安です。テレワークをする際は、基本的にITを活用した働き方になるでしょう。そのため、さまざまなツールを導入することになります。また、それぞれの社員の自宅からアクセスできるように、ツールへの入り口を公開しなければなりません。そのため、社内ネットワークに接続して仕事をしているときよりもセキュリティが軟弱になりがちです。
社内Wikiを導入するとテレワークの課題を解決できる
日本のテレワークが進まない理由は、ご説明したような課題が山積しているからです。しかし、これらの多くの問題を社内Wikiで解決することができます。社内Wikiという言葉をはじめて聞いた方は、下記のページをご参照ください。
・社内Wikiとは！？情報とナレッジ共有が容易にできる企業を目指す
では早速、社内Wikiを利用すれば課題のあるテレワークがどれだけ働きやすい環境になるのか解説していきます。
社内Wikiで円滑なコミュニケーションを実現
円滑なコミュニケーションを実現できます。社内Wikiでは、ナレッジや知識を共有するために、コンテンツを公開することが可能です。これにより、全社員に情報配信することができます。例えば、経営者がテレワークに移行した理由や今後の経営方針、給与への影響などをコンテンツで伝えることで、従業員の不安を少なくすることができるでしょう。
また、社内Wikiのコンテンツにはコメント機能が搭載されています。公開されたナレッジや情報に対して社員それぞれが意見を言うことができるため、コメント機能を利用したコミュニケーションが可能です。
さらに積極的な社員同士の会話を実現したいという方は、インナーコミュニケーションツールの導入も検討するといいでしょう。導入することでビジネスチャットやビデオ通話を実現することができます。ちなみに、下記のページではインナーコミュニケーションツールをご紹介していますので、ぜひご参照ください。
・【永久保存版】インナーコミュニケーションツール12選！特徴と料金を詳しく解説
活動報告書で労働実態を把握
社内Wikiを利用すれば、日報などを社員が管理者に提出できます。これにより、労働実態を把握することが可能です。
社内Wikiには日報や業務報告書などのテンプレートが準備されており、それに記入することで何時から何時まで働いたのか、どのような業務を遂行したのかを知ることができます。また、承認フロー機能が搭載されているものもあるので、社内Wikiで勤怠管理を行うことも可能です。
報告書や日報を利用して社員を適切に評価
日報などを発行できるので、労働実態だけでなく、社員の適切な評価も実現することができます。本日の業務で何をしたのかが明確で、業務報告書に書かれている内容で評価することができるでしょう。
セキュリティ対策が強固なツールやサービスを選ぶ
テレワークの課題として必ず挙げられるのがセキュリティです。テレワークという働き方はITツールを利用しなければ実現することはできず、セキュリティ対策は必須事項になります。
しかし、この課題に関しても社内Wikiで解決することが可能です。現在、提供されている社内Wikiの多くはセキュリティが強固で、簡単にウィルスにかかったり、情報が漏れたりしづらくなっています。また、ツールではなく、独自の社内Wikiを構築する場合でもWeb制作会社に依頼すれば、強固なセキュリティ対策をしてもらうことができるでしょう。そのため、過度な心配をしなくてもセキュリティの強い社内Wikiを運用できます。
まとめ
今回は、テレワークの課題と社内Wikiを利用することで、どれだけの課題をカバーできるのか解説しました。リモートという働き方を実現したい企業にとって社内Wikiは必要不可欠のツールであるということを理解できた方も多いのではないでしょうか。
企業の中で社内Wikiの導入ができていない方は、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」の利用がおすすめです。おすすめする理由は、会社独自の機能を搭載できる点になります。独自機能を搭載することでテレワークの課題に対して柔軟に対応することが可能です。そのため、KYO-YUを利用して構築すれば、テレワークでも働きやすい環境を手に入れることができます。サービスに興味のある方は下記のページからお問い合わせしてみてはいかがでしょうか。
