生産性の向上や感染症対策、優秀な人材の確保のため、テレワークを推進する企業が増えています。そして、テレワークで快適に働くため、社内情報の円滑な共有の観点から社内Wikiを運用する企業が多いです。
社内Wikiで情報配信をするためには、コンテンツ制作をしなければなりません。その際にはテンプレートを使うのが一般的です。そこで、今回は社内Wikiのテンプレートについて、利用するメリットや種類について解説しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
社内Wikiで使用するテンプレートとは！？
社内Wikiのテンプレートとは、コンテンツ制作をする上で必要な雛形のことです。もっとも抽象的なものはレイアウトのみになります。しかし、一般的には目的や伝えたいことによってレイアウトはもちろんのこと、見出しや小見出しのデザインが決められており、文字を入力するだけでデザイン性の高い記事に仕上がるようになっています。
テンプレートを利用するメリット
テンプレートを活用するメリットは大まかにわけて3つあります。早速、詳しくチェックしていきましょう。
作成効率のアップ
作成効率がアップするというメリットがあります。すでに見出しのデザインやレイアウト、文字の大きさなどが決められているため、制作者が1から設定する必要がありません。デザインやレイアウトに関する設定に時間をかけずに文字を書くことだけに集中することができるので、作業効率が非常に良くなります。
知りたい情報を見つけやすい
社員が知りたい情報を見つけやすいという点もメリットです。同じ雛形を使用して何回も情報配信しているとパターンが同じなので、読む側が知りたい情報をすぐにチェックできます。読みやすい記事になるので、社内Wikiが活用されやすいでしょう。
変化もわかりやすい
変化もわかりやすいです。同じ雛形であるのにも関わらず、いつもと違う部分が登場すると違和感を感じるため、変化に気づきやすくなります。それを上手く活用して絶対に伝えたい重要なことには変化をつけると社員にしっかりとその部分を読んでもらうことができるでしょう。
社内Wikiで頻繁に使用するテンプレート8選
次に、社内Wikiテンプレートの種類について解説していきます。よく使用されるものをピックアップし、どのような情報発信をするときに使うのか説明していきますので、ぜひ参考にしてください。
社員紹介テンプレート
社員を紹介する際に使われます。例えば、ペット自慢という企画があり、その際に社員の顔とペットの写真を使って社内報を作成するときなどに使用しやすいです。また、新入社員を紹介するときや表彰された社員の紹介特集を組む際にも使うことができるでしょう。ちなみに、社内報について詳しく知りたい方は下記のページをご参照ください。
・社内報とは！？獲得できるメリットや読んでもらうためのコツもご紹介
各種マニュアル
各種マニュアルを作成する際に使われます。例えば、企業の中には電話対応をする際のマニュアルを社内Wikiで管理しているところも少なくありません。そのほかにも名刺交換マニュアルなどを挙げることができます。
業務のマニュアル化は従業員の仕事に対する悩みを解決してくれる大切なビジネスツールです。業務効率化などを期待することができるので、非常に活躍するテンプレートになります。社内マニュアルに関する詳しい内容は下記のページをご覧ください。
・社内マニュアルのメリットとは！？上手く活用されない原因も詳しく解説
各種報告書
報告書テンプレートも頻繁に使用します。例えば、出張をする際、出張報告書の作成を義務付けている企業は多いでしょう。また、今日どのような仕事をしたのかを示す業務報告書、研修時に作成する研修報告書などを挙げることができます。
社内Wikiと聞くと、ナレッジ共有を思い浮かべる方も多いです。しかし、現在では機能が豊富なものも多く、承認フローに関しても社内Wikiで済ませる企業は増えています。Web上で作成から閲覧、承認までできるようになっており、リモートワークでも簡単に作れるので便利です。そのため、報告書テンプレートは非常に多く使われている種類のひとつです。
日報・週報・月報
日報・週報・月報も非常に多く使われています。日報や週報、月報は特定の日数間の中でどのような業務を行ったのかを報告することです。個人だけでなく、チームで共有して作成するものもあります。チーム内で知識やノウハウを共有できる、コミュニケーションの活性化などさまざまなメリットがあるため、取り入れている企業は多いです。
チームで報告する場合、作業者名を複数書けるテンプレートが使われます。また、作業内容を記述する部分があり、どのような作業を行ったのかをそこで伝えるのが一般的です。雛形の中には時間を記入できるものもありますので、従業員の細かい管理をしたい企業にとっては便利でしょう。
議事録
議事録も人気のあるテンプレートのひとつです。議事録は会議の内容を記録するために使われます。そうすることで、会議ではどのようなことが決まったのかを後から見返すことができたり、決定までの経緯を参加していない方が把握できたりします。
一般的に会議名や参加日時、参加者名などは必ず示したいものです。そのため、このような見出しはテンプレート化されているケースが多くなっています。また、前回の課題や次回の宿題など、何が問題なのかを明確にするために議事録に記載している企業も少なくありません。
操作手順書
操作手順書は、作業の手順を示すための書類です。手順がステップごとに説明されているため、作業する側は悩むことなく効率的に業務を進められるというメリットがあります。
基本的には、パソコンの操作手順を示すために作られるケースが多いです。例えば、下記のような内容が書かれます。
・ビジネスチャットで新規コンタクトをする場合の手順
・社内Wikiでコンテンツを作成するための手順
・タスク管理ツールでタスクを作成するためのステップ
テンプレートでは、自動的にステップを作成することができ、見やすいものを社員に提供することが可能です。
事業コンセプト
事業コンセプトもよく使われる雛形のひとつです。事業コンセプトは、構想やビジネスのアイディアをまとめたものになります。事業計画をプランニングする際に必須の書類です。そのため、会社では頻繁に使用されています。
事業コンセプト名や市場、ターゲットなど作成する上で必須項目はテンプレート化されているケースが多いです。見出しや小見出しに沿って作成することができるため便利です。
まとめ
今回は、社内Wikiのテンプレートについて詳しく解説しました。簡単に挙げただけでも8種類のテンプレートがあり、ご紹介したものは企業で頻繁に使用されています。
企業の中には、まだ社内Wikiの導入をしていない方もいるのではないでしょうか。テンプレートを活用して社内Wikiを高速に成長させていきたい方におすすめなのが、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」です。
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