情報を社内共有することは、企業にとってとても重要になります。なぜなら、社員から会社に対する意見を聞くことができたり、ノウハウをお互い知れたりするからです。このようにたくさんの魅力がるので、社内共有ツールを導入しているところもすでにたくさんあります。
社内共有できるツールの種類はたくさんありますが、アンケート作成ツールもその一つに数えることができるでしょう。実際に、導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
今回は、社内共有に使えるアンケート作成ツールの基礎知識とメリット・デメリット、選び方をご紹介しますので、興味のある方はぜひチェックしてください。
社内共有に必須なアンケート作成ツールとは！？
アンケート作成ツールとは、Webなどクラウドシステムを用いてアンケートを作成できるサービスのことです。従来においては、パソコンでアンケート資料を作成し、プリントして配布するのが一般的でした。また、集計においても手作業で行われることが多く、管理者は大変だったのです。
一方、アンケート作成ツールはクラウド上で集計までを行うことができます。これにより、完全ペーパレス化を実現することができるでしょう。また、アンケートをURLとして扱うことができるため、配布しやすい点も魅力のひとつです。さらに、集計においても自動化されているものが多く、集計作業がものすごく楽になります。
ちなみに、下記の記事ではおすすめのアンケート作成ツールをご紹介していますので、どのような種類があるのか気になる方はぜひアクセスしてみてください。
・おすすめの人気アンケート作成ツール8選！社内共有を加速させる
アンケート作成ツールのメリットが知りたい！
アンケート作成ツールには数多くのメリットがあり、その魅力に惹かれて導入を決める企業が多いです。早速、どのようなメリットがあるのかチェックしていきましょう。
コストと手間を大幅に削減
最大のメリットはコストと手間を削減できる点です。システム上で行うため、印刷機やインク、用紙の費用がまったくかかりません。郵送代なども不要になるので、社員のご家族に意見を伺うときもコストを削減できます。
また、作成・配布における手間が大幅に少なくなるでしょう。既存でテンプレートなどが準備されているため、作成の負担が減ります。また、配布はメールの一斉送信機能やチャットを利用してURLを貼り付ければいいため、非常に簡単です。
データの収集や分析ができるため社内共有を実現できる
収集や分析がしやすい点も大きなメリットになります。以前においては、集計した用紙を一枚一枚確認して、Excelにデータを入力していくのが一般的でした。当然、回答を読んだり、入力したりすることに時間がかかるため、相当な負担だったことが予測できます。
一方、アンケート作成ツールはクラウド上でデータを管理することができるため、わざわざ一人ひとりの意見を集める必要がありません。また、データの種類によっては自動集計できるため、非常に便利です。さらに、集計したデータはグラフで表示することも可能なので、分析も簡単になります。
調査対象の絞り込みと分析が可能
調査対象を絞り込んで意見を収集することが可能です。例えば、性別や職種、部署など対象者を実施する側が決められます。また、対象者別に分析して課題を可視化することもできるでしょう。離職者の低減やモチベーションの向上を期待できるため、社員から支持される会社づくりができます。
社内ではなく顧客に使うこともできる
社外に使えるのもメリットです。社内アンケートに特化したツールもありますが、基本的には顧客に使えるものも多くなっています。例えば、自社が提供する商品の感想を聞いてみたり、サポート体制の顧客満足度を伺ってみることができたりするので、社外に対して使用するのも魅力的でしょう。
アンケート作成ツールのデメリット・注意点について
アンケート作成ツールには、いくつかのデメリットも存在します。注意点を知ることで導入するか否かの正しい選択ができるので、ぜひチェックしてください。
コストがかかる
1つ目の注意点は、コストがかかるツールがあるという点です。基本的に料金はピンからキリまであり、その中から自由に選択することになります。また、プランが準備されているところもあり、安いプランを選択すると機能制限が設けられる可能性もあるため、慎重に選ぶ必要があるでしょう。
有料プランを選択すると初期コストだけでなく、ランニングコストもかかります。月々の負担が増えるという点はデメリットです。
広告等が表示されるツールもあるので注意が必要
広告などが表示されるツールもあります。特に無料で提供されているものが多いです。
広告が表示されると使いづらさを感じることがあります。また、見栄えが悪いので、アンケートを利用した積極的に社内共有はしづらくなるでしょう。場合によっては社員から回答を得られないことも多くなるので、無料ツールを利用する方でも広告表示の有無は確認しておいたほうがいいです。
アンケート作成ツールの選び方のポイント
こちらの記事でもご紹介している通り、アンケート作成ツールの種類はものすごく多くなっています。そのため、導入を検討している方の中には、どのように選べばいいのかわからない方も少なくないでしょう。ここでは、具体的に選び方のポイントを解説していきます。
使用する端末で選ぶ
どのような端末に対応しているかどうかで選ぶといいです。現在では、パソコンだけでなく、スマホやタブレットに対応しているツールが多くなっています。例えば、スマホに対応していることで、社員は自分の端末から気軽に回答できるので便利です。また、リモートワーク時や外出先でも簡単に答えられるので、そのような環境で働いている社員から意見を聞きたい場合はスマホに対応しているものを選ぶといいでしょう。
料金から自分に合ったものを選定する
2つ目のポイントは料金です。無料から有料まで、さまざまなプランがありますので、負担の少ないものを選びましょう。また、ツールによって初期コストやランニングコストの有無が変わってきます。そのため、そのようなコストもしっかりと確認して自分にあったものを選択してください。
機能をしっかりとチェックする
3つ目のポイントは機能です。機能においても各ツールで異なります。機能面を見ていない状態で契約してしまうと導入後に欲しい機能がないので困ることになるでしょう。
選ぶ前に、まずどのような機能が欲しいのかを必ずチェックします。そして、その機能が搭載されているものを選択してください。
まとめ
今回は、アンケート作成ツールの基礎知識とメリット、注意点や選び方について解説しました。社内共有をするために欠かせないツールであり、多くの企業が導入を検討するといいでしょう。
ちなみに、社内共有ができるツールはアンケート作成ツールだけではありません。例えば、社内Wikiもナレッジやノウハウを共有することができるので、現在もっとも導入されているシステムのひとつです。
・社内Wikiとは！？情報とナレッジ共有が容易にできる企業を目指す
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