社内ポータルは、各アプリケーションを繋ぐ入り口の役割をするビジネスツールです。近年はリモートワークを推進する企業が急増しており、社外から業務ができる環境を整えるために社内ポータルを導入しています。
社内ポータルを制作できるツールやサービスは複数挙げられますが、Googleサイトもその中のひとつです。今回は、Googleサイトの基礎知識とメリット・デメリットについて解説していきますので、興味のある方はぜひご覧ください。
社内ポータルが構築できるGoogleサイトとは！？
Googleサイトとは、検索エンジンで有名なGoogle社が開発・提供しているWebサイト制作サービスです。Googleサイトを使えば、インターネット上からWebサイト制作を進めることができるため、開発プラットフォームなどをパソコン内にインストールする必要がありません。
また、一般的に必要とされるWeb制作の知識がなくても構築することができます。通常、Web制作には下記のような知識が必要です。
・HTML
・CSS
・JavaScript
・PHPなど
初心者にとってスタイルシートやプログラミング言語は、英数字の羅列にしか見えず、理解することは非常に難しいでしょう。また、習得するまでにかなりの時間を要します。しかし、Googleサイトは、要素をドラッグアンドドロップするだけで作り上げていくことができるので、初心者でも構築しやすいという点が大きな特徴です。
Googleサイトを利用して社内ポータルを構築するメリット
Googleサイトには数多くのメリットがあります。それぞれのメリットを具体的にチェックしていきましょう。
無料で構築することが可能
1つ目のメリットは、無料で構築することができる点です。例えば、WordPressなどのCMSを使って社内ポータルを制作する場合、下記のような費用がかかります。
・サーバー契約費用
・テーマなどのデザインにかかる費用
・制作にかかる費用
・ドメイン取得費用
しかし、Googleサイトはサーバー契約が必要ありません。通常、VPSと契約すると月額2,000以上、レンタルサーバーは月額数百円以上かかります。Googleサイトを利用する場合、これらのランニングコストはかかりませんので、負担を大幅に減らすことができるでしょう。
また、自作することでデザインや制作費用なども節約できます。そのため、制作コストも削減可能です。
一方、ドメインに関しては契約が必要です。年間数千円なので大きな負担にはならないでしょう。また、社内ポータルのデザインや機能にこだわりたい方は、Web制作会社に依頼するケースが多く、制作費用を負担する企業も珍しくありません。
Googleサービスとの連携がスムーズ
2つ目はGoogleサービスと連携しやすい点です。Googleサービスは私達の暮らしに欠かせないものであり、普段から利用している方も多いのではないでしょうか。Googleサイトを利用すれば、具体的に下記のアプリと連携ができます。
・Googleドライブ
・YouTube
・カレンダー
・地図
例えば、カレンダーを貼り付けることで、社内スケジュールを公開することが可能です。これにより、社内でどのような行事があるのか確認できるので非常に便利でしょう。連携することで扱えるコンテンツが増えるだけでなく、制作に必要な時間も少なくなるので、効率的に社内ポータルを構築することができます。
レスポンシブデザインに対応
レスポンシブデザインに対応できることはメリットです。レスポンシブデザインとは、画面のサイズに合わせて自動で要素のサイズが変更されるデザインのことになります。
例えば、PC用に作成したデザインをスマートフォンで確認すると画像やテキストなどの各要素が小さく表示されてしまうので、非常に見づらいです。このような状態では、ユーザーパフォーマンスが悪く、使いづらいのは明白でしょう。
また、現在はビジネスシーンにおいてもパソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンが使われています。そのため、社内ポータルはレスポンシブデザインにしたいという方が多いのではないでしょうか。
Googleサイトではあれば、自動でレスポンシブデザインに対応することができるので、スタイルシートに自分で細かく設定する必要がありません。そのため、簡単にすべてのデバイスに対応できる社内ポータルを構築することが可能です。
共同編集に対応
共同編集ができることもメリットです。共同編集が可能なため、複数の社員で制作を進めることができます。ほかの社員の作業が終わるまで待ったりする必要がないので非常に便利です。
また、担当する社員に合わせて権限を変更することもできるため、制作に参加してほしい社員だけ招待してサイトを構築していくことができます。これにより、セキュリティ面に関しても安心なので、その点もメリットであるといえるでしょう。
Googleサイトのデメリット
簡単に作成できるようになっているため、カスタマイズ性が優れていないなどのデメリットもあります。ツールの選択は、運用に大きな影響を与えるため、社内ポータル構築を考えている方はGoogleサイトの悪い点もしっかりと確認しておくのがおすすめです。
デザイン性が良いとは言えない
デザイン性が劣るという点がデメリットです。デモページなどを見ればわかるように、トレンドデザインには程遠く、人によっては少し物足りなさを感じる方もいるでしょう。デザイン性が良くないと運用失敗に陥るケースもありますので、その点は注意が必要です。ちなみに、下記のページでは社内ポータルで失敗しないための方法を解説していますので、気になる方はご覧ください。
・社内ポータルでよくある失敗4選！失敗しない対策方法も徹底解説
社内ポータルの細かなデザイン調整ができない
細かいデザイン設定ができない点がデメリットです。Webサイトのデザインを細かく調整できるのがCSSファイルになります。例えば、レイアウトや画像のサイズを調節したり、フェードイン・フェードアウトの設定をしたりすることが可能です。
スタイルシートはWebサイトのデザイン設定に欠かせませんが、Googleサイトは独自のCSS設定ができません。そのため、デザインは完全にデフォルトのCSSファイルに依存することになりますので、デザインのカスタマイズ性と乏しいです。
オリジナルの機能を搭載することが難しい
最後のデメリットはオリジナル機能を搭載できない点です。PHPはもちろんのこと、JavaScriptに関しても使うことができません。そのため、既存の機能の中で社内ポータルを運用することになります。運用後、導入したい機能が出てきた場合でも追加できませんので、不便に感じる人も多いのではないでしょうか。
まとめ
今回、Googleサイトの基礎とメリット・デメリットをご紹介しました。HTMLなどを使用しなくても構築することができるというメリットがある反面、デザインや機能のカスタマイズができないというデメリットもあります。柔軟性が低いので、Googleサイトを選択することが難しいと感じている企業も多いのではないでしょうか。
そのような企業には、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめです。KYO-YUは社内ポータルを構築することができるサービスになります。Googleサイトとは異なり、デザイン性が高く、おしゃれな社内ポータルで運用を開始することが可能。また、カスタマイズ性が高く、プランによっては企業の要件に合わせて機能を追加してもらうこともできます。そのため、自分が使いたい機能で社内ポータルを運用したい、運用後も機能などカスタマイズする可能性があるという方は、ぜひKYO-YUをお試しください。お問い合わせは下記のページからできるので、気になる人は詳細をお伺いしてみてはいかがでしょうか。
