光ファイバーなどの家庭用Wi-Fiや公共Wi-Fiの普及により、インターネットが利用しやすい社会になりました。それに伴いインターネットを介してサービスを利用できるクラウドが急速に浸透したのです。
例えば、GmailやiCloud、DropBoxなども有名なクラウドサービスの一例で、多くの人が一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。
一般家庭だけでなく、企業においてもさまざまなサービスのクラウド化が進められています。そして、社内マニュアルに関してもクラウド化している企業が多いです。今回は、社内マニュアルをクラウド化する魅力やデメリットについて解説していきますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
社内マニュアルはクラウドがおすすめ！
クラウドとは、インターネットを通じてサービスを提供する利用形態のことです。親しみのない人にとっては難しい言葉ですが、オンラインと考えるとわかりやすいのではないでしょうか。オンラインもクラウドの一種なので、非常に意味合いが似ています。
社内マニュアルについては下記のページに詳しく解説していますので、基礎から知りたい方はぜひチェックしてください。
・社内マニュアルのメリットとは！？上手く活用されない原因も詳しく解説
現在、多くの企業では、社内マニュアルのクラウド化を進めています。その理由のひとつが、働き方の変化です。働き改革によって残業を少なくするなどの取り組みが行われました。これにより、労働生産性の向上が求められたのです。サービスをクラウド化にすることによって、資料管理の手間などが少なくなるため、積極的に導入されました。
また、近年の新型コロナウィルス感染拡大によってリモートワークが推進されています。リモートワークで働くためには、自宅でも働ける環境が必要です。社内マニュアルをクラウド化することで、社外からでもアクセスできるようになるため、リモートワーク環境の構築を素早く行うことが可能。このような理由から社内マニュアルに限らずさまざまなサービスがクラウド化されているというわけです。
社内マニュアルをクラウド化するメリット！？
社内マニュアルをクラウド化するメリットは非常に大きいです。具体的にどのような魅力があるのか見ていきましょう。
マルチデバイスに対応可能
マルチデバイスに対応できることです。ツールやサービスによっても異なりますが、レスポンシブデザインを採用しているところが非常に多くなっています。これにより、パソコンはもちろんのこと、タブレットやスマートフォンでも社内マニュアルを見やすく表示させることが可能。
外出先によってはパソコンを持ち歩くことができない場合もありますが、スマートフォンから社内マニュアルを見ることができれば非常に便利ではないでしょうか。また、通勤中にスマホから確認したり、自宅のタブレットからでも気軽にアクセスできたりするので、ペーパーよりも手軽に扱うことができるでしょう。
あらゆるコンテンツを扱える
さまざまなコンテンツを扱える点がメリットです。例えば、用紙でマニュアルを作成するとしましょう。おそらく、テキストや画像、グラフや表を使うだけで精一杯です。
一方、クラウドの社内マニュアルは、下記のようなコンテンツを使うことができます。
・テキスト
・画像
・動画
・リンク
・グラフ
・表
・SNSの引用など
扱えるコンテンツが増えることで、社内マニュアルの質も向上します。また、制作者は作業の負担が減りますし、読む側も理解しやすいので、メリットが大きいでしょう。
冊子や書類を破棄できる
クラウドの社内マニュアルはクラウド上ですべてのデータを管理します。そのため、棚に冊子が溢れかえるということがありません。ペーパーレス化だけでなく、管理の負担を大幅に削減することができるのでその点はメリットです。
また、読む側もデータで扱えるので魅力的でしょう。例えば、デスクに社内マニュアルを置いておく必要がないため、広々とした空間で作業ができます。
さらに、セキュリティ面でも安全です。冊子の場合、社員が社内マニュアルを自由に持ち運ぶことができます。もし、通勤中に落としてしまったら、書かれている情報が外部に漏れる危険性があるでしょう。しかし、クラウド化することで、サーバーにデータを置いておくことができるため、持ち歩く必要がありません。社員の危機管理不足で外部に情報が漏れる心配が少ないのでリスクマネジメントを向上させることができるでしょう。
使い勝手が良い
使い勝手が良いです。例えば、社内マニュアルから求めている情報を検索することが可能。冊子のように1ページ1ページめくりながら調べる必要がないので、業務が大幅に効率化されます。
また、外部からでも自由にアクセスすることができます。テレワークが推進される現代社会において、社外から重要な情報にアクセスする機会は増えました。コロナ感染症のように、急なテレワークの移行を求められたとしても、社内マニュアルがクラウド化されていれば企業として柔軟に対応できるではないでしょうか。
社内マニュアルクラウド化によるデメリット
次に社内マニュアルをクラウド化することによってどのようなデメリットがあるのでしょうか。クラウドの社内マニュアルの導入を検討している人はぜひ参考にしてください。
サーバーダウンで作業が停まる
サーバーダウンする可能性があるという点です。サーバーは電力がなければ動かすことができません。そのため、停電などが発生すると社内マニュアルを見ることができないため、一時的に業務がストップします。また、停電のほかにもサーバー障害などが起こる可能性もあるため、注意する必要があるでしょう。
システム連携ができないことも
システム連携がしづらいです。クラウドはサーバー上にサービスがあるため、社内システムと連携ができない可能性があります。
カスタマイズしづらい
カスタマイズ性が低いという点もデメリットになるでしょう。自社でサーバーを運用するオンプレミス型は、サーバーを自由自在に操作することができるため、カスタマイズ性が高いです。
一方、クラウドは自社ではなく、ほかのサーバー上で社内マニュアルを運用させることになります。そのため、すべて自由にカスタマイズできるというわけではありません。
カスタマイズ性に関しては、どのような社内マニュアル作成ツールを使うのかで大きく変わってくるでしょう。ちなみに、下記のページではおすすめの社内マニュアル作成ツールをご紹介していますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
・何で作成する！？社内マニュアルを作成できるツールとそれぞれの特徴
まとめ
今回は、社内マニュアルをクラウド化するメリット・デメリットをご紹介しました。現在、クラウドサービスを利用する企業は6割近くにも増加しているといわれています。そのため、ペーパーで社内マニュアルを運用している方は、クラウドに移行するのがおすすめです。
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