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スムーズに社内共有できる共有メモアプリとは?属人化を防ごう!

共有メモアプリというツールをご存知でしょうか。現在は、さまざまな情報を社内共有している企業が増えています。その理由は、ノウハウの属人化を防ぐことができたり、業務効率化を図れたりするからです。それは、社員が取るメモも同様でしょう。

 

社員一人ひとりのメモを社内共有できれば、その情報が全社員に行き渡るので、組織としての力を向上させることができます。また、ペーパーよりも非常に管理がしやすいです。

 

このように、たくさんのメリットがあるので実際に導入を検討している方も多いでしょう。そこで、今回は社内共有ができる共有メモアプリの基礎知識とメリット、適切な選び方を解説しますので、ぜひ参考にしてください。

 

 

社内共有をスムーズにする共有メモアプリとは!?

共有メモアプリとは、その名の通りメモを共有できるアプリケーションのことです。メモを取った情報は、クラウド上に保存されます。ほとんどのアプリはマルチデバイスに対応しているため、PCのみならずスマホ(AndroidiPhone)、タブレットで利用することも可能です。

 

さまざまな機能が搭載されており、テキストだけでなく、画像を挿入して共有することもできます。また、タスク機能があったり、メッセージをやり取りできたりするので、インナーコミュニケーションを活性化させるために導入することもできるでしょう。インナーコミュニケーションについての詳しい解説は「インナーコミュニケーションとは?注目される理由と活性化の効果」をご覧ください。

 

多くの共有メモアプリは、月額制を採用しています。また、機能制限はありますが、無料で利用できるもの少なくありません。

 

 

共有メモアプリの魅力!メリットを解説

次に、導入することでどのようなメリットを獲得できるのかチェックしていきます。

 

自分が考えていることを容易に社内共有できる

自分のアイディアやプロジェクトに対する考え方などをほかのメンバーと共有できます。チームの一人ひとりが考えていることを把握できるため、疑問を持つたびに聞くという手間を減らすことが可能。また、情報共有にかかる時間を削減することができます。さらに、考えていることに対してアドバイスもしやすいので、仕事のクオリティアップにも繋げられるでしょう。

 

ノウハウやナレッジの共有

もっとも大きなメリットは、ノウハウやナレッジを共有できることです。企業が抱えやすいリスクのひとつに属人化を挙げることができます。

 

属人化している場合、ある業務を特定の社員だけしか対応できないという状態に陥りがちです。もし、その社員が休暇を取ってしまうと業務が停滞することになります。つまり、業務が非効率化になるというわけです。

 

また、品質管理がしづらくなります。なぜなら、普段対応している社員以外の人が業務を進めた場合、クオリティの低い製品が出来上がってしまうからです。このように、業務の属人化は非常にリスクのある状態といえるでしょう。

 

属人化してしまう理由のひとつに社内共有が円滑でないという点を挙げることができます。そのため、共有メモアプリを導入することで属人化リスクを下げられる可能性があるのです。共有メモアプリはアイディアだけでなく、ノウハウやナレッジを共有することができます。社内Wikiと同じような使い方ができるのでビジネスツールとして便利に利用することができるでしょう。ちなみに、社内Wikiについての詳しい解説は「社内Wikiとは!?情報とナレッジ共有が容易にできる企業を目指す」をご覧ください。

 

社内情報の構築

社内情報の構築もメリットです。ノウハウやナレッジが個人のメモではなく、会社のメモに記録されます。これにより、培ってきた記録が失われるということがありません。

 

例えば、社員が退職する場合、メモの記録は会社に残されることなく、社員個人の所有物になります。しかし、共有メモアプリを使うことで、退職と同時にノウハウやナレッジが破棄されることがなく、その社員が今まで積み重ねてきた記録を容易に共有することができるのです。つまり、社員一人ひとりのメモが会社の有益な情報となります。退職者が持つノウハウの継承やナレッジの共有がスムーズにできるので魅力的です。

 

瞬時に社内共有が可能

タイムリーな情報共有ができます。メモを取った情報はリアルタイムで共有されるため、最新の情報を瞬時に共有して仕事をすることが可能です。特に顧客の要望を即座に反映するなど、スピード感を持った対応をしなければならないときに便利でしょう。

 

社員間の認識の違いが発生しづらい

社員間で認識の違いが起こりづらいというメリットもあります。つまり、勘違いが発生しづらいというわけです。

 

共有メモアプリを使うことで、ほかの社員のアイディアや考えを容易に知ることができるため、認識齟齬が起こりません。また、興味のあるアイディアに対して話し合う機会も増えるので、コミュニケーションの中で認識をお互い詰める機会も多くなるでしょう。

 

 

共有メモアプリの選び方

共有メモアプリの種類は非常に豊富です。そのため、導入するときは企業に適しているものを選ばなければなりません。選ぶときの重要な要素をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

マルチプラットフォームに対応しているか

1つ目はプラットフォームです。普段、どのようなプラットフォームを利用していますか?例えば、Windowsを使っている企業もあれば、Macを利用しているところもあります。PCだけでなく、タブレットやスマホを業務の中で活用しているところも多いでしょう。

 

それぞれの製品で対応しているプラットフォームは異なります。そのため、社内の環境に適応できるものを選択してください。あらゆる端末を使いたいという方はマルチプラットフォームを利用するといいです。

 

直感的な操作性

2つ目は操作性です。操作性は下記の観点を考慮するといいでしょう。

 

社員全員が操作しやすいかどうか

バグ(不具合)などが発生しないか

マルチプラットフォームの製品は、すべてのデバイスで使いやすいかどうか

 

すべての社員が気持ちよく操作できるものを選びます。また、バグなどが発生すると使いづらいので、そのような製品は避けるといいでしょう。多くの共有メモアプリで無料トライアルを提供しています。有料のものを比較する際はそのようなサービスを利用するといいです。

 

データのバックアップが可能かどうか

3つ目は、バックアップの可否です。基本的にクラウド上で管理されるので、データの損失に対して神経質になる必要はありません。しかし、不正アクセスなどが発生するとデータが復旧できなくなる可能性もあります。そのため、念の為バックアップ可能なものを選んでおくと安心です。

 

 

まとめ

今回ご紹介した共有メモアプリにはさまざまなメリットがあり、導入すれば便利に活用することができます。しかし、メモを取ることが目的のアプリです。そのため、さらに豊富な機能を持ったツールがないか探している方もいるのではないでしょうか。

 

そのような方におすすめなのが社内ポータル構築サービス「KYO-YU」です。KYO-YUを利用すれば、社内Wikiを構築することができます。社内Wikiは共有メモアプリのように使えて、さらに豊富な機能が追加されているツールのため、さまざまなビジネスシーンで活用することが可能です。興味のある方は下記のページからぜひお問い合わせしてみてはいかがでしょうか。

 

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