ファイルを社内共有するために、オンラインストレージの導入を検討している方もいるのではないでしょうか？オンラインストレージはクラウド上でファイルを管理することができるため、企業の社内共有に欠かせないツールです。今回は、オンラインストレージの基本と特徴、注意点について解説しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
社内共有が超便利！オンラインストレージとは？
オンラインストレージとは、サーバーのディスクスペースを貸し出し、インターネット上でファイルを共有できるようにしたストレージのことです。クラウドストレージやファイルホスティングと言われることもあります。とてもわかりやすく説明すると、パソコンの中にあるファイルに対してさまざまな人達がアクセスでき、作成・編集ができるようにした環境のことというと理解しやすいのではないでしょうか。
IT技術が進歩し、あらゆるもののクラウド化が進んでいます。そして、ストレージもそのひとつというわけです。現在ではPCだけでなく、スマホやタブレットからでもアクセスできるため、使い道が多様化しています。そのため、企業の社内共有だけでなく、個人でも利用されることが多いです。
オンラインストレージの特徴について
次にオンラインストレージの特徴をチェックしていきましょう。
マルチデバイスからアクセスできる
特徴は、マルチデバイスからアクセスできることです。マルチデバイスとは、PCやスマホ、タブレットなどを指します。マルチデバイス対応によって得られるメリットを考えてみましょう。
例えば、ファイルを社内共有したい場面はオフィス内だけではありません。出張中の社員がファイルを確認したいときもあるでしょう。また、現在では働き方改革や感染症対策によってリモートワークが増えています。そのため、自宅からファイルにアクセスしたい機会も多いです。
マルチデバイス対応なため、外出先でも手元にあるスマホから特定のファイルをチェックすることができます。また、自宅にパソコンがないという人もいますが、そのような社員でも家にあるデバイスでアクセスすることが可能です。そのため、一般的なオフラインのファイルサーバーに比べてオンラインストレージはとても便利です。
共同作業が容易
共同作業が可能です。プレゼン資料などコンテンツを共同作業で作る機会は少なくないでしょう。オンラインストレージを使えば、Googleスプレッドシートのように複数人でファイルを編集することができます。そのため、効率的に資料を作成することができるでしょう。
時間や場所に関係なくアクセスすることが可能
時間や場所に関係なくファイルへアクセスできます。先程少し触れたように、現在においては社外で働く機会が非常に多いです。例えば、感染症対策によってリモートワークで働く会社も増えています。“オフィスで働くという常識から家でも働ける社会”に変わりつつあるのです。
そのため、企業においてはオフィス外からでも働ける環境を構築するのが必須になっています。例えば、外部からでもアクセス可能な社内Wikiを導入してインターネット上で情報発信ができるようにしている企業も多いです。社内Wikiについての詳しい内容は、「社内Wikiとは！？情報とナレッジ共有が容易にできる企業を目指す」をご覧ください。
そして、リモートワーク構築のために、オンラインストレージも積極的に活用されています。オフィスはもちろんのこと社員の自宅、外出先などあらゆる場所からいつでもアクセスできるので非常に便利です。
データ管理を一元化できる
データ管理の一元化も特徴のひとつです。通常、それぞれの社員のストレージで管理する場合、一元管理をするのは難しいでしょう。なぜなら、各社員のパソコンにアクセスするのは手間がかかりますし、バージョンの異なるファイルがいくつも点在してしまうからです。
一方、オンラインストレージはクラウド上でファイルを管理できるため、管理が非常に簡単になります。例えば、自分のデバイスからストレージにアクセスして、どのようなファイルが追加・削除されたのか知ることができたり、いくつも同じファイルがあるというようなトラブルが発生したりしないので、物理メモリよりも混乱が起こりづらいです。
ログ管理を行える
ログ管理を行えるのも特徴のひとつです。ログを見ることで、どのようなファイルが誰によって追加・編集・削除されたのか知ることができます。そのため、万が一トラブルが発生した場合、原因を容易に特定することが可能です。
また、それぞれのファイルはバージョンで管理されているため、誤操作による削除などが発生した場合もすぐに復元することができます。さらに、以前のバージョンにファイルを戻したい場合もワンクリックでできるため、便利に感じる人も多いのではないでしょうか。
オンラインストレージの注意点を知る！
オンラインストレージは便利ですが、注意点もいくつか存在します。導入する前に把握しておくことで、何に注意すればいいのか、そしてそのリスクを減らすためにどのような製品を選べばいいのかわかるようになりますので、ぜひ参考にしてください。
セキュリティのリスク
1つ目の注意点はセキュリティです。基本的に、共有ファイルにアクセスするためには、ログインする必要があります。そのため、ログインIDやパスワードがなければ侵入することができません。
しかし、それらの情報が盗まれたり、不正アクセスされてしまったりすると情報漏えいのリスクにさらされます。このようなリスクを被らないためにも、ログイン情報の安全な管理は徹底しなければなりません。また、ユーザーごとの権限も細かく設定する必要があります。
カスタマイズ性が低い
2つ目はカスタマイズ性が低いことです。それぞれのオンラインストレージで搭載されている機能は異なります。そのため、製品によってできることは変化するのです。
例えば、「このような機能が欲しい」と思ったとしても運営会社から機能を追加してもらうことができません。既存の機能の中で利用していくことになるため、企業によっては不便さを感じることもあるでしょう。
障害が発生する可能性がある
3つ目は障害が発生する可能性があるという点です。ファイルはデータセンターで管理されており、そこで停電などが発生するとアクセスできない状態に陥ります。作業を中断しなければならないため、業務に支障をきたす可能性があるでしょう。
しかし、ほとんどのケースでデータセンターに障害が発生することはありません。そのため、基本的には安心して利用することができます。
まとめ
オンラインストレージには、さまざまなメリットがあり、導入に魅力を感じた企業も多いでしょう。一方で、カスタマイズ性の高い製品を使用したいという方もいるでしょう。そのような方には社内共有サイトをおすすめします。社内共有サイトについての詳しい説明は「 社内共有サイトとは！？メリットを獲得し企業経営の安定化を目指す」をご覧ください。
そして、社内共有サイトを構築するなら、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめです。KYO-YUはカスタマイズの要望に対して柔軟に対応してくれるサービスになります。つまり、「このような機能が欲しい」という要望に合わせて社内共有サイトを作ってくれるのです。社内共有サイトはファイルだけでなく、コンテンツなどさまざまな情報を社内共有できます。興味のある方は下記のページからお問い合わせしてみてはいかがでしょうか。
