社内ポータルはとても機能が豊富なビジネスツールです。例えば、業務アプリケーションの窓口として役割を果たしたり、コミュニケーションを活性化させることもできたりするので、さまざまな使い方ができます。このように、使い所がありすぎるため、これから導入を検討している人の中には、適切な活用方法がわからない方も少なくないでしょう。そこで、今回は社内ポータルの活用例をいくつかご紹介しますので、興味のある方はぜひアクセスしてください。
社内ポータルは今の企業に必須のツール！
『社内ポータル』とは、業務アプリケーションを集約し、窓口のような役割を果たすWebサイト(アプリケーション)です。身近なところで言えば、業務用iPhoneのホーム画面を思い浮かべるとわかりやすいのではないでしょうか。社内ポータルの詳しい解説は、「 今さら聞けない社内ポータルとは？コロナ禍でも企業経営を安定化！」をご覧ください。
近年、社内ポータルは企業にとって欠かせないビジネスツールです。社内ポータルが注目される理由はたくさんありますが、その中でも特に導入を後押ししたのが新型コロナウィルスの感染拡大でしょう。この影響で多くの企業は、テレワークを余儀なくさせられました。社内ポータルは、自宅からでもアクセスすることができるため、テレワーク環境を瞬時に構築することができるなどのメリットがあり、各企業で導入が加速したのです。これにより、多くの企業がすでに導入していますし、これからも幅広い業界に浸透することが予想されます。
社内ポータル活用術6選
社内ポータルは多機能なため、さまざまな活用術を挙げることができます。具体的な活用術を小見出しでご紹介し、それぞれ詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
社内の活動をオープンにするために活用する
1つ目の活用術は、社内活動の見える化です。実際に、下記のような悩みを抱く企業は多いのはないでしょうか。
・各部署の動きが見えずに何をしているのかがわからない
・クローズな環境なので、情報共有が行き届かず各社員が同じ仕事をしている
・特定の社員に情報が伝わっていない
上記の場合、業務の非効率化は避けられませんし、情報が伝わっていないことで自分だけが仲間外れにされていると勘違いして離職率も高くなってしまいます。このような状況を打開するために社内ポータルは活用できるでしょう。
例えば、社内ポータルには、掲示板機能があります。掲示板を用意すれば、情報配信ができるため、特定の社員に情報が共有されていないなどのトラブルが発生しづらいです。また、各部署の掲示板を1つの場所に集約して見やすくすれば、それぞれの部署の動きを一目で確認できるため、活動の見える化を実現できます。
ナレッジやノウハウの共有に活用
2つ目の活用術はナレッジやノウハウの共有です。社内Wikiというビジネスツールをご存知でしょうか。ノウハウやナレッジを共有するために、コンテンツを作成して各社員が閲覧できるビジネスツールのことです。詳しくは「 社内Wikiとは！？情報とナレッジ共有が容易にできる企業を目指す」をご覧ください。
社内Wikiを利用してノウハウやナレッジを共有することで、属人化を防ぐことができる、教育時間の削減などさまざまなメリットを獲得することができます。社内ポータルは社内Wikiの機能が搭載されており、社内Wikiとして使うこともできるのです。さまざまな機能のある社内Wikiを導入したいという方は社内ポータルの導入をおすすめします。
社内報も社内ポータルでカバーしよう
3つ目は、社内報として活用することです。社内ポータルには、コンテンツ制作機能が搭載されています。この機能により、HTMLなどの知識がなくてもWebページを制作することができ、それを全社員で共有できます。社内報はインタビュー記事や出産報告など社内に関係のあるコンテンツを提供しますが、これらの内容も簡単に作成することが可能です。もちろん、ペーパーが必要なく印刷費用の削減なども期待することができるでしょう。
コミュニケーションの場として活用
4つ目はコミュニケーションの場として活用することです。社内ポータルには、コミュニケーションを交わせる場所が準備されています。
例えば、コメント機能を挙げることができます。コンテンツに対してコメントをする機能があり、各社員が思ったことなどを気軽に述べることが可能です。また、記事に対して“いいね”ボタンを押すことができます。まるでSNSを利用しているかのように使うことができるので、コミュニケーション活性化に繋げられるでしょう。
インナーコミュニケーションは企業にとってとても重要です。社内ポータルはテレワーク下においても社内交流を活性化させることができるため、魅力を感じる企業も多いのではないでしょうか。ちなみに、インナーコミュニケーションについての詳しい解説は「 インナーコミュニケーションとは？注目される理由と活性化の効果」をご覧ください。
FAQとしても使える
5つ目は社内のFAQです。社員からの質問に答える機会が多いという悩みを抱えている方も多いでしょう。例えば、下記のような質問を挙げることができます。
・休暇を取りたいのですが、誰に報告すればいいですか？
・福利厚生には何がありますか？
・残業をしたいのですが、誰に残業時間を報告すればいいですか？
・業務を行うために社内マニュアルをチェックしたいのですが、どこにあるのでしょうか？
もちろん、これだけではなく、どれだけでも質問を考えることができるでしょう。もし、このような質問に一つ一つ答えている場合とても大変です。業務に支障をきたすこともあるでしょう。
社内ポータルは社内FAQとして活用できます。コンテンツ制作機能があり、普段から多い質問とその答えを掲載して公開すれば、質問を減らすことが可能です。また、社内ポータルによっては、社内FAQ用のテンプレートが準備されているものもあります。文字を入力するだけで見やすいFAQを作ることができるので便利です。
ワークフロー申請に活用
6つ目は、ワークフローの申請に活用することができます。社内ポータルによっては、承認フロー機能が搭載されており、これを利用すればサイト内でワークフローを完結させることが可能です。例えば、直接上司と書類のやり取りをしたり、ファイルをメールで送ったりする必要がなくなるため、手間が少なくなるでしょう。また、紙を使用することがなくなるので、ペーパレス化の促進にも貢献してくれるでしょう。
まとめ
今回は、社内ポータル活用術をご紹介しました。最後まで読めばわかるように、さまざまな活用方法があるので、必ず企業が導入しておきたいビジネスツールです。
これから導入を検討している方は、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめになります。初期コストのみで導入でき、運用のアドバイスまでしてもらうことが可能です。また、カスタマイズにも対応してもらうことができます。例えば、公開承認フロー機能が欲しい、閲覧制限機能が搭載したいなどの要望に対して応えてくれるのでとても便利です。興味のある方は下記のページからお問い合わせをしてみてはいかがでしょうか。
