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Webで社内マニュアルを構築!メリットと注意すべきポイントも詳しく解説

社内マニュアルは、業務の効率化や時間短縮、コスト削減など数多くのメリットがあります。

 

社内マニュアルのメリットとは!?上手く活用されない原因も詳しく解説

 

そのため、導入している企業も多いはずです。しかし、現在では紙ではなく、Webで社内マニュアルを制作する動きがたくさん見られます。そこで、今回はWebで社内マニュアルを作成するとどのようなメリットを獲得できるのか、注意すべきポイントもご紹介していきますので、興味のある方はぜひチェックしてください。

 

社内マニュアルをWebで制作する企業が急増中!?

日本では、社内マニュアルをWebで制作する企業が非常に増えています。その大きな理由のひとつが感染症リスクです。

世界的に新型コロナウィルスが流行し、日本でも著名人がお亡くなりになるなど影響を受けました。感染力が強く、人との距離を取る動きが本格化し、働き方においても見直されるようになったのです。そのため、日本ではテレワークが推進されるようになりました。

 

テレワークを実現するためには、自宅から仕事に必要な資料にアクセスする必要があります。紙で管理していると郵送しなければならないなどの手間が発生するため、在宅勤務で効率的に働くことができません。そこで、インターネットを活用した資料管理が注目を集めています。

 

社内マニュアルもWebで管理したい資料のひとつです。そのため、Webで社内マニュアルを制作する企業が増えており、インターネットで働ける環境が注目を集めています。

 

社内マニュアルをWebで制作するメリットとは?

感染症リスクを下げるだけでなく、社内マニュアルをWebで制作するとたくさんのメリットを得ることができます。具体的にどのような魅力があるのかを解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

 

IT機器から閲覧・編集が可能

IT機器からの閲覧や編集ができる点はメリットです。パソコンで制作することはもちろんのこと、スマートフォンやタブレットからページにアクセスして、情報を閲覧することができます。これにより、外出中でもチェックする必要が生じた場合、即座に確認することができるので非常に便利です。また、社員は重い資料を自宅に持ち帰ったり、クライアントとの打ち合わせの際に持っていったりする必要がなくなるので、その点にも魅力を感じる人は多いのではないでしょうか。

 

追加・編集作業がとても簡単

追加や編集作業が簡単なこともメリットです。もし、用紙で作成した場合、下記の点が課題になります。

 

  1. 文字等のミスが発覚した場合、印刷をやり直さなければならない
    追加したい内容があるときでも挿入が簡単ではない
    ブラッシュアップがしづらい

 

紙で制作すると、必ずプリントをやり直さなければなりません。また、再配布しなければならないので、とても不便です。

 

一方、Webで制作すると、簡単にマニュアルの変更が可能です。例えば、文字のミスはその場で編集できます。また、挿入も非常に容易です。これにより、常に最新の状態で社員に社内マニュアルを提供することができます。

 

紙がかさばらない(ペーパーレス化も可能)

ペーパーレス化の実現が可能です。社内マニュアルは制作するだけでなく、管理していく必要があります。もし、用紙が増えれば増えるほど、紙がかさばり管理がしづらくなるでしょう。また、プリントや用紙、コピー機などにコストがかかります。さらに、紛失のリスクもあるでしょう。

 

Webで社内マニュアルを管理すれば、紙がかさばる心配がなく、余分な経費も削減することが可能管理もしやすくなるのでおすすめです。

 

共有が非常に簡単

共有が簡単な点はメリットです。用紙のように、配布する必要性がありませんので、共有がしやすくなります。具体的な共有方法は下記です。

 

  1. リンクで共有
    メールで共有
    通知で共有

 

ツールの中には、社内マニュアルの変更や追加が行われたらパソコンやスマートフォンに通知が来るものもあるので、社員に変更したことを伝える必要もありません。伝達が不要になるので、業務効率化も期待できるでしょう。

 

テレワークに強い

テレワークに強い点もメリットです。社外から容易にアクセスができるため、在宅勤務の人も必要な情報をチェックできます。

 

また再び緊急事態宣言が発出されるかわかりません。もし、あらかじめWebで社内マニュアルを構築しておけば、緊急事態宣言後もすぐにテレワークに切り替えて営業を持続することができるので、自宅でも仕事ができる業務内容で働いている企業は、今から柔軟に対応できる環境の構築がおすすめです。

 

わかりやすい説明が可能

わかりやすい説明ができます。Webページには、文字だけでなく、画像や動画を挿入することが可能。そのため、視覚的にわかる説明を行うことができます。また、さらに詳しく書かれているページのURLを貼ったり、表を使って見やすく表示したりできるので便利です。

 

社内マニュアルをWebで制作する場合の注意点

社内マニュアルをWebで制作する場合、注意すべきことがあります。注意点を知ることで、自社に適しているのかを知ることができたり、導入リスクを最小限に抑えたりできるのでおすすめです。

 

PCやスマホを使う必要がある

インターネット環境下でPCやスマートフォンを使う必要があります。現在はスマートフォンであらゆることをできてしまう時代です。そのため、若い世代の中にはパソコンを使えないという方もいるでしょう。また、パソコンだけでなく、スマートフォンも得意でないIT難民の方も日本には数多く存在します。

 

普段からPCやスマホに慣れていない社員が多い企業では、わかりやすい制作ツールを使用するのがおすすめです。シンプルなツールは操作性が良く、使い方がわかりやすいので、導入時の混乱が少なくなるでしょう。

 

ちなみに、下記のページではおすすめの社内マニュアルツールをご紹介しています。

 

【2020年最新版】社内マニュアル作成ツールおすすめ10選

 

興味のある方はぜひアクセスしてください。

 

導入コスト等がかかる

導入コストがかかります。例えば、ツールを導入する場合、月額費用が必要です。そのため、経営の負担になるケースもあります。

 

ランニングコストをかけたくないという方は、初期コストで構築できるサービスを利用するのがおすすめです。最後のまとめで具体的にそのサービスをご紹介しますので、興味のある方は最後まで読んでみてください。

 

災害時の対策が必要

災害時の対策が必要です。基本的にインターネットやIT機器を利用して制作・管理することになるため、災害により停電が発生すると編集・閲覧が不可になります。そのため、災害が発生した場合は業務が停まってしまう可能性があるので、事前に対策をしておく必要があるでしょう。

 

セキュリティに注意が必要

セキュリティ対策をしなければなりません。Webで管理するのでIDやパスワードが外部に漏れると侵入されるリスクがあります。しかし、制作サービスやツールを利用する場合、キュリティ対策をしているものがほとんどなので、過度に心配する必要はないでしょう。

 

まとめ

今回は、Webで社内マニュアルを構築するメリットや注意点をご紹介しました。非常に魅力が多いので、これからツールや構築サービスの利用を検討している方は多いでしょう。

 

これから導入を考えている方には、「KYO-YU」がおすすめです。KYO-YUは社内ポータル構築サービスのことで、初期コストのみで導入できるオリジナル機能の搭載が可能など、さまざまな特徴を持っています。

 

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