社内マニュアルを作成できるツールには何があるのか探している方もいるのではないでしょうか。現在では、作成できるツールは複数あり、それぞれで特徴が異なります。そこで、今回は、社内マニュアルが作成できるツールとそれぞれの特徴を解説していきますので、興味にある方はチェックしてください。
社内マニュアルは自作できる
現在では、社内マニュアル作成サービスがあり、外部に委託して制作するという方もいます。一方、社内マニュアルは社員教育や業務効率化に大きく影響を与えるビジネスツールです。そのため、自社で制作していきたいと思われる方も少なくないでしょう。
また、委託する場合はブラッシュアップをする際にも再委託しなければなりませんので、お金がかさむことになります。さらに、定期的に最新情報に編集するということもできませんので、運用がしづらいというデメリットも挙げられるでしょう。
現在では、社内マニュアル構築サービスが豊富なので、自作ツール等を導入して自社で作成することが可能です。また、テンプレートが用意されていたり、さまざまなコンテンツを挿入できたりするものが多いので、今まで作成したことがない方でも使いやすいでしょう。
社内マニュアルを作成できるツール5選
早速、社内マニュアルを作成できるツールを5つご紹介していきます。特徴なども解説しますので、ぜひ参考にしてください。
Word
1つ目のツールはWordです。Microsoftが提供している文章作成ツールのひとつで、日本でも非常に馴染み深いでしょう。事務員やWebライター等、さまざまな職種の方が普段から使用しています。また、実際にWordを使用して社内マニュアルを作成している企業も多いです。
特徴
特徴は、文章作成に特化したツールということです。そのため、テキスト中心のマニュアルを作成する際、選択しやすいでしょう。また、入力ミスが発覚した場合、赤線で教えてくれるので、文字を間違えてしまう心配が少ないです。さらに、画像や表を使うことができるため、見やすい社内マニュアルの作成ができるでしょう。
注意点
注意点はファイルや紙で管理しなければならないということです。インターネットで共有することは難しく、ファイルを添付してほかの社員と共有したり、用紙を配ったりする必要があります。
Excel
2つ目はExcelです。Wordと同様にMicrosoft社が提供するツールになります。セルで情報を管理することができ、関数を使うこともできるので、数字の計算が得意です。特に表やリスト表示が多いマニュアルに向いています。
特徴
多彩な表やグラフを表示させることが可能です。そのため、見やすい社内マニュアルを作成することができます。
また、最大の特徴は関数を使用できるという点です。例えば、SUM関数を使用すれば、各セルの合計を算出することができます。一つ一つ計算する手間がなくなるので便利です。
さらに、文字を装飾することができます。重要な部分を赤文字にしたり、注意を促したい内容を黄色の文字にしたりすることも可能です。
注意点
注意点はWordと同様で共有に手間がかかります。ファイルもしくはプリントした用紙で共有しなければなりませんので、すべての社員に内容が行き渡るまで時間がかかるでしょう。
また、スマートフォンからの編集が難しいです。そのため、パソコンで制作・編集を行う必要があります。
PowerPoint
PowerPointは、Microsoft社が提供するツールのひとつです。スライドでページを作成していきます。プレゼンテーション資料などを作るケースが多いです。
特徴
特徴は、さまざまなコンテンツを扱えるという点です。画像はもちろんのこと、動画や3Dオブジェクト、アニメーションなどをページの中に挿入することができます。そのため、わかりやすい社内マニュアルの制作が可能。
また、共同作業をすることができます。Officeの機能とリアルタイム共同編集機能をブラウザーから利用できるため、複数の社員で作成することができるでしょう。
注意点
基本的にプレゼンテーションで使用されるツールになるため、社内マニュアルの構築に特化しているわけではありません。社内マニュアル構築に必要な機能が揃っていない可能性もあるので、その点は注意すべきでしょう。
社内マニュアル作成ツール
4つ目に社内マニュアル作成ツールを挙げることができます。社内マニュアルに特化した作成ツールで、すでに導入している企業も多いです。ちなみに、こちらの記事ではおすすめの社内マニュアル作成ツールをご紹介しています。特徴や料金などを詳しく解説していますので、興味のある方はチェックしてください。
特徴
多くのツールは簡単に操作ができるようになっており、パソコンに関する一般的な知識がある方ならスムーズに作成することが可能です。また、操作内容や操作画面の自動キャプチャ機能が内蔵されています。そのため、効率的に制作していくことができるでしょう。
編集機能が多彩な点も特徴です。ズームや音声挿入などを行うことができます。また、クラウドで管理できるツールが多いため、テレワークにも強く、現代社会に適したツールと言えるでしょう。
しかし、上記でご紹介した機能がすべてのツールに内蔵されているわけではありません。各ツールで機能が異なりますので、選ぶ際にはしっかりとチェックしておく必要があるでしょう。
注意点
クラウド上で管理されているため、セキュリティについてはしっかりと考える必要があります。また、月額料金で利用できるものがほとんどなので、ランニングコストがかかるという点も注意が必要です。さらに、導入するツールによっては欲しい機能が搭載されていなかったり、使わない機能まであり使いづらかったりする可能性もあります。
社内マニュアル作成ツールの制作を依頼
社内マニュアル作成ツールの制作を依頼する方法もあります。Web制作会社では、オリジナルの社内マニュアルツール作成サービスを提供しており、すでに利用している企業も多いです。
特徴
会社の規則やマニュアルを一元管理することができます。部署ごとにカテゴリをわけることもできるため、部署ごとの管理もしやすいです。
また、サービスの中には、既存の環境に設置してくれるものもあります。サーバーを新たに契約する必要がなかったり、イントラネット内に設置したりすることも可能です。
さらに、要件に合わせてカスタマイズすることができます。そのため、欲しい機能だけを内蔵して運用を開始することができるでしょう。
注意点
注意点は初期コストがかかるという点です。しかし、サービスの中には、月額料金が不要なものもあり、初期コストのみで導入することができるサービスもあります。そのため、ランニングコストが抑えられるので、ツールよりも結果的に安く導入することができるでしょう。
まとめ
今回は、社内マニュアルを作成できるツールとそれぞれの特徴をご紹介しました。これから社内マニュアル制作ツールの導入を検討している方の中には、社内マニュアル作成ツールの制作依頼を考えている方もいるのではないでしょうか。
そのような方には、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめです。KYO-YUには、簡単コンテンツ作成機能やユーザー管理機能など、さまざまな機能が搭載されており、社内マニュアル制作をサポートしてくれます。また、初期コストのみで運用できる、オリジナル機能の内蔵可能といったメリットが豊富です。興味のある方は、下記のリンクから無料デモサイトを利用してみてはいかがでしょうか。
