リモートワークが推進される昨今、企業では社内ポータルを運用しようとする動きがあります。実際に、社内ポータルの導入を検討している方も少なくないでしょう。
しかし、一体どのようなシステムなのか、得られるメリットは何か理解できていない人もいるのではないでしょうか。今回は、社内ポータルの基礎知識と類似サービスとの違い、メリットやデメリットを解説していきますので、興味のある方はチェックしてください。
社内ポータルとは？
社内ポータルとは、社内アプリケーションに接続するための入り口です。企業においては、コミュニケーションツールやプロジェクト管理、掲示板など業務に必要なアプリケーションを複数使用しています。社内ポータルはこれらの入り口となり、各アプリケーションをまとめてくれているのです。スマートフォンのホーム画面のように、一目で利用できるツールがわかるため、各ツールにアクセスしやすくなっています。
社内ポータルとポータルサイトの違い
ポータルサイトとの違いは利用者です。社内ポータルの利用対象者は、会社の社員になります。一方で、ポータルサイトは誰でもアクセスすることができるため、サイトにアクセスできるすべての人が対象です。
代表的なポータルサイトには、Googleがあります。みなさんも頻繁使用するので理解できるかと思いますが、Googleは利用者を選びません。サイト接続できるすべての人が利用できるサービスです。一方、社内ポータルは、社員間の情報伝達や共有が目的になっているため、外部ネットワークから接続できないようになっています。会社だけに必要な情報が蓄積されており、それを外部に漏らすことは当然好ましくないため、すべての人が利用できない仕様です。
類似サービスとの違いについて
そのほかにも類似サービスがいくつかあります。違いを知ることで、理解が深まりますので、チェックするのがおすすめです。
社内SNSとの違い
社内SNSは、FacebookやTwitter、Instagram等のSNSを社内向けに利用したツールのことです。主に、インナーコミュニケーション活性化などに利用されています。インナーコミュニケーションについて詳しく知りたい方はこちらのページで詳しく解説していますので、ぜひアクセスしてください。
グループウェアとの違い
グループウェアは、タスクやスケジュール、情報を共有するために利用されているツールです。スケジュール管理やメールなど機能が豊富で、主に業務効率化のために使われています。現在ではウェブブラウザを用いたシステムが増えており、類似サービスのひとつに該当するでしょう。
社内掲示板との違い
社内掲示板は、社内専用のインターネット掲示板のことです。カテゴリに分けてノウハウを共有するために使われています。
社内ポータルを活用するメリット！
企業が社内ポータルサイトを利用するメリットは豊富にあります。それぞれの魅力を一つ一つ解説していきますので、チェックしてください。
ツールを一箇所に集中させられる
ツールを一箇所に集約できるというメリットがあります。業務マニュアルやノウハウ、申請フォーマット、コミュニケーションツールなど、企業はさまざまなアプリケーションを利用して業務をこなします。もし、これらのツールがバラバラの状態で点在していると、どこに利用したいツールがあるのかわからず、探すのに時間がかかることになるでしょう。また、手間がかかるため、結果的にアクセスするのが面倒になってしまうケースも珍しくありません。
社内ポータルを利用して一箇所に集中させることで、一元管理をすることが可能。簡単に各ツールへアクセスできるようになるため、多くの社員がツールを利用してくれるようになります。また、利用したアプリケーションにアクセスする際の時間も短縮できるため、業務効率化も期待することができるでしょう。
情報共有を円滑に行うことができる
情報共有のスピードが早くなるという点もメリットのひとつです。業務に必要な情報を一箇所にまとめることができるため、情報共有がしやすくなります。これにより、ありがちな伝達ミスや無駄な会議、メールのやり取りを少なくすることができるため、生産性の向上を期待することができるでしょう。
また、情報をオープンにして可視化できるという点も魅力です。社員の立場によって権限を変えることもできますが、情報は広く社員に公開して運用するところが多いです。情報が閉鎖的になることがないため、知りたい情報をすぐに入手することができます。そのため、業務効率化にも繋げられるでしょう。
コミュニケーションの活性化に繋がる
コミュニケーションを活性化させられる点もメリットです。新型コロナウィルスの拡大により、リモートワークが推進されています。そのため、企業の中には、在宅ワークで業務を行っているところも多いでしょう。オフィスとは異なり、自宅で仕事をしていると近くに同僚や上司がいないため、会話をする機会がとても減ります。社内交流が深められなくなるため、チームワークにも影響を与える可能性があります。
社内ポータルを利用すれば、リアルタイムで遠く離れた社員同士がチャット等を利用して会話をすることができるため、社内交流を深めることが可能です。また、トップのメッセージなども配信できるので、コロナ渦で働く社員に安心感を与えることもできるでしょう。
社内ポータルのデメリットも知る！
社内ポータルにはデメリットもあることをご存知でしょうか。デメリットを理解しないと失敗という結果を招いてしまう可能性があります。ここでは、デメリットを詳しく解説していきますので、参考にしてください。
コミュニケーション疲れが発生
コミュニケーション疲れが発生する可能性があります。場所や時間に限らず、チャット等でコミュニケーションを取ることができるため、社員によっては交流の多さに疲れを感じてしまう人もいるでしょう。そのため、勤務時間以外はチャット機能を停止させるなどの対策をしておく必要があります。
コストがかかる
コストがかかるという点もデメリットです。社内ポータルの構築には、初期コストやランニングコストがかかります。そのため、ある程度の費用負担は覚悟する必要があるでしょう。しかし、サービスによっては初期費用のみで構築してくれるケースもあり、利用するサービスで金額の負担は大きく異なります。
定着に時間がかかる
定着に時間がかかる場合もあります。はじめて導入されたものは、何であっても使いづらさを感じるものです。それは、社内ポータルでも同様でしょう。使い続けることで、慣れていくことができますが、はじめは操作方法の習得などに時間がかかります。
公私混同を引き起こす可能性あり
公私混同を招く可能性があります。サイトにアクセスできる環境があれば利用できるので、休日等も利用してしまう社員が出てくることもあるでしょう。情報は業務のことに限定するというようなルールを作ることで、公私混同を回避できます。
まとめ
今回は、社内ポータルの基本情報をご紹介しました。迅速に情報共有を行える、業務効率化を期待できるなどのメリットがあるため、導入を検討している方も少なくないでしょう。
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