社内マニュアルは、昔から多くの企業が導入しています。業務をする上で重要なビジネスツールであり、品質の安定化や業務時間の短縮などさまざまな魅力があるからです。社内マニュアルについて詳しく知りたい方は下記のページを参考にしてください。
・社内マニュアルのメリットとは！？上手く活用されない原因も詳しく解説
また、新入社員やアルバイトが仕事を始められやすく、複数の雇用形態で従業員を抱えている企業にとって必要不可欠です。しかし、社内マニュアルの作成に失敗してしまうと、これらのメリットを得られないだけでなく、逆に企業として不利益を被ることになります。今回は、社内マニュアルを作成する際にありがちな失敗例をいくつかご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
1人の社員にマニュアル作成を任せる
1つ目のありがちな失敗は、1人の社員にマニュアル作成を任せることです。基本的に、自社で制作する場合、担当者を決めます。通常業務と平行して行う必要があるため、なるべく社内マニュアル制作に人員を割きたくないと思ってしまう企業も多いでしょう。しかし、担当者を1人だけに絞るのは誤りです。その理由は下記になります。
・時間が少なく作業が進まない
・ブラッシュアップすることができない
それぞれの理由を詳しくチェックしていきましょう。
時間が足りないので頓挫する可能性が高い
時間が足りないので担当者は1人ではなく、チームを組んだほうがいいです。社内マニュアルは数時間で完成できるものではありません。場合によっては1ヶ月程度かかるケースもあります。もし、1人で対応したら、とても時間がかかりますので、最後までやり遂げられない可能性があるでしょう。
また、通常業務と平行して制作作業を進めなければなりません。勤務中の時間をすべて社内マニュアル作成に費やすことはできないので、制作に割り当てられる時間は限られています。そのため、1人で制作することは現実的ではなく、プロジェクトチームを組まないと頓挫してしまう可能性があるでしょう。
ブラッシュアップができない
ブラッシュアップができないという点です。たしかに制作した後、自分で見返して間違いやわかりやすさ、漏れがないかなどをチェックすることはできます。しかし、自分でチェックする場合、どうしても気づかない部分が出てくるのです。複数人でチェックしたほうが間違いなどを見つけやすいので、品質の高いものを提供することができます。
空いた時間でマニュアルを作成しようとする
2つ目の失敗例は、空いた時間で作成しようとすることです。通常業務を優先させたい企業が多いため、担当者に「空いた時間ができたら少しずつ進めてくれればいいよ」と指示する上司も少なくありません。しかし、勤務中は忙しく顧客対応やプロジェクトの進行に大幅な時間を割く社員が多いです。つまり、空いた時間ができることは、あまりないと言えます。
結果的に、制作に必要な時間を取ることができなくなり、どれだけ日数が経過してもなかなか出来上がらないというトラブルが発生する可能性もあるでしょう。そのため、空いた時間だけで作ろうとするのは止めたほうがいいです。
スケジュールを立てない
スケジュールを立てないこともありがちな失敗です。空き時間に作ろうとすると失敗してしまうことと同じように、スケジュールを立てないと社内マニュアルは出来上がりません。
業務の手順や品質安定化に必要なことなどを記載するため、簡単に出来上がるものではないでしょう。品質の良いものを作ろうとすると、それ相応の時間と手間がかかります。
作成する際は、いつまでに完成させるのか決めて、逆算してスケジュールを立てていきましょう。これにより、段階を踏みながら作業を進められるので、着実に完成へ近づいていくことができます。
読み手の立場に立たずに作成してしまう
読み手の立場に立って作成しないと社員に全く読まれない社内マニュアルが完成してしまいます。つまり、ターゲットを考えて作成しなければなりません。
例えば、アルバイト向けに社内マニュアルを作成する場合、誰が読んでも簡単に理解できるものでなければなりません。実際に、アルバイトは高校生から可能です。難しい専門用語が書かれた文章を高校生が容易に理解することはできるでしょうか。おそらく難しいですし、そのような専門用語がたくさん使われた文章を読ませても逆に混乱するだけでしょう。
当然ですが、働く人に伝わってはじめて効果を発揮するビジネスツールです。そのため、ターゲットに合わせて使う言葉やデザインを変えることはとても重要になるでしょう。
図や写真の配置を考えない
図や写真の配置を考えずにレイアウトを決めてしまうと失敗の原因となります。通常、社内マニュアルは文章だけでなく、画像や図、表などを用いるものです。使用することで見栄えが良くなるだけでなく、視覚的にわかりやすい文章になります。しかし、写真や図の配置を間違えると反って読みづらくなり、混乱を招いてしまう可能性があるでしょう。
また、文章にも装飾をつけることをおすすめします。例えば、重要な文字や文章には太文字や下線を用いることで、読み手に重要なポイントであることをアピールすることが可能です。また、重要な文章は何回も繰り返し使用します。1回だけしか書かれていないと重要な文章が目立ちません。そのまま流し読みされてしまう可能性もあるので、注意が必要です。
内容に具体性がない
社内マニュアルは業務を行う上で守らなければならないルールです。そのため、書かれてある指示や説明は、誰が見ても1つの捉え方しかできないものでなければなりません。
具体性がなく、「Aのようにも解釈できるし、Bのようにも解釈してもよさそうだ」というように思われてしまう社内マニュアルは失敗です。複数の行動を取ることができるようになってしまうので、業務の失敗やトラブルを招く恐れがあります。
文章を作成する際は、抽象的な表現は避け、質問や確認が頻繁に起こることのないようにしなければなりません。
マニュアルの構成がまとまっていない
最後の失敗例は、全体の構成がまとまっていないことです。構成は文章全体の骨格になります。そのため、構成がまとまっていないと同じことが何回も説明されていたり、話が急に飛んだりする原因となるでしょう。
文章を作成する前に、必ず構成をしっかりと作成する必要があります。骨組みが出来上がったら、そこに文章を付け加えていくという書き方が正しいです。
しかし、文章を書いている途中に変更を加えたいときもあるでしょう。このような場合は、変更は禁止とするのではなく、状況に応じて柔軟に対処するようにしてください。
まとめ
今回は、社内マニュアルを作成する際にありがちな失敗例を解説しました。制作前に見ておくことで、失敗を防止することができるので知った上で制作するのがおすすめです。
これから作成するという方の中には、どのようなツールを利用しようか迷っている方もいるのではないでしょうか。現在では、社内マニュアルをWebで運用しているところもあり、メリットも多いので非常におすすめです。社内マニュアルをWebで制作することに関する内容は、下記の記事を参考にしてください。
・Webで社内マニュアルを構築！メリットと注意すべきポイントも詳しく解説
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