コロナ禍の日本では、テレワークが推進されています。テレワークにおいては、各社員が自宅で仕事をするため、オフィスで働く環境とは大きく異なるでしょう。例えば、コミュニケーションの取り方はその代表例です。
しかし、リモートワークを強いられている場合でも企業はインナーコミュニケーション活性化を推進しなければなりません。そこで、今回はテレワークにおけるインナーコミュニケーションについて解説しますので、興味のある方はぜひチェックしてください。
テレワークでインナーコミュニケーション活性化を諦めている企業が多い？
『インナーコミュニケーション』とは、社内の会話や交流を活性化させるために行われる取り組みのことです。人材の定着率の向上やモチベーションアップなど企業はさまざまなメリットを獲得できます。もっと詳しく知りたい方は、「 インナーコミュニケーションとは？注目される理由と活性化の効果」をご覧ください。
たくさんのメリットがあるインナーコミュニケーションですが、テレワークに切り替わってから取り組みが行われていない企業は非常多いです。たしかに、企業の中にはコロナウィルス感染拡大の影響で経営に大きなダメージを受けたところもあります。また、環境の変化に慣れるのが精一杯で、業務だけしかできなくなっているところもあるでしょう。しかし、インナーブランディングに時間をかける余裕がないときだからこそインナーコミュニケーションを疎かにしてはいけないのです。
実際に社員の中には、経営方針が示されないことで不安を抱えている方もいます。また、給料が減るのではないかと思って働いている社員もいるので、モチベーションが下がる可能性もあるでしょう。
コロナ禍だからこそ、インナーコミュニケーション活性化に取り組むことで、社員の不安を軽減し、快適に働ける環境を構築できます。このような環境を作ることができれば、テレワークに強い企業として評価されますし、もし今後コロナ感染再拡大が発生した場合もスムーズにテレワークに切り替えられるのではないでしょうか。
なぜテレワークはコミュニケーションが取りづらいの？
次に、テレワークがなぜインナーコミュニケーションの活性化を妨げるのか改めて確認しましょう。
対面による会話ができない
1つ目は、対面による会話が難しいためです。基本的にテレワークのときは、チャットツールなどを利用して会話をします。メッセージでやり取りする場合、顔は全く見えず、文字だけで会話を成立させなければなりません。表情を読み取ることが難しいので、会話がしづらいです。
交流に手間がかかる
2つ目は、交流にかかる手間です。ツールのインストールやメッセージの打ち込みなど、交流するためには対面よりも大きな手間がかかります。そのため、面倒さを感じて交流に対して消極的になりがちです。
テレワーク下のインナーコミュニケーション不活性化による影響
インナーコミュニケーション不活性化による影響を見ていきましょう。これをチェックすれば、どのぐらい危険なことなのか理解できるのではないでしょうか。
会話が少ないことで情報量が減少
情報量が減少します。ビジネスパーソンは会話から情報を得てそれを仕事に活かすケースが多いです。例えば、ツールの使い方やクライアントの情報、お得意様との接し方など数多く挙げることができるでしょう。
一方、テレワークで会話が少なくなるとオフィスにいるときよりも情報を得ることができませんので、今まで通りの働き方ができなくなります。これにより、業務の非効率化が懸念されるでしょう。業務の非効率化は経営に大きな影響を与えることもあるので注意が必要です。
コミュニケーション不足による孤独感の増大
2つ目の影響は孤独感の増大です。オフィスで働いているときは、近くに社員がいます。特に会話をしなくても社員がいることで孤独感を感じることは少ないです。
一方、テレワークの場合は、自宅で部屋にこもってお仕事をすることになります。もし、家族がいる社員なら、家族と話す機会もあるため孤独感を感じず仕事ができる可能性もあるでしょう。しかし、一人暮らしの社員はどうでしょうか。おそらく、まったく会話をすることなく、1日過ぎる方もいるでしょう。孤独感を感じると集中力が低下し、普段どおりのパフォーマンスを発揮することが難しくなります。情報量の減少と同様に業務非効率化を招く可能性もあるので、企業として健全な状態とは言えません。
テレワークで取り入れたいインナーコミュニケーションについて
チャットツールを導入してもインナーコミュニケーションが活性化されないという企業は珍しくありません。しかし、これからご紹介する4つの点を意識することで、社内交流が改善される可能性もあります。参考にしてぜひ実践してみてはいかがでしょうか。
コミュニケーションのタイミングないを解決！朝礼で一言挨拶
1つ目はコミュニケーションのタイミングを作ることです。人材育成が済みそれぞれの社員が独立して仕事ができる企業においては、各社員が上司などに相談しなくても業務が成立してしまいます。また、社員の中には業務だけが円滑に遂行されていれば問題ないと思っている人も多いため、あえてコミュニケーションを取るというアクションを実行する方は少ないです。
この問題を解決するためには、コミュニケーションのタイミングを作ることが重要になります。例えば、テレワークが開始されると同時に朝礼で一言それぞれの社員が挨拶をすれば、インナーコミュニケーション活性化に一役買ってくれるのではないしょうか。特に男性が多い職場は寡黙になりがちなので、会話をするタイミングを作ることが大切です。
誤解が発生しづらいように注意する
誤解が発生しないように意識してください。テレワークにおいては、対面の会話を行いません。また、オフィスで仕事をするよりも情報量が少なくなるので、誤解が発生しやすいです。社員間で誤解が発生するとムードが悪くなるので、コミュニケーション対して消極的になります。そのため、誤解の発生を抑制することがテレワークにおけるインナーコミュニケーション成功の鍵です。
表情が隠れてしまう！冷たくなりすぎない文章を
冷たくなりすぎない文章を心がけましょう。チャットツール等を使用して会話をするため、表情を読み取ることが難しくなります。メッセージでやり取りする場合、メッセージのみで社員の気持ちや考えていることを読み取ることになるため、冷たいメッセージは誤解を招くこともあるでしょう。絵文字などを使用して、冷たくない文章を意識して交流するといいです。
いつでも相談できる環境を構築
いつでも相談できる環境を作ります。例えば、ツールを準備するなどです。相談しやすい環境がもっとも社内交流を加速させます。
まとめ
今回は、テレワークにおけるインナーコミュニケーションについての解説をしました。テレワーク時にインナーコミュニケーションが不活性化すると企業はさまざまなリスクを背負うことになるので注意が必要です。
また、テレワーク環境においては、情報を共有できるツールなどが重要になります。このようなツールを導入することで、情報不足を解決することができるからです。まだ、導入していないという方は、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめになります。
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