社内Wikiは情報やナレッジを共有するツールです。基本的には、社内Wikiツールを使用し、情報発信していく企業が多いですが、ツールによって機能の種類が異なります。そのため、どのような機能が内蔵されているツールが好ましいのかわからないという方もいるのではないでしょうか。そこで、今回は社内Wikiに搭載したいおすすめの機能を8種類ご紹介しますので、興味のある方はぜひチェックしてください。
また、下記のページでは、社内Wikiの基礎を解説しています。
・社内Wikiとは！？情報とナレッジ共有が容易にできる企業を目指す
導入効果についても詳しく触れていますので、社内Wikiが何かわからないという方はぜひアクセスしてください。
社内Wikiに搭載したい機能8選
機能の有無によって運用のしやすさが変わります。今からご紹介する機能はすべての企業で活用できるものになりますので、これらが内蔵するツールもしくは制作サービスを利用してください。
簡単コンテンツ作成機能
内蔵をおすすめしたい機能のひとつに簡単コンテンツ作成機能を挙げることができます。情報やナレッジを共有するために、社内Wikiでは記事を書いて社員に公開するのが一般的です。そのため、記事の執筆は必要不可欠でしょう。
もし、コンテンツの作成がスムーズに行えない場合、作成に時間がかかり、制作者の負担が大きくなるので、「ナレッジが蓄積されない」、「情報が新しいものに更新されない」というような事態に陥ります。もちろん、この状態では導入効果を得られず失敗の原因にもなるでしょう。ちなみに、こちらの記事では社内Wikiの導入が失敗してしまう原因や対策について詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
簡単コンテンツ制作機能があれば、Webサイトで運用する場合もHTMLやCSSを使用せずにコンテンツ制作が可能です。また、テンプレートが用意されているものもあり、ナレッジの蓄積を効率化してくれます。さらに、記事のブラッシュアップもしやすいため、ぜひ欲しい機能のひとつです。
ユーザー管理機能
ユーザー管理機能もおすすめの機能です。ユーザー管理機能を利用すると、どのような社員に閲覧権限を与えるのか、そして誰に編集権限を付与するのかを決めることができます。
基本的に、社内Wikiにおいては社内でオープンに運用されているケースが多いため、すべての社員に権限を与えるという企業もあるでしょう。しかし、部署のみで共有したい情報があるという会社も少なくありません。そのような企業では、ユーザー管理機能が便利です。
いいねボタン機能
いいねボタンは、ブログやSNS等に導入されている機能で、社内Wikiツールにも搭載しておきたい機能のひとつです。この機能を搭載することで、コミュニケーションを促すことができるため、インナーコミュニケーション活性化にも繋がります。インナーコミュニケーションについてはこちらのページで解説していますので、興味のある方はチェックしてください。
また、いいねボタン機能を搭載することで、どのぐらいの社員がその情報に興味を持ったのかを知ることができます。投稿内容に対する評価を客観的に把握できるので便利です。
アクセスランキング機能
アクセスランキング機能もおすすめです。アクセスランキング機能があれば、アクセス数を把握することができます。1つの投稿に対してどのぐらいの社員が閲覧したのかを簡単に把握することができるため、いいねボタンと同様に客観的評価の指標として活用することができるでしょう。
また、社内Wikiの利用率も把握することが可能。万が一利用率が少ない場合、原因を追求するという行動に移せます。その原因を解決していくことで、積極的に活用される社内Wikiを構築することができるので、導入効果を得られやすいでしょう。
予約投稿機能
予約投稿は、共有した情報やナレッジをあらかじめ制作しておき、指定した日付で公開できる機能です。例えば、月曜日の空いた時間にコンテンツ制作を行い、4日後の金曜日に情報発信ができます。その日に伝えたい情報のコンテンツを作る際に便利なのでおすすめです。
コメント機能
配信した情報に対して意見を述べることができる機能です。コメント機能は、いいねボタンと同様にコミュニケーションの活性化に一役買ってくれます。社員同士の交流はより良い製品の開発にとても重要です。また、離職率を下げる効果も期待できます。そのため、魅力を感じる企業も多いでしょう。
また、制作者のモチベーション向上にも繋がります。例えば、「非常に役に立つ情報でした！」というコメントが投稿されたとしましょう。制作者側は嬉しい気持ちになるのではないでしょうか。そして、また良いコンテンツを作りたいという意欲が生まれることでしょう。制作者のコンテンツ作成意欲が増せば増すほど、ナレッジや情報が積み重ねることができるので、企業の資産が増えます。そして、社内Wikiの導入を成功させることができるので、内蔵したい機能のひとつです。
メール通知機能
新しいコンテンツが公開されるとメールで通知してくれる機能です。情報を共有したことを社員に伝えなくても自動で通知が来るようになっているため、伝達の負担が少なくなります。
公開承認フロー機能
制作者が書いたコンテンツに対して承認するという流れを確立することができます。管理者がナレッジや情報をチェックして公開することができるので非常に便利です。
必要な機能が搭載されていないと運用リスクが増加
万が一、必要な機能が搭載されていないと、運用リスクが増加します。ここでは、どのような事態に陥ってしまうのかについて解説しますので、参考にしてください。
使いづらい
使いづらいと思う社員が増えてしまいます。使いづらいと利用率が低下しますので、スムーズな運用も難しいです。
閲覧数が増えない
使いづらくなるため、閲覧数も減ることになります。社内Wikiは情報やナレッジを共有するためのツールです。閲覧数が少ないと、コンテンツを投稿したとしてもその情報を見てくれる社員がいないため、上手く情報共有が行われないという状態になります。
コンテンツが増加しない
十分な機能が備わっていない社内Wikiはコンテンツが増加しません。なぜなら、スムーズにコンテンツ制作をすることができないからです。制作者の負担が大きくなるので、その分情報が蓄積されづらくなるでしょう。
社員の定着率が悪い
結果的に定着率が悪くなります。十分な機能がないとコンテンツが増えませんし、情報が古いため閲覧数も上がりません。また、社内Wikiを利用しなくても業務を行えてしまう場合、誰も使わない社内Wikiになってしまう可能性もあります。
欲しい機能をすべて手に入れたいならオリジナル制作がおすすめ
ツールによって機能が異なります。社内Wikiの導入を検討している企業の中には、なかなか欲しい機能が内蔵されているツールが見つからないという方もいるのではないでしょうか。
そのような方には、社内Wikiツールのオリジナル制作がおすすめです。要望に沿って自社に合った機能をすべて搭載してくれるので、すべて揃った状態で運用を開始することができます。
まとめ
今回は、社内Wikiに欲しいおすすめの機能を8つご紹介しました。もし、ツールを探していて思うように欲しい機能が見つからないという方は、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめです。
KYO-YUは、おすすめした8つの機能すべてが内蔵されており、さらにオリジナル機能を追加することができます。KYO-YUが気になるという方は下記のリンクから無料デモサイトの依頼を検討してみてはいかがでしょうか。
