社内報の導入をこれからスタートさせる企業の中には、どのような工程で社内報のコンテンツを制作すればいいのかわからない方も少なくないでしょう。適切な工程を踏まずに制作してしまうと共感を得られないコンテンツになってしまったり、制作に失敗したりするので、社内報担当者は知っておくと便利です。そこで、今回は社内報の制作工程をステップにわけてご紹介しますので、興味のある方はぜひチェックしてみてください。
STEP①「社内報を企画する」
ファーストステップは社内報を企画することです。企画をせずにコンテンツ制作からはじめてしまうと大きな失敗を招く可能性がありますので、とても重要な工程に位置づけることができるでしょう。
企画が大切な理由は、目的を明確にすることができるからです。
・なぜ社内報を制作するのか？
・制作してどのような成果を得たいのか？
上記のような質問に対する答えが明確になります。基本的に、社内報はインナーブランディングのために実施されます。つまり、何か成果を得るために行われることが多いです。目的をはっきりさせることで成果に繋げられやすくなるため企業にとってメリットがあるでしょう。ちなみに、インナーブランディングに関する詳しい解説は「インナーブランディングとは！？重要性と実施効果を徹底解説 」をご覧ください。
また、企画という工程を踏むことでレイアウトの配置やどのようなテキストを含めるのかが明確になります。例えば、コンテンツ制作を依頼する場合、企画が定まっていない状態で仕事を投げてしまうとデザイナーやライターは方向性がわからずに仕事を進めることになるのです。依頼側が求めている内容が書かれていなかったり、想定していた出来上がりとは大きく異なったものが上がってきたりする可能性もありますので、あらかじめ企画を定めておくことは重要になります。
STEP②「スケジュールを組む」
次はスケジュールを決める工程です。当然ですが、社内報は企業のメイン業務ではありません。例えば、IT企業ならメイン業務はシステム開発ですし、アパレル会社は洋服を作成したり販売したりすることが主なお仕事です。つまり、社内報の制作は本業と並行して進めていく必要があります。
もし、スケジュールを組まない場合、本業中心になってしまい、いつになっても社内報が完成しないという状態に陥るケースも珍しくありません。そのため、スキマ時間に制作を進める企業は必須の工程です。
また、ライターやデザイナーに依頼するケースも同様になります。フリーで活動しているため、さまざまな企業から仕事を請け負っている人が多いです。そのため、早く手配しないとスケジュールが埋まってしまう可能性もあります。
具体的にスケジュールを組む場合は下記のような詳細を設定してください。
・コンテンツ制作期間
・執筆納期
・検収日
・社内報発行日
コンテンツ制作期間を決めることで、初稿から納期までの日数を明確にできます。また、執筆納期を定めて、いつまでに原稿を納めなければならないのか明確にするといいです。
検収日は、チェック納期のことになります。いつまでにチェックするのかを明確にしておくことで、チェック作業を後回しにすることがなく、ライターの活動にも配慮できるので必要な項目です。社内発行日は発行する日付のことになります。
STEP③「原稿を依頼する・執筆担当者を決める」
次の工程は、執筆者の決定及び原稿の依頼です。執筆者は広報部の社員や社外のライターなどに選定するケースが多くなっています。執筆者の選び方は企業で大きくなるので、適切な人材を選んでください。
また、依頼をする際は、企画などを提出します。また、作成における注意事項や要望も伝えておくといいです。
STEP④「コンテンツを制作」
次の工程は、コンテンツ制作です。企画によっても異なりますが、インタービューや作成が必要になるケースもあります。ちなみに、インタビューのコツに関する内容は「 社内報インタビューのコツ6選！知りたいことを聞き出すテクニック」をご覧ください。
印刷物として制作する場合、Wordなどを使用するケースが多いです。しかし、現在はWeb社内報で運用しているところがほとんどになっています。Web社内報は、直接URLにアクセスしてそこで執筆することが可能です。HTMLなどの知識もなく、書くことができたり、テンプレートが準備されていたりするので、スムーズな制作を実現できます。ちなみに、Web社内報に関する詳しい内容は「 Web社内報とは！？これだけメリットのある媒体を使わない手はない！」をご覧ください。
コンテンツ制作は、基本的に企画案に書かれている構成で執筆を進めていきます。インタビュー形式の場合は、インタービューをしながら執筆をしていくのがいいです。また、後で編集ができるように、レコーダーなどでインタビューアの話を録音しておくと便利でしょう。
写真を撮影するときは、レイアウトに合わせて撮影する向きを決めます。一般的に、全体のレイアウトの右側に写真を配置する場合、人物の向きは左側もしくは正面です。逆に、左側に写真を配置するときは、右側もしくは正面を向いていなければなりません。このように、写真の撮り方にも気を配ることでクオリティ高い社内報が仕上がります。
STEP⑤「入稿作業」
5つ目の工程は入稿作業です。原稿をもとにデザインを決めていきます。
印刷の場合は台割りや割付に合わせて原稿を流し込みます。そうすることで紙面とのバランスを取ることが可能です。また、印刷物は文字数の調節がしづらくなります。そのため、文字を追加したりカットしたりして台割りや割付に影響を与えないようにするといいでしょう。
Web社内報は、テンプレートがある場合、それに沿って原稿を流し込みます。基本的に融通がききやすいので、大きな文字数の変更などが発生するケースは珍しいです。また、入稿作業のときは画像や動画などもコンテンツの中に挿入してください。
STEP⑥「アップロード」
次の工程はアップロード作業です。印刷物の場合は、社員全員分の印刷を行います。自社で印刷したり、印刷会社に依頼したりすることもあるでしょう。
Web社内報は、原稿が完成して保存したらアップロードされたことになります。それだけで内容を公開できる準備は整いますので、そのほかにやるべきことありません。
STEP⑦「公開」
次は公開です。印刷物として発行する企業は、全社員に冊子を配って共有します。一方、Web社内報は公開ボタンを押すだけで共有することが可能です。
また、公開後、分析をする必要もあります。例えば、どれだけの社員が社内報にアクセスしたのか、内容に共感したのかなどです。分析を行うことで、次回の企画を作成する際に参考になるので、さらにクオリティの高い社内報を提供することができます。
印刷の場合、アンケートを取ることで分析に活用できる情報を得ることが可能です。Web社内報はアクセスなどが自動的に集計されますので、情報収集の必要はありません。
まとめ
今回は、社内報の工程について解説しました。工程を知ることで、やるべきことが明確になるので、担当者はぜひ参考にしてください。
印刷物として社内報を発行している企業は、Web社内報への変更を検討してみてはいかがでしょうか。印刷料金のコストカット、制作負担の軽減、簡単な情報共有・分析などさまざまなメリットを獲得できます。
Web社内報を導入する際は、社内ポータル構築サービス「KYO-YU」がおすすめです。特別な機能を導入できたり、ランニングコストを削減できたりするので非常に便利なサービスになります。興味のある方は下記のページからお問い合わせしてみてはいかがでしょうか。
